В нашей организации есть сотрудники, имеющие разъездной характер работ. Закономерно, возник вопрос, как компенсировать им ГСМ. Договоры аренды транспортного средства заключать мы не стали, соответственно никаких страховых взносов и НДФЛ со стоимости аренды и услуг управления ТС мы не платим. Мы поступили следующим образом.
С каждым работников мы заключили соглашение к трудовому договору, где прописали, что работнику выплачивается компенсация за использование личного транспорта в служебных целях. Стоит отметить, что данная компенсация выплачивается в пределах, установленных законодательством норм, а именно 1200 руб. в месяц. Мы платим 1000 рублей в месяц. Данная компенсация НДФЛ и страховыми взносами не облагается. Отдельно работнику выдается топливная карта, по которой он может осуществлять заправки, не более предельной суммы, установленной директором.
Приказом установили норму расхода ГСМ по автомобилю, который используется работником в служебных поездках. Ежемесячно работник предоставляет в бухгалтерию отчет о произведенных поездках (путевой лист) с указанием цели поездок, километража, адресов поездки по каждому дню, когда он использовал автомобиль. Форму отчета утвердили приложением к учетной политике. Отчет содержит все необходимые реквизиты, указанные в разделе 2 Приказа Минтранса России от 18.09.2008 №152 "Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов".
Минфин в письме №03-03-06/1/354 допускает возможность организациям, не занимающимся перевозками, не использовать путевые листы, а использовать иные документы и оговаривает, что документы должны быть оформлены в соответствии с законодательством РФ, то есть содержать все необходимые реквизиты. Также можно утвердить свою форму путевого листа. Также такой документ должен быть соответствующим образом утвержден, например, приложением к учетной политике.