Готовить план каждого урока, составлять рабочую программу, вести учебную документацию, проверять тетради, писать отчеты (в том числе никак не связанные с обучением предмету) — рутина учителя. А «сверху» спускают всё новые отчеты, планы и формуляры…
По разным оценкам, бумажная работа отнимает у учителей 35-50% рабочего времени. Если верить результатам международного исследования учителей TALIS, в среднем учитель тратит 3 часа в неделю на составление отчетов и прочую, не всегда необходимую, но всегда обязательную документацию.
Если вы работаете не в государственной школе, то у вас нет части задач, перечисленных выше. Но бумажной работы всё равно хватает.
Было бы здорово взять волшебную палочку, направить ее на стопку бумаг или тетрадей, произнести «редукто!» и — вжух! Объем бумажной работы сократился вдвое. Но в обычной, «магловской», жизни бумажная работа — величина постоянная. Нам остается оптимизировать ее, чтобы больше времени оставалось на задачи, которые важны и радуют. Подскажем, как это можно сделать.
Продумайте и создайте систему хранения
Разберите и рассортируйте бумаги, файлы, шаблоны отчетов и планы уроков. Идеально, если большинство хранится у вас в электронном виде: в этом случае всегда называйте файлы правильно — так, чтобы из названия было понятно, что внутри. Если в вашем личном хаосе есть четкая система, то меньше времени будет уходить на то, чтобы найти нужную бумажку или стопку тетрадей (под завалами других тетрадей).
Придерживайтесь рутины или плана
Непродуктивно хвататься за любую «бумажную» задачу в момент, когда она прилетает. Выделите время в течение учебного дня (желательно — не дома!), которое вы будете посвящать составлению отчетов и проверке работ учеников. Не позволяйте подобным задачам накапливаться: однажды лавиной обрушившись на вашу голову, они надолго выбьют вас из рабочей колеи. Заодно и самооценку испортят, и удовольствия от работы лишат. Вместо этого составьте план на неделю: какие группы задач будете в какое время решать. Кстати, о группах…
Группируйте похожие бумажные задачи
Если не нужно переключаться с одного вида деятельности на другой, мы работаем быстрее и устаем меньше. Многозадачность не в моде, переходите к осознанности.
Сделайте задачу «безбумажной»
Это не всегда возможно, но в ситуациях выбора отдавайте предпочтение электронным форматам. Составлять отчет или готовить план урока придется в любом случае, но компьютер сократит время на выполнение этих задач. В конце концов, даже отправка документа на печать занимает пару-тройку минут.
Ограничьте время
Приступая к задаче или просто записывая ее в todo-список, обязательно указывайте дедлайн (тот, который «для руководства», или ваш собственный, с запасом времени). Согласно подсказкам психологов, записывание срока является своего рода «контрактом с самим собой»: вы с большей вероятностью выполните задачу, которую записали. Укажите также примерное время на выполнение: поставив себя в ограниченные временные рамки формата «надо сделать за 20 минут», вы запустите особый, суперпродуктивный режим работы мозга. Мысли начнут летать в голове с удвоенной скоростью.
Работайте вне своего кабинета
Если вас легко найти, то легко и отвлечь. А некоторая бумажная работа требует сосредоточенности, иначе затягивается «на века». Можно, конечно, забирать работу на дом, но ваши близкие вряд ли будут рады. К тому же отказ от отдыха и «переключения» — прямой путь к выгоранию. Попробуйте договориться с коллегой о том, что поработаете 30-40 минут в его кабинете, это поможет успеть больше (потому что без «дерганья по мелочам»). А конец света за это время вряд ли случится, многие вопросы даже сами собой решатся.
Потратьте время на создание шаблонов
Подготовка шаблона — инвестиция, которая будет долго приносить гарантированные временны́е дивиденды. Если вам приходится раз за разом составлять одни и те же отчеты или писать одинаковые письма — сохраните на компьютере универсальный шаблон, и в следующий раз уйдет меньше времени на выполнение этой задачи, ведь вы лишь измените детали (имена, даты).
***
Ещё приемы из разных сфер жизни, которые помогут справляться с бумажной работой легче.
- «Делопроизводительный» — записывайте все задачи, которые надо выполнить. Это поможет быстрее сортировать и приоритезировать их по срочности, важности и сложности. Меньше забытых задач — меньше стресса, выше продуктивность и реже авралы.
- «Тайм-менеджерский» — соблюдайте правило 2-минутной задачи: если отправка письма родителю ученика или другая аналогичная задача займет не более 2 минут — сделайте это сразу, не откладывая и никуда не записывая задачу.
- «Бухгалтерский» — научитесь работать в Excel как профи. Это поможет автоматизировать некоторые отчеты и сократить время на их подготовку.
- «Древнегреческий» — попробуйте ловить «кайросы», то есть удобные моменты, когда можно одним выстрелом убивать сразу несколько зайцев, что-то выполняя одновременно или попутно. Руководство любит затяжные, но обязательные совещания? Прихватите на них бумажную работу. Вас вряд ли похвалят, но и наказывать тут не за что: вы же делом занимаетесь.
- «Предпринимательский» — подключайте бенчмаркинг, или добровольный обмен опытом. 5-минутная беседа с коллегой о сложностях заполнения отчета может открыть вам глаза на то, как сделать это быстрее и правильнее. Главное — и сами не жалейте для коллег советов и полезных «фишек», если насобирали таких.
«Дипломатический» — если уверены, что подготовка очередного отчета для руководства школы не входит в должностные обязанности, прописанные трудовым договором, но ссориться «в открытую» не готовы — спросите: «Что я могу не делать, чтобы выполнить эту новую задачу?». И будьте готовы прямо глядя в глаза и без колебаний добавить, что иначе успеть просто невозможно. Точка.