"Личный секретарь", совместный доступ к документам, постановка задач и другие возможности Google Docs
Миграционный специалист вынужден постоянно учиться
Очевидно, поэтому миграционные специалисты - очень занятые люди. Но есть возможность устроить свою работу так, чтобы она не занимала слишком много времени - нужно научиться пользоваться современными возможностями в делопроизводстве. Одним из таких решений могут стать сервисы Google. Существует множество таких сервисов, но сегодня мы разберем именно Google Docs. Они могут облегчить жизнь и миграционного специалиста, и кадровика, и бухгалтера. Например, с их помощью можно создать памятку по налогам, которые следует платить за иностранных сотрудников. А узнать - какие именно налоги нужно платить, вы можете в нашей Базе знаний в статье "Налоги за иностранных работников" .
Почти как Word
Все знают, как работать в Word. А еще все знаю, как бывает обидно, если не сохраняется текст. В Google Docs можно работать так же, как в Word, но только данные точно не пропадут. А еще есть много дополнительных функций, которых нет в Word, и которые точно помогут вам в работе. Но давайте по порядку.
Можно надиктовать текст
Как сделать
Комбинация клавиш Ctrl + Shift + S позволит вам надиктовать текст. Для этого откройте будущий документ в "Гугл- хром", нажмите три клавиши. Когда появится значок микрофона - просто надиктуйте текст.
Зачем нужно?
Представьте, что вы одновременно просматриваете документы и собираетесь занести данные в список. Например - у вас в руках паспорта иностранцев, вам неудобно смотреть в паспорт и потом печатать фамилии. Просто надиктуйте их!
Можно не перепечатывать скриншот или PDF файл
Как сделать
Открыть Goofle Drive, перетащить в него документ, нажать на файл правой кнопкой мыши и выбрать - открыть в Google Docs.
Зачем нужно?
Представьте, что у вас есть ксерокопии документов, данные из которых вы должны перевести в текстовый документ. Такая функция сэкономит вам кучу времени.
Можно поставить задачу
Как сделать
Комбинация клавиш Ctrl + Alt + M позволит вам поставить подчиненному задачу. Для этого нажимайте указанную комбинацию клавиш и в появившемся окне "комментарии" пишите задачу. А чтобы выбрать адресата для комментария, нажмите @ или + и выберите адрес из списка. На указанный адрес электронной почты придет оповещение.
Зачем нужно?
У вас есть список задач - проверить патенты, отправить уведомления, уволить и так далее. Все задачи можно занести в один список, чтобы видеть общую картину и ничего не упустить. А комментарии к каждой задаче позволят вашим подчиненным понять, что нужно делать каждому сотруднику.
Можно поделиться ссылкой
Как сделать
В верхнем правом углу нажимаете "настройки доступа". Выбираете "скопировать ссылку". Отправляете ссылку руководителю.
Теперь он в режиме реального времени видит все изменения, которые вы внесли в документ.
Зачем нужно?
Например, у вас есть таблица со списком из 10 иностранцев. У некоторых нет необходимых документов. Вы можете выделить их данные красным цветом, а тех, чьи документы в порядке - зеленым. Руководитель будет знать, что рабочих из "красного" списка привлекать к работе нельзя.
Не бойтесь нового
Прогресс существует не для того, чтобы нас пугать и запутывать. Пользуйтесь новым, изучайте его, ведь много новые знания и умения могут существенно облегчить вашу жизнь.
Больше интересных статей - тут.