Сегодня просто работать с 8 до 18.00 уже становится недостаточно: надо успеть на пробежку с собакой, на тренировку в спортзал, с девушкой в клуб, а также выделить несколько вечером в неделю под любимое хобби, чтение, саморазвитие, английский… Немудрено, что список, который поможет контролировать выполнение всех задач становится жизненно необходим.
Существуют специальные приложения с чек-листами. Например, здесь есть 30-дневный челлендж планки, как пить больше воды, трекер сна, челлендж финансовой осознанности и другие популярные чек-листы. А здесь можно найти чек-листы для маркетологов.
Уже написана куча книг про чек-листы. Например,
Атул Гаванде, автор книги «Чек-лист» , использовал эту технику на хирургических операциях, где пропуск одного этапа может закончиться гибелью пациента.
Элис Крайп «Мечтай! Планируй! Действуй!»
Каролин Эммерс, Лин Адамс «Дневник твоей энергии»
Так что средство, найденное военной авиацией США в прошлом веке, оказалось удивительно эффективным и живучим. Для безопасности полёта боевых самолетов пилотам приходилось контролировать огромное количество приборов. Удержать в памяти всю последовательность действий было очень сложно. Из-за ошибки пилота, участвовавшего в испытаниях новой модели Боинга, самолет потерпел крушение, экипаж погиб.
Для того чтобы избежать трагедий в будущем, создатели самолета вместе с пилотами разработали четыре чек-листа: для взлета, полета, перед приземлением, после приземления. Это были первые чек-листы в истории человечества.
Сегодня все мы похожи на пилотов Боинга – нам надо удержать самолет своей жизни на курсе, несмотря на окружающую турбулентность. Поэтому чек-листы стали необходимым инструментом сокращения ошибок.
Так почему же чек-листы так хороши?
- Декомпозировать задачу. Когда мы что-то планируем, нам чисто психологически очень важно оценить масштаб задачи и структурировать ее, Неструктурированные задачи кажутся нам сложными, и мы в большинстве случаев откладываем их на потом.
Чек-лист, в котором задача декомпозирована на более мелкие, помогает решиться и мотивировать себя поэтапным прогрессом. Задача становится всё более лёгкой и менее пугающей по мере того, как строки с микрозадачами заполняются галочками.
2. Возможность контролировать выполнение. Например, составив список покупок, мы можем быть уверены, что не забудем ничего нужного и в то же время не купим лишнего.
«Темп жизни сегодня очень высокий, те процессы, которые раньше занимали день-два, теперь занимают несколько часов, - отмечает переводчик, предприниматель, доц. каф. ин. языков Сергей Савельев. - Например, мы хотим организовать праздник, при этом другие дела никто не откладывает в сторону. Раз я не могу проигнорировать ни одну из рабочих и личных задач, то для меня становится жизненно важно четко контролировать, все ли я сделал, ведь при таком напряжении велика вероятность что-то забыть».
3. Как инструмент мотивации. Для того чтобы выработать полезную привычку, например, пить больше воды, можно составить чек-лист, который поможет контролировать себя и достигать успехов.
4. Для координации процессов . Такие чек-листы пригодятся, чтобы помочь сработаться команде, не знакомой с процессом и в которой люди могут не знать друг друга.
« Когда я работал переводчиком в Росатоме, у нас был очень четкий алгоритм работы, тоже своего рода чек-лист – каким путем текст от инженеров-проектировщиков должен пройти все инстанции и вернуться обратно к ним же, - рассказывает Сергей Савельев. - Когда я получал задание, то должен был отметить в системе, что начал работать над его выполнением. А когда я заканчивал текст, то выключал таймер и отмечал в системе, что передал его дальше.
Для руководителя это очень удобно: он знает, кто из сотрудников освободился, сколько времени у какого сотрудника уходит на выполнение задачи и т.п. То есть чек-лист становится уже инструментом аналитики, конечно, здесь речь идет не чек-листах в чистом виде, они становятся деталью общего бизнес-процесса».
5. Экстренные действия . Для того чтобы в критической ситуации не растеряться и выполнить все нужное составляют To-Do листы для экспресс-выполнения задач. Например, у тех же пилотов есть алгоритм действий в случае отказа двигателя.
Если речь идет о каком-то производственном или организационном процессе, то ты не переходишь к следующему этапу, пока не выполнишь предыдущий. Это позволяет не пропускать незаконченные и непроверенные продукты, услуги на окончательный этап.
6. Для снятия тревожности
«Чек-лист помогает поставить в деле точку, уйти от проблемы незавершенного гештальта, - говорит Сергей Савельев. - Если я сделал дело и отметил галочкой, то все – у меня в голове оно убрано в стеллаж «законченное и неактуальное». Я больше про это не думаю, это очень важно для тех, у кого много разноплановых задач.
Таким образом снимается тревожность, галочка в чек-листе позволяет не крутить в голове одну и ту же проблему, а выбросить ее из головы, освободить место под новые задачи, не тратить силы и нервы на постоянные тревожные возвращения к этому вопросу. Нам проще переключиться на новую задачу, сосредоточить на ней все внимание, а не вскидываться поминутно «подарок маме купил? А до Иван Иваныча дозвонился?»
Как составить чек-лист правильно
Чем лучше составлен чек-лист, тем он полезнее, ведь его цель – помочь выполнить тот или иной процесс наиболее эффективно. Рецепт идеального чек-листа довольно прост:
- В нем есть все нужное.
2. В нем нет ничего лишнего.
Но как определить, что является лишним, а что нужным? «Здесь важно исходить из своего опыта: что лично у тебя вызывает самую большую боль, если это что-то пропустить, - советует Сергей Савельев. - Например, собирая вещи для поездки на юг, такой «болевой точкой» могут быть билеты, документы или то, что ты постоянно забываешь взять, следовательно, их надо обязательно внести в список.
Чек-лист – это твое видение будущего в настоящем. Ты видишь себя на пляже с коктейлем и складываешь в чемодан плавки, деньги, билеты, которые помогут добраться из точки А в точку Б.
Составляя чек-лист, ты проходишь по своего рода упрощенной пирамидке Маслоу, от самых базовых вещей, которые удовлетворяют основные потребности выживания (деньги и документы) к более высоким ступеням, скажем, палку для селфи, чтобы делать классные фото. То есть при составлении идешь от насущного к факультативному».
Люди часто разочаровываются в чек-листах, считают их неэффективными, по одной-единственной причине: никакой чек-лист не гарантирует выполнения задачи. Это всего лишь инструмент, который не способен заменить силу воли, энергию, дать дополнительные часы в сутках и т.д. Поэтому задачи в чек-листах лучше ставить достижимые, иначе ты не только не выполнишь план, но и расстроишься из-за того, что не сумел воспользоваться разрекламированным инструментом и возненавидишь все чек-листы скопом.
(!) Подписывайтесь на наш канал в Дзен>> Филипп Богачев