Всем доброго здравия! Меня зовут Наталья. Работаю руководителем отдела кадров вот уже 20 лет.
График отпусков - очень удобный инструмент планирования. И для больших и для малых предприятий важно составить график отпусков вовремя и придерживаться его в течение всего календарного года. Для меня, как для кадровика, график отпусков важен и нужен. При составлении графика важно учитывать некоторые моменты, а также законодательство. Вы скажите, что о составлении графика отпусков на 2022 год думать еще рано, но я точно знаю, что время проходит быстро, а до ноября уже рукой подать. В декабре придет пора утверждать новый график отпусков.
В нескольких статьях мы с вами рассмотрим нюансы составления графика отпусков и особенности предоставления отпусков отдельным категориям наших работников. Итак, начнем с руководящего состава.
Руководитель и главный бухгалтер - такие же наемные работники организации, как и все. Они имеют право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней. А это значит, что каждый год они могут уходить в отпуск как минимум два раза по две недели.
Особый статус для этих должностей заключается в том, что они держат в своих руках основные полномочия, которые невозможно передать другому лицу без оформления соответствующих документов. Руководитель организации, является ее единоличным исполнительным органом, несет всю полноту ответственности за деятельность организации и имеет полное право действовать без доверенности. Главный бухгалтер является ключевой фигурой в компании. И чтобы при уходе в отпуск этих двух важных работников деятельность организации не приостановилась, следует правильно оформить передачу их полномочий на время их отсутствия.
Каков порядок предоставления отпуска?
По закону оплачиваемый отпуск должен предоставляться ежегодно. При этом отпуск предоставляется в соответствии с очередностью предоставления отпусков, установленной в организации. Это значит, что отпуск руководителя или главного бухгалтера должен быть включен в график отпусков организации. И никак иначе.
Если в случае с бухгалтером понятно - все его документы на отпуск будут подписаны руководителем, то в случае с руководителем возникают вопросы. В зависимости от того, как этот вопрос прописан в уставе, отпуск руководителю может быть предоставлен по решению учредителей (участников) Общества, а может находиться в компетенции самого руководителя. В каждом случае порядок оформления различается.
Если отпуск предоставляется по решению учредителей, руководителю необходимо уведомить их о своем желании уйти в отпуск, указав дату и продолжительность отпуска. Обычно пишут заявление на отпуск. Учредителям на общем собрании необходимо будет принять соответствующее решение, оформив его протоколом. О предоставлении отпуска оформляется приказ, который подписывает уполномоченное на то учредителями лицо, например, председатель общего собрания.
Если предоставление отпуска в компетенции самого руководителя, то он уполномочен подписать все необходимые документы сам. Его отпуск должен включаться в общем порядке в график отпусков, а для того чтобы соблюсти все нормы трудового законодательства, руководителя о предстоящем отпуске должно уведомить за две недели компетентное лицо, обладающее полномочиями по оформлению отпусков, например кадровик. Затем оформляется соответствующий приказ, который подписывает сам руководитель. Если руководителю потребуется отозвать себя из отпуска, он должен будет оформить приказ о досрочном выходе из отпуска, в котором среди прочего указывается причина прерывания отпуска.
Передача полномочий - соблюсти все условия.
Разобравшись с порядком оформления отпуска, приступаем к оформлению передачи полномочий.
Если у руководителя и главного бухгалтера есть заместители, это упрощает ситуацию. Обязанности по замещению этих работников должны быть прописаны у заместителей в их трудовых договорах (должностных инструкциях).
Если же заместители отсутствуют, то возможно несколько вариантов замещения отсутствующих сотрудников:
- выполнение работы другим сотрудником в порядке совмещения должностей;
- выполнение работы другим сотрудником на основе срочного трудового договора или трудового договора по совместительству;
- временный перевод сотрудника на работу руководителем или главным бухгалтером.
Руководитель выдает доверенность - и может смело отдыхать.
Передачу всех или части полномочий руководителя можно и нужно осуществить, дополнительно оформив Доверенность на определенное лицо. Доверенность составляется от имени общества в лице руководителя за подписью последнего и с приложением печати организации. Она предусматривает перечень полномочий поверенному (например, заключение договоров, представление интересов в органах государственной власти, право на подписание определенных доверенностью документов). Если доверенность исполняющему обязанности руководителя выдается также на совершение сделок, требующих нотариальной формы, то и сама доверенность должна быть нотариально удостоверена.
Передав все или часть своих полномочий по доверенности определенному работнику, руководитель остается руководителем - лицом, имеющим правом действовать без доверенности от имени юридического лица. Сведения о представителе не вносятся в ЕГРЮЛ, поскольку он не избирается на должность руководителя учредителями, а полномочия ему передаются на основании приказа и доверенности, а руководитель, в свою очередь, имеет право и во время своего отпуска продолжать подписывать документы.
Сотрудник, который будет выполнять обязанности руководителя или главного бухгалтера, должен будет и подписывать за них документы. Документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, при этом указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.
В графике отпусков обязательно отражаем запланированный и фактический отпуск руководителя (главного бухгалтера). И постараемся донести мысль руководителю, что он -тоже работник, и что он тоже должен отдыхать. Хотя бы 28 календарных дней в году. Иначе возможны штрафы и другие неприятности со стороны контролирующих органов. А нам это надо?
Понравилась статья? Спасибо, мне приятно! Ставьте, дорогие друзья, лайк и подписывайтесь на мой канал. Надеюсь, что вам будет и дальше интересно узнать что-то полезное!
Отдельная благодарность всем дочитавшим до конца.