Историю о мемах от Пентагона много где рассказывали. О том, как осенью в твиттере Кибернетического командования США была опубликована картинка-пародия на российских хакеров. На картинке медведь в шапке-ушанке роняет «вирусные» конфеты. Мем был нарисован будто чуть неуверенно (похоже, такое задание для Пентагона было в новинку) и вызвал у некоторых подписчиков командования вопросы.
Заинтересовал мем и эксперта по кибернетической безопасности Руну Сандвик: она попросила Пентагон прокомментировать, как мем с медведем попал в твиттер. Пентагон запрос удовлетворил, и теперь подробный отчёт о создании картинки может прочитать любой желающий.
Мне отчёт показался любопытным, но не из-за медведя и самой иронии бюрократической жизни, когда на согласование и реализацию такого пустяка, как мем для твиттера, уходит 22 дня, а из-за самих писем. В них масса полезных современных фраз, которые пригодятся любому для деловой переписки на английском.
Начнем с самой первой страницы отчёта. На ней — официальный ответ на запрос Руны.
Письмо написано по довольно распространенной в официальной переписке схеме — начинается с формального обращения, которое пишется на первой строке, отделяется запятой. Основной текст письма начинается с новой строки.
Здесь после Dear мы видим Ms. — стандартное обращение в переписке к женщинам, так как различие между замужней («Mrs. + фамилия») и незамужней («Miss + фамилия») обычно не имеет значения в деловых письмах. Поскольку не важно, замужем женщина или нет, используется «Ms. + фамилия»; Ms. произносится как [mɪs] и используется для всех женщин. Формальные письма, адресованные мужчинам, начинаем с Dear Mr. + фамилия. Если у адресата должность доктора/профессора — начнем с “Dear Professor/Dr. ________,”.
Конечно, не столь официальные письма не обязательно начинать с Dear ___. В том же самом отчёте мы увидим и менее формальные приветствия-обращения, к примеру, письмо для команды художников начинается с весьма игривого “Good morning, graphic team extraordinaire” («Доброе утро, гении графического дизайна»), встретим и “Good Afternoon,” («Добрый день»), и просто обращение ко всей команде “Team,” (именно так, без приветствия, что характерно для рабочей переписки, когда письмо отправляется сразу нескольким адресатам). И в этом нет ничего плохого, менее формальные письма часто начинают с “Hi/Hello [name],” (только пишите именно имя, приветствие наподобие “Hi Robert J. Smith” легко принять за автоматически сформировавший обращение спам). А если имя адресата вам не известно, или получателей несколько, можно вместо весьма официального “Dear Sir or Madam” или “To whom it may concern” написать “Hi there,”. Главное, выбрать соответствующее тону письма обращение, написать его на отдельной первой строчке и не забыть про запятую.
В следующей строке письма мы видим благодарность Руне за запрос. Это тоже стандарт переписки — если вы отвечаете, поблагодарите написавшего за письмо:
- “Thank you for [благодарим за что-то]”.
Для примера возьмем еще одну фразу из отчета — “Thank you for reaching out”, «Спасибо, что связались с нами»).
Если вы пишите адресату впервые, представьтесь и поясните, почему вы написали:
- “My name is [ваше полное имя] and I am a [ваша профессия/должность] writing to you about [причина письма]”.
Часто к письму прикрепляется какой-нибудь файл. К примеру, Пентагон сообщил Руне, что в отчете они не предоставляют некоторую информацию, так как она является классифицированной и предоставляться по запросу не должна, и что подробные сведения об этих конкретных исключениях можно найти во вложении (“Enclosed are ____”).
Фразы “Enclosed is/are ___” и “Please find attached ___” бывает критикуют за чрезмерную сухость и констатацию ненужной информации: ведь о том, что письмо имеет вложение, услужливо подсказывает и сам почтовый ящик. Кроме того, в ответ на фразу, начинающуюся с “Please find”, вы ещё можете в ответ получить саркастичное замечание, что «сами потеряли — сами и ищите».
Если вы хотите обратить внимание адресата на вложение менее официозно и более дружелюбно, вот несколько альтернатив:
- “Here is ______”, к примеру, "Here is the annual report you asked for" — «Вот годовой отчет, который вы запросили»;
- “I have attached _____”."I’ve attached an ebook with some helpful strategies" — «Я прикрепил электронную книжку, в ней несколько полезных стратегий»;
- “The ____ you asked for is attached.” Пример: “The document you asked for is attached” — «Во вложении документ, который вы попросили».
Еще одна интересная фраза из переписки Пентагона — “[name] is cc'd”.
Первоначально "сс", написанное на бумажном письме, означало, что кто-то с помощью “carbon paper”, копировальной бумаги, сделал и отправил точную копию данного письма (его “carbon copy”). И хотя такая бумага больше не используется для изготовления копий, старая аббревиатура продолжает жить в электронной переписке. Таким образом, в электронном письме “cc” по смыслу означает “copy”, то есть поставить в копию письма кого-то еще.
Вот несколько распространенных фраз, которые сообщат адресату о том, что кто-то поставлен в копию, или попросят включить в копию вас:
- “I've cc'd /copied ______ on this email” — «Я поставил в копию _____». Интересный факт: Хотя предлог on в паре с “copy” встречается чаще (и даже прописан в словаре Merriam-Webster), иногда вместо него стоит in — “I think Hatem and Patricia may be interested, so I’ve copied them in too” («Поставил также в копию Хатема и Патрицию, думаю, им может быть интересно»). Это не ошибка, просто норма ещё до конца не сформировалась, так как само явление электронной переписки относительно новое.
Еще фразы о копии письма:
- “I have cc'd Robert on this email”, или даже упрощенное “ I've cc'd Robert” — «Я поставил в копию письма Роберта».
- “Please email them all and cc me” — «Пожалуйста, напишите им, а меня поставьте в копию».
- “Make sure you cc Sam” — «Убедись, что Сэм получит копию письма».
Иногда нужно попросить получателя переотправить письмо кому-то. Такая фраза в переписке из отчёта Пентагона тоже используется:
- “Please forward to ____”.
Глагол “forward” означает переслать, перенаправить. К примеру, если вы получили письмо, в котором вас просят сделать что-то, чем в вашей фирме занимается менеджер по маркетингу, можно написать, что вы переслали письмо ему — “I have forwarded your email to our Marketing Manager”.
После того, как вы, в зависимости от обстоятельств, поприветствовали адресата, поблагодарили за ответ, ответили на вопросы или пояснили, для чего писали (а также рассказали обо всех вложениях, копиях и форвардах), самое время для «завершающих фраз». Снова обратимся к переписке из отчёта и найдем там прекрасную фразу:
- “Please let me know if you have any questions” — мы предлагаем получателю письма связаться с нами, если возникнут какие-либо вопросы.
Вы также можете:
- Предложить при необходимости предоставить дополнительную информацию — “If you require any further information, let me know”;
- Сказать, что вы поможете, если будет нужно, надо только написать — “Drop me a line if I can do anything else for you”;
- Намекнуть, что ждёте ответ — “I look forward to hearing from you soon”;
- Поблагодарить за то, что вам помогли/уделили время — “Thank you for your help/time”.
Настало время для заключительной фразы, коих существует великое множество. Забавно, что и среди носителей английского языка возникают споры, какими же словами лучше всего подписать электронное письмо, а статьи на тему “Best Email Sign-Offs” печатаются крупными изданиями из года в год (и списки фраз в этих статьях разнятся).
Я перечислю здесь несколько возможных вариантов, но сперва интересный момент — в переписке Пентагона большинство писем не имеют завершающих фраз, за исключением нескольких “Very Respectfully,” (встречается и сокращенная версия “V/R”). Не спешите перенимать эту фразу, она зачастую используется военными США, особенно младшими по званию при переписке с военнослужащим более высокого ранга. Бывает, фраза встречается и в письмах государственных чиновников и духовенства. Для «гражданских» ситуаций есть более нейтральные варианты:
- “Best Regards,”/“Best,”/“Regards,”— одни из самых часто встречаемых вариантов. Отлично подходят для деловой переписки, а если с адресатом вы переписывайтесь не в первый раз, можно выбрать вариант покороче. Не бойтесь здесь лаконичности, “Best,” и “Regards,” — нейтральны и безопасны в электронной переписке.
- “Kind regards,”/“Kindest regards” — ещё одно деловое приветствие, которое тоже часто встречается.
- “All the best,” — приятная смесь теплоты и формальности, подходит как для деловой переписки, так и для личной. Словно крепкое рукопожатие в конце вашего письма.
- “Sincerely,” — будьте осторожны с этим вариантом в электронной переписке. Он подходит для отправления резюме в компанию мечты или очень официальной переписки, в обычном деловом письме может прозвучать очень официозно, возможно стоит выбрать более нейтральный вариант.
- “Thanks,”/“Thank you” — если вам есть, за что испытывать признательность к получателю, вполне безобидный способ завершить своё письмо.
Заключительная фраза пишется с новой строчки, после нее идет запятая. Под завершающей фразой пишем сначала имя, затем фамилию. Если вы пишите от лица компании, укажите должность, название организации, возможно контакты, если хотите дажть шанс получателю связаться с вами другими способами, помимо электронной почты.
На этом, пожалуй, всё. Как говорится, пока, пишите письма!