В статье 62 ТК перечислены документы, которые работник может запросить у кадровика, но это не полный перечень. Работник вправе запросить и другие документы. Основное, на что нужно обратить внимание, когда принимаете от работника заявление, — документы, которые он запрашивает, должны быть связаны с работой. Ограничений по количеству их копий в законе нет.
Иногда работники требуют предоставить им, например, копии ПВТР (Правил внутреннего трудового распорядка), положения об оплате труда и других локальных нормативных актов. Чаще всего такие документы становятся нужны работнику, когда он планирует защищать свои права в прокуратуре, ГИТ или суде, если он посчитал, что работодатель их нарушил. Эти документы связаны с его трудовой деятельностью, но суды принимают разные решения насчет того, обязан ли работодатель их выдать работнику.
Выдавать или нет работнику копию локальных нормативных актов, решайте исходя из конкретной ситуации
Судьи, которые выносят решения о том, что работодатель правильно отказался выдать работнику такие документы, считают, что по закону работодатель обязан ознакомить сотрудника с ЛНА под подпись, а не предоставить их ему. Кроме того, работодатель обязан предоставлять копии документов, которые связаны только с работой конкретного сотрудника, а не с производственным процессом в целом, Апелляционное определение Самарского областного суда от 10.09.2019 по делу № 33-11114/2019.
Лично я согласна с тем, что работнику можно выдавать только копии документов, которые связаны только с его работой (приказы о приеме, отпусках, переводах, увольнении, командировках, дисциплинарных взысканиях и т.п.), а не документы общего характера, такие как Правила внутреннего трудового распорядка… Трудовым кодексом определено, что в некоторых случаях работодатель обязан выдавать работнику копии приказов о приеме, переводе и увольнении, а также некоторые справки, например о зарплате, о стаже.
Если в документе, который запросил сотрудник, есть информация о персональных данных других работников, то выдать его копию без их письменного согласия нельзя. Чтобы не получать согласия от всех работников, сделайте выписку из документа.
Некоторые суды считают, что работодатель обязан предоставить работнику по его запросу копии локальных нормативных актов, которые непосредственно затрагивают его права и обязанности и связаны с его работой. Например, если понятно, что работник требует копии документов для того, чтобы установить, правильно ли бухгалтерия начисляет ему зарплату, копию документа или выписку из него работнику лучше предоставить. Суд, когда будет рассматривать такое дело, скорее всего, поддержит работника.
Есть и судебные решения, которыми отказ в выдаче копий локальных актов, например, о порядке установления заработной платы признавался незаконным.
Так, Приморский краевой суд, рассматривая жалобу работника на решение суда первой инстанции, которым отказано в удовлетворении требований о выдаче работнику копий документов, связанных с установлением материального стимулирования работников, системы оплаты труда и пр., указал, что работодатель обязан по письменному требованию работника выдать ему не только документы, названные в ст. 62 ТК РФ, но и другие документы, связанные с его работой, если они необходимы ему для реализации тех или иных прав. Поскольку работник требовал документы с целью установления правомерности и обоснованности порядка начисления зарплаты, отказ суда первой инстанции в удовлетворении требований работника был признан незаконным (Апелляционное определение Приморского краевого суда от 27.06.2017 по делу № 33‑ 6331/2017).
В какие сроки и кому выдаются документы, связанные с работой?
В основном – или в течение трех рабочих дней со дня обращения за документом либо подачи заявления (копии приказов о приеме на работу, переводе на другую работу, справка о доходах физического лица, копии любой записи, содержащей персональные данные работника, и т. д.), или в день обращения (приказ об увольнении).
Отметим, что за документами может обратиться не только работающий сотрудник, но и уже уволенный. Причем бывший работник может обратиться к работодателю даже через два, три года, десять лет, и работодатель будет обязан удовлетворить требование работника (если документы нужны ему для реализации тех или иных прав) о предоставлении копий документов.
Если вы дочитали до этого момента – с нетерпением ждем ваших комментариев и отзывов!
Как бы вы оценили эту статью? Была ли она полезной и интересной для вас? Если «да» – не забудьте поставить лайк. Нам важно мнение каждого!
Подписывайтесь на наш канал, чтобы не пропустить следующие разборы популярных вопросов охраны труда и трудового законодательства.