Предприниматели рассказали о минусах работы с удаленными специалистами
Все больше компаний передают бухгалтерию на аутсорсинг — результаты разные: кто-то с радостью забыл о бухучете, а кому-то прибавилось головной боли. Мы собрали основные претензии предпринимателей к аутсорсингу и разобрались, в чем причина. В статье расскажем, как избежать проблем, если собираетесь передавать бухгалтерию на аутсорс.
1. Проблемы с коммуникацией: неудобно, непонятно и долго.
Что происходит:
- меня гоняют от одного специалиста к другому;
- у меня другой режим работы;
- мне нужно быстро, а результата жду часами;
- привык к одному бухгалтерскому сервису, а они используют другой;
- неудобно передавать первичку, плюс собираю ее с контрагентов по-прежнему я.
В чем причина: не обсудили нюансы взаимодействия до начала работы.
Как избежать:
- Перед тем как заключить договор, определитесь, какие услуги вам нужны и на какой результат рассчитываете.
- Вместе со специалистами договоритесь о графике документооборота и подумайте, как будете обмениваться файлами.
- Все требования внесите в договор, пропишите обязанность и ответственность.
- Чтобы коммуникация была понятной, определите ответственных: кто будет предоставлять информацию и с кем можно решить тот или иной вопрос.
В проверенных аутсорсинговых компаниях специалисты сами помогут вам подобрать нужный пакет услуг и выстроят взаимодействие удобным для вас образом. Например, в Главбух Ассистент есть удобное приложение, где видны все операции и статус работы, при этом вы можете общаться со специалистом напрямую в любом удобном для вас мессенджере: WhatsApp, Telegram, Viber или Skype.
2. Проблемы с услугами: дорого, не то и не так.
Что происходит:
- у меня специфический вид деятельности, а у них стандартные услуги;
- типовые пакеты включают то, что мне не нужно, а платить за каждую отдельную услугу дорого;
- появляются новые задачи, но мой пакет ограничен — за все, что сверх, нужно доплачивать.
В чем причина: не уточнили у специалиста, какой набор услуг подходит для вашей деятельности или конкретной ситуации.
Как избежать:
- Оцените вашу ситуацию и определите, какие услуги вам точно нужны.
- Внимательно изучите услуги на сайте компании, а затем проконсультируйтесь со специалистом: спросите о том, что входит в каждую услугу, как вам ее будут оказывать и в каком виде.
- Чтобы менеджер помог вам выбрать нужную услугу или пакет, опишите вашу ситуацию: в каком состоянии бухгалтерия, с какими проблемами столкнулись и почему, какие задачи для вас важны.
Качественный аутсорсинг ориентируется на запросы клиентов и разрабатывает пакеты услуг, которые учитывают разные обстоятельства. В некоторых компаниях стоимость напрямую зависит от количества проведенных операций. В этом случае цена будет все время меняться, а вы не сможете планировать бюджет.
В Главбух Ассистент разработали другую систему: вы получаете пакет «все включено» с фиксированной ценой услуг, которая зависит только от количества людей в штате. Средний чек — 16 тыс. руб. в месяц. При этом работать с вами будет целая команда, включая бухгалтера, налоговика, кадровика и юриста.
3. Проблемы с качеством: утечка информации и много ошибок.
Что происходит:
- подозреваю, что мой специалист ведет несколько компаний параллельно, поэтому точно будет ошибаться;
- их система может быть ненадежной, тогда мои данные окажутся в свободном доступе в Интернете;
- в аутсорсинге работают те, кого не взяли в штат — значит, они некомпетентны и неопытны;
- они будут использовать сторонние сервисы аналитики для моей отчетности;
- а вдруг они передадут данные о наших доходах третьим лицам.
В чем причина: вы прочли много негативных отзывов об аутсорсинге, которые в основном касались отдельных небольших фирм или фрилансеров.
Как избежать:
- Поинтересуйтесь, какие системы защиты информации они используют.
- Перед тем, как начать работать, подробно опишите в договоре процедуру работы с конфиденциальной информацией и укажите ответственность при разглашении.
- Зафиксируйте финансовую ответственность за ошибки или попросите страховку от штрафов.
В крупных аутсорсинговых компаниях каждого клиента ведет отдельный специалист вместе с командой экспертов — каждый отвечает за конкретный блок работы. В Главбух Ассистент каждые полгода все специалисты проходят обязательную аттестацию и получают определенный грейд. С клиентами работают только сотрудники с наивысшим грейдом. При этом компания страхует ответственность своих специалистов: если кто-то ошибается, вы получаете компенсацию.
4. Проблемы с контролем: кто? что? как? когда?
Что происходит:
- не пойму, как они работают, а мне важно контролировать каждый этап;
- точно ли со мной работает команда, а не один человек;
- не могу понять, кто конкретно отвечает за работу со мной;
- привык, что могу прийти к бухгалтеру и поставить задачу, а здесь все удаленно.
Причина: вы не привыкли к удаленному формату работы, поэтому не доверяете специалистам, которые находятся вне вашего офиса.
Как избежать:
- Обсудите с компанией формат и график работы.
- Уточните, кто отвечает за работу с вами.
- Попросите познакомиться с командой: для этого можно приехать в офис, созвониться по видеосвязи или же изучить профайлы на сайте или в приложении.
- Обговорите комфортный для вас формат общения.
- Попросите сообщать о статусе работы удобным для вас способом.
Качественный аутсорсинг — это сервис, в котором 70% задач выполняют люди, а 30% — автоматизированные системы, поэтому непосредственное присутствие специалиста не всегда требуется.
Если вам необходимо постоянно контролировать процесс, вы можете зайти в личный кабинет и отслеживать все действия там или получать оповещения в мессенджер. Это возможно в Главбух Ассистент. При этом, специалисты сервиса готовы быть на связи в режиме реального времени, если, например, к вам пришла налоговая, а вы не готовы к проверке.
Как видите, не все так страшно, а причины всех проблем — в отсутствии договоренностей. Мы не исключаем, что в поисках аутсорсинга вы можете попасть в руки непрофессионалов, поэтому рекомендуем работать с надежными компаниями — такими, как Главбух Ассистент.