Документы, которых за жизнь накапливается примерно 20 кг, а может и больше.
Делюсь с вами простыми правилами, которые открыла для себя.
- Храним только действительно нужное и актуальное. Срок исковой давности у нас в стране 3 года. Это значит, что документы старше, чем 3 календарных года можно смело выбрасывать. Однако есть пару исключений, их тоже рассмотрим.
- Многие документы можно перевести в электронный вид и хранить в облаке. Оттуда вы их сможете посмотреть в любое время и на любом устройстве.
Например, очень удобно сделать фото всех своих справок, направлений от врачей и анализов.
Когда бы Вы не попали в мед.учреждение, Вы всегда сможете показать врачу предыдущие выписки.
Да и к слову сказать, анализы и исследования стоит хранить длительное время только, если вы наблюдаете какой-то процесс в своем организме в динамике.
Какой смысл в общем анализе крови, который сделан год назад? А снимки МРТ, которые и врачи то Редко смотрят тоже выбрасываем. Как только снят диагноз или сделан свежий снимок.
3. В облаке я рекомендую хранить так же фото всех Ваших базовых документов.
Ваших и вашей семьи(дети, муж).
Это паспорта, снилс, инн, свидетельство о браке/разводе, свидетельства о рождении, номер полиса мед. страхования.
Особенно удобно в отпуске! В любой ситуации документы с собой. Но нет страха их потерять.
4. Справки 2-НДФЛ смело выбрасываем за любой период. Их всегда можно посмотреть или скачать на сайте ФНС nalog.ru в Вашем личном кабинете.
У вас же есть личный кабинет? Правда?
5. Коммунальные платежи. Все ресурсоснабжающие организации и управляющие компании направляют квитанции не только на бумаге, но и в электронном виде. Это может быть личный кабинет или рассылка на почту.
- Скачиваем такую квитанцию в папку.
- Оплачиваем картой через интернет. На сайте или через специальные приложения.
- Сохраняем чек об оплате в эту же папку.
- В случае спорной ситуации у вас всё в одном месте. А если учесть, что претензии и жалобы мы теперь тоже пишем электронно - будет очень удобно прикрепить.
6. А вот список тех документов, которые и под страхом смерти выбрасывать нельзя:
- Кредитные документы. Даже если кредит закрыт. И у вас есть справка о том, что банк к вам претензий не имеет. Как бывший сотрудник банка советую - храните.
- Документы на недвижимость. Вообще все. Даже договор двух последних собственников до вас. При продаже вам будет легко показать историю перехода прав собственности на объект покупателю. Это очень повышает ликвидность и доверие.
- Судебные документы. Какой бы ни был спор, если он решался или решается в суде - храним.
- Трудовые договора, доп.соглашения и т.д. Всё, что связано с работой по найму. Любой документ может потребоваться для назначения пенсии. Пока у вас не будет гарантии, что всё в ПФР уже оцифровано и у вас не запросят бумажку - храним.
- Документы по ИП храним 5 лет. По другим формам бизнеса-смотрим в налоговом законодательстве. Но тут чем дольше, тем лучше. Жизнь непредсказуема.
7. Оставшиеся документы в бумажном виде предлагаю хранить вертикально. В твердых папках как на фото ниже. Каждую папку подписать.
А для самых основных завести примерно такую папку. Или сделать её самому.