Организация конференций требует четкости и определенной педантичности. В процессе подготовки должны быть решены технические, логистические и творческие задачи.
Профессиональная и последовательная работа по организации конференций помогает создавать спокойную деловую атмосферу.
Возможность продолжить общение в неформальной обстановке можно запланировать заранее и продумать варианты банкета, фуршета и небольшой развлекательной программы, которая приятно разнообразит мероприятие.
Грамотная организация конференций может совместить несколько направлений: конференцию, выставку, презентацию. В процессе подготовки следует учесть главные составляющие конференции и выдержать формат.
Основные задачи по качественной организации конференций: - обеспечить гостей площадкой для дискуссии; - создать благоприятные условия для установления контактов между потенциальными партнерами; - использовать современные технологии для повышения качества и наглядности подаваемого материала; - включить развлекательную составляющую, что сделает конференцию более интересной для аудитории, поможет разрядить атмосферу и создаст доброжелательную ауру для общения;
Прежде всего, работая над подготовкой конференции, как формы бизнес-ивента, следует помнить – конференция – это специальное деловое мероприятие, формат которого стандартизирован, а назначение преимущественно практическое.
При желании, формат мероприятия может быть расширен с помощью творческого подхода и при помощи различных нестандартных ходов.
Компании, для которых организация конференций является эффективным инструментом построения имиджа и репутации, сталкиваются в процессе подготовки с рядом трудностей.
1. Выбор конференц-зала
Правильно выбранный конференц-зал должен отвечать всем требованиям, соответственно поставленным задачам: удобное местоположение (близость к метро или гостинице, где разместились гости мероприятия), соответствие экологическим стандартам, безопасность и охрана на территории, возможность парковки, вместимость зала (он должен свободно принять необходимое число участников, иметь дополнительные помещения для общения и проведения пресс-конференций), техническая оснащенность.
2. Организация конференции
Масштабы запланированного мероприятия, сроки, отведенные на подготовку и бюджет, должны взаимно соответствовать. Программа мероприятия должна быть насыщенной и наполненной интересными событиями.
Рекламная и информационная продукция должна быть изготовлена в количестве, соответствующем числу гостей и оформлена в общей стилистике. Дополнительная культурная программа для гостей и участников (экскурсии, посещение театра), разнообразное меню (кофе-брейки в перерывах, обеды и гала-ужин гостей высокого уровня), все это создаст хороший информационный повод и серьезное отношение к организатору со стороны коллег.
Качественная подготовка и организация конференций осуществляется в тесном взаимодействии с событийными агентствами, так как часто объемы подготовительной работы и осуществление контроля во время проведения мероприятия по силам только профессиональным организаторам.