С начала 2021 года стартовал последний этап перехода на электронные трудовые книжки. Тем, кто устраивается на свою первую работу, больше не заводят бумажный «рабочий паспорт», а весь учет трудовой деятельности теперь ведется в цифровом виде. При этом Минтруд разрабатывает приказ о новых бланках и правилах их оформления.
Кому и когда понадобятся новые бумажные трудовые книжки после 2021 года, а также зачем обновлять правила работы с ними — читайте далее.
Когда и зачем введут бланк трудовой книжки нового образца
Для многих главный вопрос тут — зачем. Действительно, к чему вводить новые бланки, если от учета на бумаге вообще решено отказаться? Оказывается, с этим отказом не все так однозначно, и Минтруд это понимает.
Дело в том, что до конца октября 2020 года у российских кадровиков было время объяснить трудящимся россиянам детали перехода на цифровой учет. А у граждан, в свою очередь, до конца 2020-го было время определиться: готовы они отказаться от бумажных трудкнижек или нет. В декабре ПФР подвел итоги и опубликовал результаты. Из более чем 58 миллионов застрахованных тружеников почти 35 миллионов, а это 60%, хотят сохранить физический бумажный документ. Оставшиеся 40% тоже не все согласны на цифровой учет — многие пока не определились.
Все это означает, что кадровым специалистам предстоит работать с бумажными трудовыми книжками и в 2021 году, и еще много лет в будущем. А вы ведь прекрасно знаете, сколько мороки с этим документом, если следовать всем существующим правилам, многие из которых откровенно устарели. Вот почему назрела необходимость обновить и правила ведения, и сам бланк.
В планах Минтруда ввести новые бумажные трудовые книжки с 2023 года. В них надо будет отмечать прием на работу, прекращение трудового договора, постоянные переводы, поощрения. Сохранится требование указывать причину увольнения.
Предполагается, что за новые бланки работники будут платить сами, причем сразу, а не путем вычета из ближайшей зарплаты, как это происходило до сих пор. Исключение — случаи, когда старую книжку потерял или испортил сам работодатель.
Последние новости о бумажных трудовых книжках: кому их будут выдавать
Специально менять трудовые книжки старого образца на новые не придется — они останутся действительными. Так кто же сможет получить новый документ? Минтруд предусматривает несколько ситуаций. Обратите внимание: все они касаются только тех граждан, которые написали заявление на сохранение бумажного учета.
Самый вероятный случай — по заявлению работника, взамен той, которую он потерял. Здесь возможны варианты. Например, человек уволился из одной организации, но пока нашел новую работу, успел потерять трудовую. Действующие нормативные акты Минтруда предписывают обратиться за дубликатом на последнее место работы. Тогда книжку нового образца оформит предыдущий работодатель.
Однако отправлять человека туда принудительно нельзя, ведь существует статья 56 ТК РФ, 5 часть которой обязывает оформить новую трудкнижку работнику, у которого не окажется таковой при трудоустройстве из-за того, что он ее потерял или утратил каким-то другим образом.
Если сотрудник отказывается идти на последнее место работы за дубликатом, принимайте заявление и оформляйте новую трудовую книжку. Но предупредите, что в этом случае вы не сможете восстановить все детали его трудовой деятельности — закон не обязывает это делать.
Есть и другие случаи, когда надо будет выдать новый бланк:
● трудоустраивающемуся пенсионеру взамен утерянной им или Пенсионным фондом;
● взамен пришедшей в негодность, например, обветшалой, порванной или обгоревшей;
● если в прежней есть запись о кадровом событии, которое было признано недействительным.
Правило о том, что при первом трудоустройстве бумажная трудовая не оформляется, останется в силе и после подписания нового приказа Минтруда. Не заводите бланки для тех, у кого ваша компания — первое место работы. Это прописано в законе № 439-ФЗ от 16.12.2019.
Статьи по теме на сайте:
· Заверение трудовой книжки в 2021 году – образец
· Запись об образовании в трудовой книжке – образец 2021
· СЗВ-ТД при выборе бумажной трудовой
Какие изменения планирует Минтруд в правилах ведения и хранения бумажных трудовых книжек
Сам по себе тот факт, что придется и впредь вести бумажный учет трудовой деятельности, вряд ли может порадовать кадровиков. Но некоторые новые правила оформления и ведения все же обнадеживают — они заметно упрощают процесс.
Итак, вот какие новые правила оформления бумажных трудовых книжек запланировал Минтруд:
● Исчезнет требование внести запись о трудоустройстве в пятидневный срок с момента начала работы. Вместо него — необходимость вести учет всех, кто работает дольше пяти дней.
● Отметки о переводах и выборе электронного учета надо будет делать в 5-дневный срок, а об увольнении – записывать в тот же день.
● Записи о взысканиях делать не надо, кроме случаев, когда наказание — это увольнение.
Предусмотрены также новые правила заполнения бумажных трудовых книжек:
● Можно будет заполнять не вручную. Сейчас сэкономить время и сделать штампованный оттиск можно только в графе наименования организации. Остальное приходится писать от руки, причем определенными ручками и чернилами. После обновления правил разрешат использовать технические средства для любых записей. Это особенно оценят кадровые специалисты крупных предприятий.
● Изменится формат даты заполнения на титульном листе. Вместо прежнего «___»_____ теперь просто пустая строчка. Теперь можно записать эту графу в таком же формате, как и дату рождения, например, ДД.ММ.ГГГГ
● Будет больше места для учета кадровых событий. Новый бланк не станет толще, просто разворотов для основных сведений станет больше, а вот места для отметок о награждениях меньше. Это разумная реакция на изменяющиеся реалии — люди сейчас чаще меняют рабочие места, а значимость награждений снизилась, и их почти не фиксируют документально.
Решен вопрос сроков выдачи трудкнижки при переходе на электронный учет — это надо сделать не позднее трех дней с момента приема соответствующего заявления от работника.
Данную полную статью вы можете найти на портале для специалистов по кадрам от журнала "Справочник кадровика", также скачать нужные образцы документов.
Хотите первыми знать самые важные изменения в кадровой сфере?
Ставьте палец вверх и подписывайтесь на наш канал "Pro-personal.ru" .