Забегая немного вперед, скажу, что чаще всего в невыполнении плана виновато "перепланирование", но об этом чуть позже. 😉
Конечно, вся эта статья будет актуальна только тем, кто действительно составляет планы, хотя бы на день. Если вы такого не делаете, можно не тратить время на чтение, потому что вы по умолчанию не можете выполнять план - его у вас просто нет.
Вы наверняка знаете такие моменты, когда все идет наперекосяк.
Вы хотите заняться чем-то важным, но влетают звонки, что-то происходит и приходится срываться с места, вдруг вспоминается что-то срочное, вдруг надо кому-то помочь и прямо сейчас.
Все это вам известно, а также известно ощущение, которое возникает после такого дня. Чтоб все провалилось, не дают по нормальному заняться делами!
Знакомо? Конечно же.
Давайте рассмотрим, что же происходит на самом деле.
Вот типичный план на день. Один из множества, что мне приходилось видеть и очень похожий на тот, который я когда-то составлял сам.
7:00 - 7:30 Подъем, утренние процедуры
7:30 - 8:00 Завтрак
8:00 - 9:45 Дорога на работу
10:00 - 19:00 Работа
19:00 - 20:45 Дорога домой
20:45 - 21:15 Ужин
21:15 - 23:00 Свои дела
23:00 - Спать
Согласитесь, в такой план очень сложно что-то вставить, а уж промежуток с 10 до 19 получается вообще неприкосновенный, хотя его можно и нужно эффективно использовать для карьерного роста.
Но смотрите, что мы в этом случае теряем.
8:00-9:45 и 19:00-21:45 - это целых 3 часа, которые можно чем-то занять.
Время в дороге позволяет, например, читать полезные книги или слушать полезные аудио, если вы за рулем. Пусть даже это не целые 3 часа, а 2 (полчаса добираться до остановки транспорта в обе стороны, пересадки и тп.)
2 часа! Сколько вы можете прочесть за 2 часа, сколько мыслей за это время можно прогнать через себя, сколько полезного можно продумать.
Задумайтесь над этим временем, постарайтесь его использовать правильно.
А если вам от дома до работы 10 минут - выделите 1 час С УТРА на свои дела и 1 час вечером на то же. Увидите, как качественно поменяется ваша жизнь через полгода.
Это было лирическое отступление, которое поможет вам повысить эффективность использования своего времени при подобном планировании, а теперь вернемся к нашим баранам - насыщенному делами плану дня.
7:00 - 7:30 Подъем, утренние процедуры
7:30 - 8:00 Завтрак
8:00 - 9:00 Золотой Час
9:00 - 9:30 Чтение необходимых новостей
9:30 - 10:00 Текучка
-— Старт рабочего дня —-
10:00-11:00 Задачи текущего дня на 1 час
11:00-12:00 Задача недели
12:00-13:00 Задача недели
13:00-14:00 Обед, отдых, неважные задачи или задачи "параллельного исполнения"
14:00-15:00 Задача недели
15:00-16:00 Задача недели
16:00-17:00 Задачи текущего дня на 1 час
17:00-18:00 Мелочевка, текучка
18:00-19:00 Планирование завтра, подготовка материалов для завтра
19:00 - свободное время.
И вот в каждый промежуток врываются звонки, чужие задачи, что-то очень срочное и в итоге вы не делаете свой план или заканчиваете работу глубоко за 19:00.
Вы устали, раздражены и внутренне ненавидите тех, ко мешал вам делать дело, даже не осознавая этого.
Давайте поймем, что нам мешает, а для этого просто начнем вписывать в почасовые промежутки те дела, которые врываются и портят распорядок.
Например:
10:00 Задачи текущего дня
10:03-10:05 Звонок менеджера
10:05-10:15 делаем КП по задаче менеджера
10:15-10:30 Задачи текущего дня
10:30-10:35 Наливаем чай
10:35-10:45 Покурили
10:45-11:00 Задачи текущего дня
Записываем все, что вклинивается и мешает основной задаче и вычеркиваем сразу после того, как только прилетевшая задача будет закончена.
В итоге вы поймете, что именно чаще всего мешает и сможете принять меры к тому, чтобы от этого избавиться.
Если не будете записывать, будете забывать и никогда не сможете собрать правильную статистику, а значит и оградить себя от ненужной текучки.
Записывайте. Уже через неделю таких записей вам станет на много проще и вы скажете себе спасибо за это.
И, конечно же, если в каждый час будут врываться вот такие мелочи, то план мы не сделаем.
Однако, из целого часа, задачи текущего дня мы делали всего 33 минуты.
10 минут помогали менеджеру и 15 минут отдыхали, 2 минуты говорили по телефону.
Не верите, что так и бывает?
Попробуйте замерять секундомером то время, которое вы работаете. Именно работаете. Не ходите в соцсети, не отходите от нервного звонка, не наливаете чай или кофе, а делаете именно то, что считается работой. Этот метод называется хронометражем.
Засекли время - начали работать. Отвлекись - засекли время. А потом посчитайте все промежутки, когда вы работали.
Дай бог, чтобы у вас за рабочий день получилось 3.5 часа. Все остальное время разлетается бог знает куда.
Но от мелочей не избавиться, неожиданностями управлять не получится, а поэтому нужно просто трезво взглянуть на свой график, принять то количество времени, которое у вас реально остается для работы.
Именно это время и надо планировать на задачи.
Вы можете не верить, но не нужно планировать на четкие и конкретные задачи больше, чем 4 часа в день. Вот эти 4 часа и будут приводить к тому, что план будет работать, что дело будет двигаться вперед, что нервы будут в порядке.
Вы не будете пытаться сделать за 8 часов рабочего дня дела, которые занимают 14 часов. Вы будете пытаться делать план на 4 часа и остальные задачи, которые будут влетать и прерывать вас, перестанут быть такими раздражающими и приводить к "срыву плана".
Вы ИЗБАВИТЕСЬ ОТ ПЕРЕПЛАНИРОВАНИЯ!
Конечно, каждый случай индивидуален, у каждого собственные задачи по работе и т.д.
Однако принцип остается тот же.
Просто записывайте все, что вы делаете и вы поймете, сколько времени вы действительно работаете, сколько тратите на "ненужности", что можно исправить и как этим можно управлять.
PS: 4 часа не взяты из головы. Это статистика реальных подсчетов множества людей. Чаще всего, эта цифра даже меньше, но очень редко она больше. Не рвите себя. Просто приспособьтесь к тем реалиям, которые вас окружают и которые вы изменить не можете.
А то, что можете изменить - меняйте.
PPS: Ставьте лайк и подписывайтесь на канал, если статья вам понравилась 👌
Наша группа ВКонтакте - https://vk.com/kirprodru