В каждой компании свои особенности. Своя культура, свой дух. И уникальная структура подчиненности внутри. Где-то плодят много директоров - для каждого отдельного направления, вида работ или просто для «общих вопросов». В других, у каждого начальника есть заместитель. Даже у начальника хоз.службы.
Однажды я видел структуру, где в подчинении у финансового директора был автотранспортный цех.
Не хочу сказать, что это плохо, просто везде своя специфика и очень часто структура подстраивается не только под реалии конкретного этого предприятия, но и под конкретные личности.
Часто и роли разных подразделений в жизни предприятия находятся на разных уровнях важности. На одном заводе самым уважаемым подразделением был отдел охраны труда и пром.безопасности. Они часто кого-то ловили на нарушениях и даже устраивала облавы. Их реально боялись все. В другом предприятии всеми рулила главный бухгалтер, порой даже директору указывала что тот должен делать. И он делал, хоть и был собственником.
Часто самым уважаемым подразделением является коммерческая служба, с чем, кстати, согласны многие западные гуру менеджмента. Также и экономическая служба где-то является авторитетом, а где-то сидит тихонько и не отсвечивает. Во многом, конечно, все это - пресловутая «роль личности в истории». Т.е. просто отражение отношения к руководителю службы. Случается, что и в экономической службе авторитарный, моментами даже тираничный, но при этом грамотный руководитель, который рано или поздно заставляет окружающих уважать и себя и свою службу. Но таких титанов духа не так уж и много.
Но как быть, если текущий начальник еще не наработал себе безоговорочный авторитет? Какие у экономистов есть способы повысить доверие и авторитет своей службы? Самый логичный и, пожалуй, наиболее правильный метод – это повысить эффективность работы. Если ты уверен в результатах своей работы, то ты можешь с легкостью отстаивать эти показатели. Все кругом начинают ощущать твою приближающуюся к абсолюту правоту. И, что самое главное, крепнет твое ощущение собственного профессионализма, твоя уверенность и способность свернуть горы.
А эффективность работы экономиста, это что? Это своевременность и точность. Или даже быстрота и достоверность. То, насколько быстро (своевременно) он формирует свои отчеты, прогнозы, анализы, планы и насколько этим показателям можно верить. Здесь нужно уточнить эти, казалось бы, простые понятия.
«Точность» чаще всего понимается буквально, или математически – «точность расчета до стольки-то знаков после запятой». И экономисты также грешат подобным пониманием. 99% моих знакомых экономистов считают долгом чести сделать расчет с «точностью до копейки». Т.е. оставить 2 знака после запятой. И потом ходят с ощущением хорошо выполненного долга. Так вот, такое понимание неверное. Более того – в ряде случаев оно вредно. «Точность» следует понимать как «достоверность». Другой синоним – «сходимость отчетов». И это не когда «все до копейки» посчитано, а когда ваш текущий отчет совпадает с другими отчетами, как вашими, так и других служб и вы уверены, что он отражает действительное состояние дел. И вот как раз с этим часто беда. Вот парочка ярких примеров «неточностей»:
- отчет «План/факт БДР» экономистов не совпадает в доходной части с отчетом о продажах коммерческой службы (причин может масса: учет без НДС / с НДС, учет не всех видов продаж, учет по отгрузке, по поступлению денег и т.д.);
- отчет нарастающим итогом за текущий месяц не совпадает арифметически с аналогичным за прошлый период + крайний месяц. Причины чаще всего в исправлениях «задним числом», которые довнесли в этом периоде;
А со своевременностью еще большая проблема. Расчеты выполняются не тогда, когда нужно, а тогда, когда получается. Опять же, по разным и очень уважительным причинам:
- бухгалтерия долго закрывает период;
- для расчета нужно собрать разные данные с разных отделов, которые тоже не торопятся;
- у нас сейчас бюджетирование, подождите со своими запросами;
- вы хоть представляете, сколько здесь работы? Какое «завтра»?! Не раньше чем через неделю!!!
Все это считается «нормальной работой службы». Причем, так считают все, от самих исполнителей, до заказчиков и директората. Как можно улучшить эту «нормальность»? У меня есть несколько рецептов.
Точность
Давайте для ясности перефразирую сейчас этот показатель в «достоверность». Идеальное состояние этого показателя – все на предприятии безоговорочно не сомневаются, что данные достоверны.
У этого показателя я нашел 2 слабости, устранив которые можно сильно повысить его качество:
1. Разные системы координат, в которых работают разные службы. Простой пример с продажами / доходами. Коммерческая служба обычно измеряет этот показатель с НДС. Экономисты – без НДС. Экономисты данные принимают по документу продажи, а коммерсанты могут это же учитывать по факту поступления денег. Очевидно, что для решения этой проблемы нужно просто сверить системы координат и договориться о едином формате.
2. Ошибки в исходных данных. В свое время, проведя анализ ошибок в отчетах ПЭО я был поражен тем, что более 90% недочетов коренятся именно в «кривых» данных от учетной системы. Естественно, они потом находят свое продолжение в отчетности. Другими словами: хотите хорошие отчеты – собирайтесь с бухгалтерией и перетряхивайте вашу систему учета первичных данных. Это первое, что нужно будет сделать и без чего все остальное бесполезно.
Срочность
Или же «своевременность». Из названия понятно, что основная ценность здесь – когда отчет поступил вовремя.
«Вовремя» - это когда нужно потребителю отчета, а не когда удалось сделать.
Ну и порядок действий здесь достаточно прост:
- выяснить у потребителей желаемый срок;
- не уходя от потребителя, узнать у него же, а какие цифры он смотрит в отчете и зачем?;
Удивительно, сколько отчетов и других действий выполняется не потому, что они кому-то нужны, а по традиции. И еще более удивительно, что выбросив из отчета ненужную информацию удается в разы сократить время его подготовки.
- перетрясти цепочку формирования данных для отчета и выяснить, можно ли ускорить ее прохождение;
- установить технически выполнимый норматив сроков подготовки отчета.
А потом периодически все это дело пересматривать и пытаться оптимизировать.
Занимаясь такими делами в своей службе, я неожиданно понял, что это называется «клиентоориентированность». А методы, которые я применял, по сути являются инструментами из lean -офис, а чем я узнал позже. Порадовался, что раз не я один пришел к этим выводам, значит на верном пути. Чего и вам желаю.