Сегодня цифровизация уверенно шагает по России. Наши же предприниматели, бережно прижимая к груди стопку бумаг, пытаются выжить в новом электронном мире. Но зачем выживать, если можно подружиться с технологиями? Ведь система ЭДО — это экономично и эффективно. И здесь мы рассмотрим и опровергнем все мифы об электронном документообороте.
Миф №1. Бумага надежнее
Большинству бумажный документ привычнее, однако он требует всесторонней проверки, придется вглядываться буквально в каждую запятую. Не говоря уже о том, что печать и подпись можно подделать и за этим тоже нужно следить.
Документ же заверенный электронной подписью изменить невозможно. Любая попытка замены приведет к тому, что файл договора не будет соответствовать файлу подписи. Вывод - в системе ЭДО невозможно подделать документы.
Миф №2. Бумага всегда под рукой, а в цифровых базах все непонятно, вдруг что-то потеряется
Тут все с точностью да наоборот — бумажные документы очень часто теряются: не туда положили, случайно выкинули и так далее. Ситуаций может быть безграничное множество.
С электронным документооборотом вероятность потери просто невозможна. Все входящие и исходящие договора сохраняются на серверах операторов. Все структурировано, что позволит найти нужные документы очень быстро. Вывод - система ЭДО обеспечивает надежность хранения.
Миф №3. Посторонний человек бумаги не увидит, а электронные данные могут украсть хакеры
Владельцы предприятий считают, что если подключить ЭДО, то информация о компании разлетится по всему интернету.
Это, конечно, не так. Операторы работают по защищенным протоколам и попасть в систему можно либо по логину и паролю, либо сертификату ЭП. Согласно российскому законодательству, за сохранность данных отвечают операторы. Вывод - ЭДО надежно защищает бизнес от кражи.
Миф №4. Все конторы работают через разных операторов, под каждого не подстроишься
У разных компаний У разных компаний могут быть разные операторы ЭДО. Что ж теперь, постоянно перескакивать с одного партнера на другого?
В таких случаях на помощь приходит роуминг. Сегодня все операторы ЭДО могут спокойно общаться между собой. Вывод — обмен между разными операторами больше не проблема.
Миф №5. Это же очень дорого!
Ну что ж, давайте примерно посчитаем, сколько компания тратит на бумажные документы:
— покупка бумаг, папок и прочей канцелярии;
— расходные материла: тонеры, краски, картриджи;
— ремонт печатающей техники;
— содержание архива для хранения документов;
— почтовая отправка или услуги курьера.
Грубо говоря, на изготовление, подписание и отправку одного бумажного документа в среднем тратится 200-300 рублей. Представьте, сколько таких документов набежит за год!
Электронный документооборот обойдется в разы дешевле.
Вывод
Развеяв все мифы об электронном документообороте и взглянув правде в глаза можно сделать следующее заключение — система ЭДО нужная, полезная технология, которая позволяет развиваться Вашему бизнесу. Кроме того, в условиях пандемии многие государственные структуры стали принимать только электронные экземпляры, например бухгалтерскую отчетность.
Источник: Клерк.ру
Понравилась статья? Ставь лайки и подписывайся на канал! Впереди еще много интересного:)))
