Координация (от лат. со – совместно, ordinare – упорядочить) – обеспечение согласованности действий всех звеньев управления, сохранение, поддержание и совершенствование режима работы предприятий (организаций) и обеспечения его бесперебойности и непрерывности.
Виды координации
Превентивная координация
Прогнозируются проблемы, трудности и пути их преодоления, создаются условия для их устранения или снижения риска их возникновения.
Устраняющая координация
Координация, нацеленная на ликвидацию уже возникших перебоев в работе системы.
Регулирующая координация
Координация, предназначенная для поддержания установленных параметров схемы элементов системы управления и их взаимодействия или параметров их работы.
Cтимулирующая координация
Координация, повышающая эффективность деятельности при отсутствии видимых отклонений.
Способы координации
- Корреляция — один процесс вызывает аналогичное изменение другого процесса;
- Саморегуляция — несколько процессов являются взаимной отрицательной обратной связью;
- Управление — внешнее корректирующее вмешательство субъекта управления;
- Самоуправление — внутренние факторы побуждают процессы к координированной работе.
Виды координирующих коммуникаций
- задание ритма деятельности;
- информирование;
- согласование;
- совещания;
- неформальные связи.
Согласование документов
Координация менеджеров требуется при подготовке распорядительных и нормативных документов:
- планов,
- приказов,
- отчетов,
- предложений, направляемых в другие организации,
- ответов на распоряжения и запросы властей
- корпоративных стандартов и проч.
Порядок согласования документов
- Инициатор готовит первоначальный вариант документа;
- Копии документа рассылаются тем менеджерам, чьи интересы прямо или косвенно может затронуть норма, вводимая этим документом;
- Инициатор собирает отзывы и составляет сводку отзывов;
- Инициатор может с замечаниями согласиться либо высказать свои возражения автору этих замечаний;и только ему!
- Инициатор проводит согласительные совещания с теми менеджерами, с чьим мнением он не согласен. В результате дискуссии по ряду позиций достигается соглашение или компромисс и возражения снимаются.
- Если в процессе выработки нового решения затрагиваются сферы интересов менеджеров не участвующих в обсуждении, они обязательно приглашаются для выработки этого решения.
- В случае отсутствия соглашения, окончательное решение по проекту документа с учетом оставшихся возражений принимает вышестоящий руководитель.
- Окончательная версия документа повторно рассылаются тем менеджерам, чьи интересы прямо или косвенно может затронуть норма, вводимая этим документом.
- В случае отсутствия возражений документ ратифицируется и вступает в действие.
Организация потоков информации
- должна быть;
- должна быть необходимой и достаточной;
- должна быть регулярной;
- должна быть унифицированной формы;
- двусторонней (снизу вверх и сверху вниз);
- не должна противоречить функциональной схеме работы предприятия.
Коммуникационные каналы
Взаимодействие между элементами управленческой структуры осуществляется посредством коммуникационных каналов.
Их система может быть глобальной, когда охватывает организацию в целом, и локальной, если относится только к одной ее части, например подразделению.
Осуществление взаимодействия только через одно какое-то центральное звено означает, что коммуникационная система является централизованной. Причем само это звено выступает в качестве не только посредника, но и источника и контролера коммуникаций преимущественно вертикального характера.
Коммуникационная система может быть и полицентричной, предполагающей наличие нескольких равноправных субъектов, выполняющих функции «узлов» коммуникаций, или децентрализованной, когда большая их часть (обычно второстепенные) осуществляется напрямую.
Коммуникационные каналы различаются прежде всего техническими возможностями:
- пропускной способностью (реальным объемом и скоростью взаимодействия, которое может осуществляться с их помощью за единицу времени),
- частотой и масштабами возможных сбоев (например, долей потерь информации).
Другой характеристикой коммуникационных каналов является их направленность.
Она может быть односторонней, когда коммуникация идет в одном направлении (воздействие, отчет о проделанной работе), или двусторонней, предполагающей взаимодействие (переговоры).
Коммуникационные каналы внутри организации могут быть официальными и неофициальными. Первые связывают между собой должности или подразделения, а вторые — субъектов управления как частных лиц.
Если коммуникационные каналы соединяют элементы управленческой структуры, принадлежащие к различным ее уровням, они являются вертикальными.
По ним сверху вниз передаются, например, команды и инструкции, осуществляются вертикальная координация и регулирование деятельности нижестоящих звеньев управления. Снизу вверх поступают отчеты о проделанной работе и рекомендации руководству.
Горизонтальные коммуникационные каналы непосредственно связывают равные по статусу элементы организации. Они обеспечивают наиболее эффективное решение их общих проблем за счет повышения оперативности взаимодействия.
Каналы, связывающие элементы, относящиеся не только к разным уровням, но и к различным частям структуры, могут быть названы диагональными. Обычно они предназначены для осуществления связей между участниками различного рода комитетов, комиссий, специальных групп. Сегодня такие каналы еще относятся к разряду неформальных или полуформальных.
Горизонтальные каналы коммуникации могут быть параллельными, а диагональные — пересекающимися. Их наличие в коммуникационной системе управления дает гарантию того, что желаемое взаимодействие состоится даже в условиях тех или иных сбоев и неполадок в ней. В то же время в сложной системе заложена потенциальная возможность искажения обмениваемой информации.
Разновидности коммуникационных структур
Упорядоченная совокупность коммуникационных каналов, связывающих субъектов управления, образует коммуникационную сеть, на конкретную конфигурацию которой влияет набор осуществляемых этими субъектами функций. В единстве с органами управления она образует общую управленческую структуру.
Можно выделить три вида коммуникационных сетей: открытые, замкнутые и комбинированные.
Открытые характеризуются двумя особенностями:
- во-первых, наличием «тупиков», т. е. субъектов, на которых цепочка коммуникаций прекращается, поскольку им дальше не с кем взаимодействовать;
- во-вторых, существованием «посредников» («контролеров»), имеющих возможность в силу своего положения препятствовать коммуникациям (останавливать, искажать содержание, изменять направление).
В замкнутых сетях тупики и контролеры либо отсутствуют, либо могут быть обойдены.
Комбинированные сети сочетают в себе в различных вариантах элементы предыдущих.
Коммуникаццонные сети могут быть одноуровневыми, обеспечивающими горизонтальное взаимодействие, и многоуровневыми, посредством которых осуществляются вертикальные контакты.
Информация. Необходимость и достаточность
Необходимость - информационные потоки выстраиваются исходя из целесообразности для выполнения основных задач и функций менеджера. Отсюда следует приоритет форс-мажорной информации и информации об отклонениях (функция контроля).
Для обеспечения достаточности следует помнить о двух свойствах информации:
- Индикативность информации — дает возможность снижения нагрузки при получении и осмыслении информации;
- Ограничение доступа — служит целям безопасности и снижения нагрузки при её обработке.
Информация. Регулярность
Принцип соответствия целям — регулярность информации о цели должна соответствовать интервалу планирования для этой цели.
Ритмичность движения информации — интервал движения конкретной информации должен быть неизменным, это позволяет задать ритмичность в операционной деятельности.
Согласованность с операционными планами (встраивание информационных потоков в технологические процессы и процедуры) — ускоряет обработку информации, снижает риск не доставки информации.
Информация. Унификация
Унификация информационного обмена:
- облегчает считывание;
- делает возможным автоматическую обработку;
- снижает количество ошибок.
Информационный план руководителя (ИПР)
Информационный План Руководителя - предлагаемый вариант еженедельного информационного обмена.
Информационный План Руководителя. Алгоритм действий.
- С установленным интервалом (неделя, месяц...).
- По установленному шаблону.
- Подготавливается подчиненными.
- Отправляется снизу-вверх.
- Консолидируется (помощником).
- Обрабатывается руководителем.
- Детали информации уточняются на совещании.
- Отправляется сверху-вниз.
- Обрабатывается подчиненными.
Информационный План Руководителя. Состав
- Период/Дата.
- Ключевые рыночные изменения (PEST), риски и возможности.
- Динамика основных КПЭ (предыдущий показатель, текущий показатель, предыдущее отклонение от плана, текущее отклонение от плана).
- Ключевые организационные изменения в системе управления.
- Ключевые кадровые изменения в системе управления.
- Основные достижения за период (что Сделано?).
- Основные отклонения за период.
- Уточнение целей/приоритетов на ближайший интервал.
- Корректировка задач на ближайший интервал.
Организация совещаний
В целях координации управленческих процессов, проведение регулярных совещаний — обязательно.
Типы совещаний
Основные типы:
- Информирующее/информационное совещание.
- Консультационное совещание.
- Производственное совещание.
Дополнительные типы:
- Круглый стол.
- Мозговой штурм.
Информирующее/информационное совещание
Основной тип совещания. Оперативный метод обмена информацией.
Консультационное совещание
Основной тип совещания. Оперативный метод принятия решения с использованием знаний, опыта и инициативы сотрудников по обсуждаемой проблеме.
Производственное (служебное) совещание
Основной тип совещания. Оперативный метод получения информации для целей контроля и передачи управленческих решений.
Круглый стол
Дополнительный тип совещания. Общение между равноправными членами коллектива с целью выяснения позиций и обмена информацией.
Мозговой штурм
Дополнительный тип совещания. Оперативный метод решения проблемы на основе стимулирования творческой активности, при котором участникам обсуждения предлагают высказывать возможно большее количество вариантов решения.
В статье использованы материалы сайта:
Школа Практического Менеджмента. Обучение руководителей
Читайте ещё: Координация как форма организации сотрудничества