Сегодня мобильные устройства занимают всё больше места в нашей жизни. Коммуникации посредством телефона удобны и помогают оперативно решать многие вопросы, как личные, так и рабочие. Телефонный разговор способен заменить собой личную встречу, переписку, деловые переговоры с партнёрами, клиентами или начальством.
Телефонный звонок вещь по сути краткая и лаконичная. Поэтому помимо грамотной и красивой речи, важно знать правила этикета мобильных разговоров. Это поможет произвести нужное впечатление на собеседника и добиться его расположения.
Время звонка
При выборе времени звонка нужно учитывать временной пояс собеседника, и время перерыва на обед.
Общепризнанными временными интервалами для звонков считаются промежутки:
- с 9 утра и до 9 вечера - для обычных звонков. Увеличить этот интервал можно на один час, если вопрос срочный.
- с 10 утра до 5 вечера - для деловых переговоров. Не рекомендуется решать рабочие вопросы в выходные и праздничные дни.
Время разговора должно занимать 6 -7 минут. Если вы уверены, что разговор будет продолжительным, важно поинтересоваться у собеседника, может ли он сейчас разговаривать. Если нет, стоит договориться о переносе звонка на удобное для обоих время.
Подготовка к разговору
Важно подготовиться к телефонному разговору, если это деловые переговоры, либо решение спорного вопроса.
Что необходимо сделать:
- составить краткую речь из основных тезисов
- выписать вопросы к обсуждению
- лучше заранее согласовать дату и время звонка
- приготовить ручку и блокнот для записей
Как правильно разговаривать по телефону, чтобы достичь нужного результата?
- В начале разговора слова «Алло», «Слушаю», хорошо заменить на «Добрый день», «Здравствуйте». Не забудьте представиться, обратиться по имени к собеседнику и назвать цель вашего звонка.
- Ваша речь должна быть четкой, внятной. Не нужно мямлить и растягивать предложения. В то же время важно не перебивать собеседника и не торопиться отвечать на поставленные вопросы.
- Проявите активное слушание. При длинной речи оппонента покажите, что вы его понимаете. Можно использовать слова одобрения или уточняющие вопросы.
Помните, основные аспекты любого телефонного разговора: дружелюбие, учтивость и спокойствие. Вы не видите оппонента, а он не видит вас, поэтому позы, мимика и жестикуляция никак не смогут помочь в общении. Зато улыбка на лице будет чувствоваться на расстоянии.
Поэтому основными инструментами разговора по телефону становятся голос, интонации, паузы и ударения. Поработайте с ними заранее, чтобы добиться наилучшего результата в переговорах.
Телефонные правила хорошего тона
Знание правил мобильного этикета поможет вам при совершении ежедневных телефонных звонков:
- Разговор заканчивает тот же, кто позвонил первый. Исключение составляют разговоры с начальством.
- Если связь прервалась, перезванивает инициатор разговора.
- В конце важно поблагодарить собеседника за разговор и попрощаться.
- Инициатору телефонного разговора следует последним класть трубку, после гудков.
- При звонке достаточно подождать 5 гудков, если не ответили, следует отключиться.
- Если вы пропустили звонок, важно дать обратную связь: сообщение, или перезвонить.
Ошибки, которые могут испортить впечатление о вас
Совет. Хорошо запомните этот список, и никогда так не делайте:
- не представляться в начале разговора
- жевать, пить, курить во время звонка
- кашлять, чихать в трубку. Нужно отложить телефон и затем извиниться перед собеседником.
- разговаривать в развязной позе, закинув ноги на стол - ваш голос изменится, появятся нотки безразличия, что может обидеть оппонента
- выказывать равнодушие или отсутствие интереса
Выполнение таких несложных правил, поможет оставить у собеседника хорошее впечатление о вас, а ваши телефонные переговоры сделать более эффективными.