Переход на электронные трудовые книжки: как правильно оцифровать отношения с сотрудниками

Переход на электронные трудовые книжки начался 1 января 2020 года и коснулся всех работодателей. За нарушение порядка передачи данных о сотрудниках в ПФР должностных лиц и ИП штрафуют на 1-5 тысяч рублей, юрлица — на 30-50 тысяч. Чтобы не пришлось объясняться с инспекторами и платить, прочтите детальную инструкцию по переходу на электронные трудовые книжки в нашем блоге. Здесь разберем основные нюансы.

Что из себя представляет цифровая трудовая книжка?

Это запись в защищенной базе данных Пенсионного фонда, которая содержит основные сведения о том, где, кем и в какой период человек работал, когда и по какой причине уволился или был уволен. Данные о поощрениях и взысканиях в трудовые книжки нового формата не вносятся.

Информация доступна как сотруднику, которого касается, так и его работодателям, а также представителям государственных структур.

Как поступить с бумажной трудовой?

Её придётся хранить, т.к. в цифровом документе содержатся только данные о трудовой деятельности после 01.01.2020. Когда придет время оформлять пенсию, нужно будет предоставить бумажный документ в ПФР, чтобы зачли полный стаж.

Чем хорош электронный документ?

Для работодателей плюс в том, что больше не нужно обеспечивать условия для хранения документов, отвечать за то, чтобы они оставались в целости и сохранности. Также стало проще нанимать дистанционных работников на постоянку — не приходится думать, как внести отметку в трудовую.

Сотрудники могут раньше обнаружить и попросить исправить ошибки, т.к. электронный документ доступен им онлайн в любой момент. Также не придется переживать о том, не потеряет ли наниматель трудовую, и проще будет осуществлять некоторые операции, требующие данных о трудовом стаже, через Госуслуги.

Обязаны ли сотрудники отказаться от бумажных трудовых?

Нет. До 1 января 2021 года вы должны были получить от каждого ответ по поводу предпочтительной формы учета трудового стажа. Если кто-то заявил о желании параллельно вести бумажный документ, вы обязаны это делать.

У тех, кто в первый раз устроится на работу в 2021, будут только электронные трудовые.

Как осуществить переход на электронные трудовые книжки ?

До начала 2021 года вы должны были узнать, кто из сотрудников готов отказаться от старого формата в пользу нового, а кто хочет сохранить бумажную трудовую. Вот что еще нужно сделать:

1. Выбрать из коллектива ответственного за передачу данных в ПФР, дать ему соответствующие инструкции и доступы.
2. Дополнить внутренние нормативные акты правилами работы с электронными документами.