Ловим мошенника в закупках, продажах и на производстве
Если компания долго не проводит аудит, есть риск, что среди сотрудников заведутся нечистые на руку специалисты. Чаще всего это касается производственников, продавцов или тех, кто занимается закупками.
Рассказываем, как по косвенным признакам понять, что сотрудник обманывает компанию и присваивает чужое.
Разве поиском мошенников и коррупционных схем должен заниматься эйчар?
И да, и нет. Если у компании есть возможность, лучше нанять форензик-специалиста, — так называют корпоративных детективов, которые вскрывают коррупционные схемы и находят нечестных сотрудников.
В реальности заниматься поиском мошенников, скорее всего, придется эйчару вместе с бухгалетром или коммерческим директором.
Это касается всех компаний?
Да. Принято считать, что коррупционеры и мошенники работают только на руководящих постах в больших корпорациях, где их сложнее поймать. Но это не так — нечестные сотрудники могут работать в маленьких компаниях и стартапах.
Как понять, что в компании завелся мошенник?
Это зависит от отрасли, в которой работает предприятие. Например, объемы производства фирмы могут не меняться, а суммы закупок сырья, расходников или сопутствующих товаров — расти.
Еще вариант — систематические жалобы клиентов на низкое качество продукта, снижение объемов продаж, обнаружение на складах контрафакта или просрочки в объемах, сильно больше обычного. Испорченные продукты, которые магазин должен утилизировать, могут перепродавать за небольшую цену третьим лицам, а деньги забирать себе.
Бывает, что при резком снижении стоимости продукции резко вырастают продажи. Это может указывать на теневую схему — допустим, отдел продаж решил убедить компанию снизить стоимость продукции, действуя за «откат» в интересах клиента и в ущерб собственной бухгалтерии.
В меньшей степени утечки средств могут встречаться в счетах за электричество, телефонную связь или обнаружиться при оплате корпоративных абонементов или подписок.
Как бороться с мошенничеством
В продажах
Наиболее распространенный сценарий мошенничества — менеджер договаривается с руководством о 20% скидке, но продает товар за 90% стоимости. Чеки подделываются, разница в 10% уходит в карман коррупционеру.
Поймали сотрудника на воровстве: что делать дальше?
Другой пример — продавец использует в личных целях склады компании, которая возит мобильные аксессуары из Китая. Недобросовестный сотрудник покупает чехлы, наушники и стекла для мобильных телефонов и продает их в инстаграме, экономя на аренде десятки тысяч рублей.
Что проверять?
Соответствие фактической суммы продажи реальной, обоснования для предоставления скидок и бонусов, отсрочки поставок, оказания услуг или выполнения работ контрагентами.
В закупках
Одна из самых распространенных схем мошенничества выглядит так: сотрудник компании соглашается купить у поставщика товар дороже реальной стоимости — возникшую «переплату» делят пополам. Еще вариант — закупщик покупает товар для личных целей по корпоративной цене. Например, приобретает за счет компании сто тонн щебенки по сниженной стоимости, после чего продает ее в интернете.
Что проверять?
Документы на закупку сырья и продукции, обоснования авансов для поставок, наличие фиктивных, двойных или избыточных закупок.
На производстве
Мошенники безосновательно отбраковывают товар или неверно маркируют его в соответствии с классификаторами или справочникам. Макароны из муки высшего сорта продают по ценам первого или второго, партию синтетических футболок — по ценам белья из дорогого египетского хлопка.
Другой вариант — продажа запчастей, ГСМ, запасных или сменных частей оборудования. Нечестные сотрудники могут воровать полуфабрикаты, излишки сырья или готовую продукцию.
Производственным мошенничеством может заниматься кто угодно, вплоть до одного из соучредителей компании — использовать мощности предприятия для производства «неучтенной» партии товаров.
Что проверять?
Соответствие производственным нормам отходов и брака, исправность контрольно-измерительного оборудования, видеозаписи с камер наблюдения, складскую отчетность, правильность заполнения документации, планирование бюджета.
Непроизводственные расходы и расходы на персонал
В коррупционную схему могут входить менеджеры и супервайзеры, кассиры, работники бухгалтерии и хозчасти. Обычно мошенничество сводится к начислению липовых премий, выплате бонусов, заведомо невыгодным арендным договорам или воровству средств, которые компания тратит на благотворительность.
Что проверять?
Обоснования для выплаты премий и бонусов, соответствие реального kpi заявленному, наличие «мертвых душ» (оплата труда несуществующих работников), строительные сметы, договоры аренды, выдачу микрокредитов сотрудникам компании.
Иллюстрации: Георгий Вишневский