Вынуждено переходя на «удаленку», многие российские компании столкнулись с тем, что из-за отсутствия автоматизации бизнес-процессов бухгалтерии отправить штатного бухгалтера домой оказалось проблематично. Безопасен ли удаленный доступ к базам? Как быть с документами, которые хранятся в офисе? А подписи? А печати? Мы в чат-бухгалтерии эти вопросы решили, используя программы для автоматизации бухгалтерии, благодаря чему давно и успешно работаем дистанционно с компаниями из всех уголков России. Делимся опытом!
Какие программы для автоматизации бухгалтерии применяем
Начнем с главного — коммуникации между бухгалтером и предпринимателем. Мы используем чат, который доступен как в мобильном приложении, так и в личном кабинете на сайте. Заказчик отправляет в чат сканы или копии документов, задает вопросы и оставляет поручения для бухгалтера. Всю эту информацию обрабатывает персональный менеджер, который распределяет задачи между бухгалтерами и контролирует их своевременное выполнение.
Для решения типовых задач, которые не требуют участия специалистов, есть чат-бот. Он доступен 24/7, позволяет не ждать начала рабочего дня или понедельника, чтобы рассчитать отпускные или оформить больничный.
Вот что происходит с документами после того, как мы получили их от клиента:
- Они поступают к ассистенту, который с помощью программы GScan разбирает файлы на страницы и группирует по операциям.
- Документы в pdf-формате записываются в систему SharePoint от Microsoft, где будут доступны бухгалтеру.
- Параллельно формируется задача для бухгалтера нужной специализации в Bitrix24.
- Если с документами все хорошо, бухгалтер вносит их в учетную программу и осуществляет проводки.
- Если есть ошибки или чего-то не хватает, специалист оставляет комментарий, а предприниматель получает в чат или на мейл сообщение с описанием проблемы и путей ее решения. Исправленные документы проходят все описанные выше этапы и снова попадают к бухгалтеру, который завершает их обработку.
Для торговых компаний автоматизация бизнес-процессов бухгалтерии может быть еще более полной. Мы интегрируемся с их товароучетными системами, чтобы самостоятельно получать оттуда необходимые документы, не отвлекая сотрудников склада и менеджеров отдела продаж.
Что нам дают программы для автоматизации бухгалтерии
Используя их, мы смогли организовать и отладить процесс дистанционной работы. Это позволяет вести бухгалтерию компаний из разных регионов России без необходимости встречаться с предпринимателями, обращаться к ним за подписью и отвлекать от работы.
Автоматизация бизнес-процессов бухгалтерии позволила нам создать продукт, который снимает с владельцев компаний массу вопросов. Достаточно вовремя присылать копии документов в чат и подтверждать платежки. Остальное, включая общение с налоговой и другими контролирующими органами, берем на себя.