1 подписчик

Изменение рабочего процесса

9 апреля 20219 апр 2021

2 мин

В современном мире людям очень трудно справляться с навалившейся кучей дел в рабочем процессе. Постоянно появляется что-то очень срочное и важное, которое требует вашего непосредственного участия. Дополнительно начальники организовывают внеплановые совещания, планерки, пятиминутки для получения справки о текущем состоянии работ, постановки внеплановых задач. Подчиненный личный состав заваливает вас вопросами и появившимися проблемами, которые требуют принятия вами срочных решений.

Ежедневный рабочий процесс превращается в неконтролируемый хаос!

Если рассмотреть распределение времени в стандартной рабочей неделе, то мы увидим, что она состоит из 168 часов, которые в свою очередь, делятся на:

— 56 часов сна;

— 48 часов проведенных на работе (без учета времени в пути и внеплановой работы);

— 64 часа на прочие дела.

К прочим мы можем отнести приемы пищи, чтение, просмотр телевизора, прогулки, решение домашних вопросов, утренний и вечерний туалет, общение с родными и близкими.

В большинстве случаев работа занимает не 48 часов, как мы написали, а все 80, так как мы не выпускаем из рук мобильный телефон, планшет, постоянно принимаем звонки, пишем сообщения, отвечаем в вотцапе и все это рабочие вопросы.

Так как же научиться укладываться в 8 часовой рабочий день?

Многие скорее всего, сформировали в своей голове следующие ответы:

— надо грамотно планировать свое время;

— изучать тайм менеджмент;

— расписывать свое время по минутам;

— повышать свою эффективность;

— не отвлекаться на посторонние дела.

В большинстве советы хорошие и правильные, только к сожалению, не всегда применимые на практике.

По личному опыту могу сказать, что если я распланирую свой рабочий день, составлю расписание, временной график, то в любом случае я смогу придерживаться его только 1 или 2 дня в неделю, так как потом все просто рухнет.

Начальники различного уровня начинают дергать тебя по срочным важным делам, вызывать на неплановые совещания с представителями организаций заказчиками, с начальниками других направлений для обсуждения рабочих вопросов хотя ты там совершенно не нужен.

Но как показала практика выход есть из любой ситуации:

Отказаться от продолжительных плановых совещаний.
Правильно и понятно ставить задачи подчиненным, с указанием конкретной конечной даты выполнения.

3. Чтобы избежать живой очереди я составил график в гугл документах с открытым доступов в котором можно записаться ко мне на прием по времени, но только в определенные часы или просто позвонить и согласовать время встречи.

4. Если подчиненный приходи для решения проблемных вопросом, не подготовленный, то он будет наказан.

Работник должен иметь при себе документы относящиеся к проблемному вопросу и четко уметь ответить на следующие вопросы:

— В чем заключается проблема?

— Чем вызвана проблема?

— Какие возможные решения проблемы?

— Какое решение вы предлагаете?

После введения данных новшеств мой рабочий процесс из хаоса постепенно становится планомерным, но как показывает практика бывают моменты, которые контролировать невозможно.