Как известно, бухгалтерская и налоговая отчетность – не единственные виды документации, которую организации обязаны формировать и подавать в государственные органы. Компании также должны представлять статистическую и кадровую отчетность, состав которой зависит от вида осуществляемой деятельности и других особенностей организации.
Сложность формирования каждого вида отчета зависит от назначения документа и того объема информации, которую надо в него занести. Несмотря на простоту составления некоторых отчетов, избежать ошибок в них бывает сложно. Причиной может служить даже обычный человеческий фактор, а вот цена такой ошибки бывает высока – это назначение и выплата штрафа в существенных размерах.
Например, значительный штраф можно получить за ошибки в сведениях о застрахованных лицах. Однако на практике встречаются случаи, когда размер наказания можно свести к минимуму. Более подробно о таких случаях мы расскажем в этой статье.
Что из себя представляют сведения о застрахованных лицах?
Сведения о застрахованных лицах (СЗВ-М) – это отчет, которые обязаны формировать все работодатели (в том числе иностранные организации и их подразделения на территории РФ), имеющие в своем штабе наемных сотрудников.
В отчет входят не только штатные сотрудники, оформленные по трудовому договору, но и физические лица, работающие на основании договора гражданско-правового характера (ГПХ). Не нужно заносить информацию в документ о тех физлицах, которые:
- не состоят в трудовых отношениях и сдают организациям свое имущество в аренду;
- являются только учредителями (а не одновременно и генеральным директором), с которыми не заключен трудовой договор или договор ГПХ;
- являются гражданами иностранного государства и осуществляют свою работу дистанционно за пределами РФ.
Подавать отчет нужно в любом случае, даже если в компании числится только генеральный директор, который одновременно является и единственным учредителем. При этом не имеет значения, вела ли организация фактическую деятельность и производились ли выплаты физическим лицам в отчетном месяце.
Сдавать отчет нужно ежемесячно в территориальное отделение Пенсионного фонда (ПФР) по месту учета компании-страхователя. Если у компании есть обособленное подразделение с отдельным расчетным счетом, которое начисляет вознаграждения сотрудникам, то подавать отчет надо в отделение ПФР по месту нахождения подразделения. Если же выплаты осуществляются через головное предприятие, то данный отчет подают в ПФР по месту учета головного офиса.
Срок сдачи отчета – не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным. Форма подачи отчета зависит от количества работающих сотрудников: если их 25 и больше – сдавайте отчет в электронном виде. При меньшем количестве сведения можно подавать и на бумаге.
Сущность СЗВ-М заключается в своевременном информировании органов ПФР о получении физлицами доходов от трудовой деятельности. В дальнейшем эти сведения будут использовать для перерасчета пенсий сотрудников, прекративших свою трудовую деятельность в связи с выходом на пенсию.
Какой штраф предусмотрен за ошибки в СЗВ-М?
Сам отчет состоит из четырех разделов:
- Реквизиты компании-страхователя с указанием ее регистрационного номера в ПФР, наименования, ИНН и КПП.
- Отчетный период – месяц, за который необходимо подать сведения о сотрудниках.
- Тип формы (исходящая, дополняющая, отменяющая), выбор которой зависит от изменения состава сведений документа.
- Сведения о застрахованных лицах – сотрудниках с указанием их ФИО, СНИЛС и ИНН.
Самый важный и информативный раздел – последний. Именно в нем чаще всего существует риск совершить ошибку и получить штраф. Такими ошибками могут быть:
- отсутствие сведений о застрахованном лице (например, работодатель забыл указать сведения о физлицах, работающих по договорам ГПХ)
- наличие записей о лишних сотрудниках (например, данные об уволенных сотрудниках)
- наличие ошибок (например, неверно указанный ИНН сотрудника).
Штраф можно получить и за несвоевременную сдачу отчета. Размер штрафных санкций для всех указанных видов нарушений одинаковый – 500 рублей за каждое физлицо. На первый взгляд такая сумма не кажется устрашающей. Но если взять крупную компанию с большим штатом сотрудников, информацию по которым необходимо будет занести в отчет, то совокупный размер штрафа может достигнуть внушающих размеров.
Допустим, вы не сдали в срок отчет, а количество работающих в компании физлиц – 400 человек. В итоге размер штрафа, который вам придется заплатить – 200 000 рублей. Если же вы указали неверные сведения по нескольким сотрудникам (например, их число равно 5), то цена ошибки – 2 500 рублей. Другими словами, размер штрафа будет напрямую зависеть от количества ваших сотрудников.
Должностные лица при совершении подобных ошибок будут привлечены к административной ответственности по статье 15.33.2 КоАП РФ и оштрафованы на 300-500 рублей.
Если компания проигнорирует обязательство представлять сведения в электронной форме при количестве сотрудников более, чем 25 человек, то ей также могут приписать финансовые санкции в размере 1 000 рублей. Размер санкций фиксированный и от количества сотрудников не зависит.
Однако практика показывает, что даже при незначительном нарушении сроков и ошибок в отчете, размер штрафа можно оспорить или вовсе его избежать. Главное – знать обстоятельства, смягчающие размер наказания, и иметь необходимые для этого доказательства.
В каких случаях размер штрафа можно снизить?
При допущении даже малейшей ошибки решение ПФР всегда однозначно – полагается штраф. Это связано с отсутствием у госорганов полномочий применять смягчающие обстоятельства и снижать размер санкций. А вот судебные органы таким правом обладают и могут смягчить размер штрафа в следующих случаях:
1. Самостоятельное обнаружение и исправление ошибки. Если компания после представленного вовремя отчета самостоятельно обнаруживает в нем ошибку (раньше органов ПФР), исправляет ее и направляет дополняющую форму СЗВ-М, то ПФР не вправе выписывать компаниям штраф. Это доказывают Определения ВС РФ от 20.12.2019 N 306-ЭС19-23114, от 08.02.2019 N 301-КГ18-24864 и Постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа от 05.09.2019 N Ф03-3898/2019.
Важно знать! Если компания отправит отчет до 15 числа месяца и получит от ПФР уведомление об ошибке, то она тоже может избежать штрафа. Для этого нужно направить исправленную форму документа в течение 5 рабочих дней со дня получения уведомления. При пропуске этого срока штраф от ПФР будет признан правомерным (Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 23.04.2020 N Ф07-4647/2020).
2. Незначительный пропуск срока. Арбитражным судом Центрального округа было доказано отсутствие у компании вины и тяжести содеянного, так как сдача отчета на один день позже установленного срока не может нести в себе виновных деяний и не влечет за собой причинение ущерба, а большой размер штрафа не отвечает принципам справедливости. Размер штрафа удалось снизить с 478 500 рублей до 500 рублей (Постановление от 27.04.2018 N Ф10-1071/2018).
3. Технические проблемы. Снижение штрафа возможно в случаях возникновения технических сбоев, например проведение ремонтных работ в отделе, ответственном за составление отчета, поломка сетевого оборудования или отсутствие электроэнергии. (Постановления Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 28.03.2019 г. N Ф01-369/2019, от 17.07.2017 N Ф01-2826/2017).
4. Достоверность сведений. Несмотря на то, что организация указала в документе неверный отчетный период, информация о сотрудниках являлась достоверной. На основании этого органы ПФР приняли отчет (что подтверждается получением от них уведомления). Допущенная ошибка признана технической опечаткой и была исправлена организацией в положенный срок. В связи с чем компании удалось избежать штрафа (Постановление Уральского округа от 31.01.2019 № Ф09-9095/18).
5. Ошибка совершена впервые. Арбитражный суд Восточно-Сибирского округа в своем Постановлении от 22.12.2017 г. N Ф02-6776/2017 снизил штраф за несвоевременную сдачу СЗВ-М, так как у компании изначально отсутствовало намерение не представить его в срок. Кроме того, судебные органы отметили, что подобного рода нарушение было совершенно компанией впервые.
6. Тяжелая ситуация. Суды снизили компании штраф в 10 раз за наличие смягчающего обстоятельства в виде длительной болезни сотрудника, ответственного за отправку отчета (Постановление АС Московского округа от 16.11.2018 г. N Ф05-17103/2018).
7. Период взыскания штрафа был упущен органами ПФР. В случае, если компания не исполнила требование об уплате штрафа, органы ПФР имеют право взыскать его сумму в судебном порядке. Срок обращения в суд – 6 месяцев с момента просрочки исполнения требования об уплате штрафа. Если органы ПФР этот срок пропустят, то взыскать сумму штрафа с организации будет уже невозможно (Определение ВС РФ от 13.01.2020 № А34- 2099/2019).
Что делать компаниям, чтобы избежать риска получить штраф
Несмотря на то, что большинство судебных дел играет в пользу компаний, лишний раз участвовать в спорах с органами ПФР и в судебных разбирательствах все же не хочется. Для этого необходимо корректно формировать СЗВ-М, соблюдая три простых правила:
- Обязательно проверяйте информацию (особенно в разделе о сотрудниках), которую вносите в отчет: она должна быть полной и достоверной.
- Соблюдайте срок сдачи отчета.
- Следите за формой (электронная или бумажная) сдачи отчета, исходя из количества работающих в компании сотрудников.
Однако важно понимать, что корректность составления СЗВ-М зависит от правильности заполнения и ведения кадровых документов. Наличие ошибок в одном документе может повлечь за собой риски возникновения ошибок в другом, от чего возникают новые проблемы и приходится тратить больше времени на исправление документов.
Альтернативным решением может служить передача на аутсорсинг кадрового делопроизводства. Кадровое делопроизводство включает в себя полный комплекс услуг: от аудита до ведения кадров или даже восстановления кадрового учета. Специалисты компании Acsour определят особенности ведения кадрового учета специально для вашей компании и организуют этот процесс таким образом, чтобы минимизировать риски возникновения ошибок при оформлении любой кадровой документации.
Екатерина Лютенко,
внутренний аудитор Acsour