Продолжаем разговор о ресурсах организации. Сегодня – человеческие ресурсы.
Актуальный перечень ранее опубликованных статей со ссылками можно посмотреть/скачать.
Персонал любой организации представляет наиболее ценный ресурс, но, с точки зрения управления, он и самый хлопотный.
В ГОСТ Р ИСО 9001 человеческим ресурсам посвящена буквально пара строк:
«7.1.2 Человеческие ресурсы
Организация должна определить и обеспечить наличие должностных лиц, необходимых для результативного внедрения системы менеджмента качества и для функционирования и управления ее процессами».
То есть вроде бы всё просто – нарисовали штатное расписание, приняли людей и начали зашибать деньгу, попутно повышая удовлетворенность потребителей.
Но, не всё так просто в этом мире бушующем...
Во-первых, персонал организации сам является потребителем услуг организации (поэтому не нужно забывать о мониторинге удовлетворенности этого потребителя).
Во-вторых, на страже прав персонала стоит куча надзорных ведомств, вооруженных Трудовым кодексом и прочим федеральным законодательством. Так что, если хотим зашибать деньгу и при этом не являться потребителем услуг российского ФСИН, стоит посерьёзнее отнестись к управлению персоналом.
Целесообразно в Вашей СМК управление персоналом определить как процесс.
Основную цель этого процесса можно определить так: обеспечение наличия в организации компетентного персонала, в количестве, необходимом для эффективной реализации процессов СМК.
Как всегда, припомним некоторые термины.
Под персоналом обычно понимают личный состав организации, включающий всех наемных работников, а также работающих собственников и совладельцев.
Практически любой процесс управления персоналом осуществляется реализацией следующих процедур:
- определение потребностей в персонале;
- подбор и отбор персонала;
- оформление трудовых отношений с персоналом;
- управление персоналом в процессе деятельности (в том числе мотивация и стимулирование труда, обеспечение надлежащей среды для функционирования процессов);
- оценка компетентности персонала (в том числе организация продвижения персонала на основе оценки);
- профессиональное развитие персонала;
- оформление и поддержание в надлежащем состоянии документированной информации (документов и записей), образующейся в процессе управления персоналом.
Не забываем при реализации процедур процесса про риск-ориентированное мышление (о нем говорили – здесь).
Определение потребностей в персонале, как правило, производится на основе перспективных планов развития организации, планов производства продукции, планов освоения новых видов продукции и анализа состава существующего персонала.
Порядок действий при определении потребностей в персонале подробно описан в «СТО 8765RISO-106-2022 Система менеджмента качества. Управление персоналом. Общие положения». Смотреть – здесь.
Текущую потребность в персонале целесообразно планировать. План реализации потребностей, естественно, подлежит контролю.
На основании плана производится подбор и отбор персонала.
При подборе персонала используют как внешние, так и внутренние источники.
Внутренние источники удовлетворения потребности организации в персонале:
- объявления о найме на работу через внутренние средства информации организации (информ-лист, доска объявлений);
- совместительство и совмещение по рабочим профессиям и должностям специалистов;
- обращения к руководителю организации с предложениями о выдвижении кандидатов с требуемыми характеристиками с целью реализации карьерного роста;
- обучение, повышение квалификации в организации (при наличии возможностей), переобучение без отрыва от производства на смежную и вторую профессию;
- перемещение работника с одного участка на другой при получении согласия сторон при сокращении объемов производства продукции, структурных изменениях;
- результаты аттестации.
Внешние источники удовлетворения потребности организации в персонале:
- активный поиск кандидатов через городскую и региональную службу занятости населения;
- приглашение на работу бывших работников организации;
- активный поиск кандидатов через интернет (размещение объявлений на сайтах по трудоустройству);
- участие в ярмарках вакансий (при наличии);
- рекламные объявления в средствах массовой информации и на рекламных стендах города и области;
- контакты с другими организациями;
- работа с учебными заведениями (заключение договоров о взаимном сотрудничестве, организация практик студентов (производственной и преддипломной);
- организация работ вахтовым методом;
- подготовка специалистов за счет средств организации в средних профессиональных и высших профессиональных учебных заведениях;
- самостоятельное обращение людей, ищущих работу;
- заключение срочных договоров о работе со студентами среднего и высшего профессионального образования в период практики и свободного от учебы времени.
Подобрали? Отбираем!
Отбор подобранных кандидатур проводится, как правило, в несколько, последовательно проводимых, этапов.
1 Предварительная отборочная беседа (организовывается начальником ОК). Целью предварительной беседы является выявление кандидатов, обладающих минимальным набором характеристик, необходимых для занятия вакансии. Критериями отбора на этом этапе является соответствующее образование (подготовка) и официально зафиксированный опыт работы по специальности, профессии.
2 Анализ пригодности кандидата по представленным подлинным документам и заполненной анкете (проводится начальником ОК). Анализ пригодности кандидата проводится на основании подлинных документов об образовании, подготовке или повышении квалификации, аттестации, записей в трудовой книжке о выполнении определенных видов работ по профессиям, специальностям соответствующей квалификации или должностей и дает возможность оценить опыт работы, знания и умения кандидата.
3 Собеседование и оценка кандидата. Цель собеседования - оценка степени соответствия кандидата портрету подходящего организации работника, оценка его способностей выполнения требований и должностной инструкции, потенциала его роста и развития, выявление профессионализма, владения методами работы.
В зависимости от уровня должности в структуре управления организации, категории профессии, собеседования проводятся:
- специалистом отдела кадров;
- начальником отдела кадров;
- руководителями подразделений непосредственно при ознакомлении с условиями труда на рабочем месте, требованиями рабочей, должностной инструкции, оплатой труда, социальными льготами, положениями отдельных нормативных актов, касающихся деятельности работника на производстве;
- заместителями руководителя организации по направлениям;
- руководителем организации.
На основе анализа информации, полученной в результате собеседований, руководитель организации (или начальник отдела кадров – по указанию руководителя) принимает решение о приеме кандидата на работу. Начальник ОК на основании этого решения выдает направление в медицинское учреждение, где указывается характер работы.
Отобрали? Оформляем трудовые отношения!
Как правило, лицо, поступающее на работу в организацию, предъявляет документы согласно ст.65 ТК РФ.
Могут понадобиться и дополнительные документы – в отдельных случаях с учетом специфики работы, предусмотренные ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации, постановлениями Правительства Российской Федерации.
Трудовые отношения возникают между работником и работодателем на основании трудового договора, заключаемого ими в соответствии с ТК РФ Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится в отделе кадров.
Трудовой договор может заключаться (ст.58 ТК РФ):
- на неопределенный срок,
- на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор), если иной срок не установлен ТК РФ и иными федеральными законами.
При заключении трудового договора в нем, по соглашению сторон, оговариваются условия работы и оплаты труда, может быть предусмотрено условие об испытании работника в целях проверки его соответствия поручаемой работе (ст.70 ТК РФ), за период которого непосредственно в рабочей обстановке проверяется обоснованность сделанных выводов о пригодности кандидата на вакансию (ст.71 ТК РФ).
Заключенный трудовой договор является основанием для издания приказа по организации о приеме кандидата на работу.
Формы документов, применяемых в организации при оформлении трудовых правоотношений, в процессе трудовой деятельности и при увольнении целесообразно (для оперативности) устанавливать не стандартом, а сборником форм документов.
Сборник, как правило, оформляется персоналом ОК, подлежит ежегодной проверке (об этом уже нужно писать в СТО) на соответствие установленным законодательством требованиям, при необходимости – корректируется. Есть смысл вести сборник в электронном виде (в виде отдельной папки с соответствующими правами доступа).
В сборник обычно включают формы следующих документов:
- трудовой договор;
- личная карточка работника;
- анкета;
- заявление работника о приёме, об увольнении, о переводе на другую работу,
- соглашение сторон об изменении условий трудового договора;
- приказы (распоряжения) о приеме, увольнении и переводе работника на другую работу.
Кроме этого, в сборнике устанавливают формы книг регистрации:
- трудовых договоров и приказов (распоряжений) о приеме на работу;
- соглашений сторон об изменении условий трудового договора;
- приказов (распоряжений) о переводе работника на другую работу;
- других необходимых документов, используемых в кадровой работе.
Не забываем о соответствии форм требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
Решение о ведении личных дел работников организации принимает руководитель организации. Это решение целесообразно оформить документально.
Оформили? Пытаемся управлять персоналом в процессе трудовой деятельности...
В организации могут применяться следующие методы управления персоналом в процессе трудовой деятельности:
- административные;
- экономические;
- социальные.
Административные методы управления могут быть:
- организационными;
- распорядительными.
Организационные воздействия обычно реализуются путем издания и доведения до персонала (в части, касающейся) следующих организационно-распорядительных документов:
- штатное расписание;
- устав организации;
- положения о подразделениях;
- положения о видах деятельности;
- должностные (рабочие) инструкции;
- инструкции по охране труда;
- правила внутреннего трудового распорядка.
Организационные воздействия также должны реализовываться путем организации рабочего места (среды для функционирования процессов), регулирования условий труда.
Распорядительные воздействия реализуются путем издания и доведения до персонала (в части, касающейся) следующих документов:
- приказы (распоряжения, указания, предписания).
Распорядительные воздействия также реализуются путем:
- проведения инструктажей;
- издания плановых документов;
- нормирования труда;
- координации выполняемых работ;
- контроля исполнения.
Экономические методы управления включают в себя действия в рамках управления оплатой труда персонала.
Социальные методы управления обычно включают в себя следующие виды воздействий:
- социологические исследования (это и есть мониторинг удовлетворенности персонала как потребителя – об этом говорилось выше);
- общение и переговоры с персоналом на всех уровнях управления организации;
- реализация принципов социального партнерства в сфере труда.
Не забываем, что общение имеет целью, ни много ни мало, выполнение требований ГОСТ Р ИСО 9001: формирование необходимых факторов среды для функционирования процессов:
- социальные (отсутствие дискриминации в коллективе, спокойствие, бесконфликтность);
- психологические (снижение уровня стресса, профилактика эмоционального выгорания, эмоциональная защита).
Реализация принципов социального партнерства в сфере труда производится в соответствии с разделом II ТК РФ.
Адаптация персонала
Очень важный этап управления персоналом – адаптация. Работнику, когда он ещё готов называть на «Вы» даже кошку, необходимо помочь освоиться на новом месте работы. Это: минус стресс у работника, плюс – работник не сбежит через пару дней.
Процедура адаптации производится после оформления трудовых отношений и, обычно, включает в себя:
- разъяснение всех положений трудового договора;
- проведение всех видов инструктажей, предусмотренных для данной должности (специальности);
- доведение правил трудового распорядка;
- доведение положений коллективного договора (при наличии);
- доведение должностной (рабочей) инструкции;
- доведение политики и целей организации в области качества (а как же без этого!);
- разъяснение места и функции работника в процессах и процедурах СМК организации;
- обеспечение работника всем необходимым для осуществления своих обязанностей (средства производства, средства индивидуальной защиты и др.);
- вводный инструктаж на рабочем месте;
- ознакомление с документами, регламентирующими производственный процесс;
- закрепление наставника (при необходимости);
- представление сотрудника на собраниях (совещаниях) подразделения (организации).
В течении первого месяца работы сотрудника руководителю подразделения необходимо проводить ежедневное общение с этим сотрудником по вопросам адаптации в коллективе и принимать, при необходимости, срочные коррекции.
Оцениваем компетентность персонала
Оценку компетентности персонала в организации, обычно проводят в виде:
- аттестации;
- проверок руководителями в процессе деятельности.
Как правило, порядок оценки компетентности устанавливают отдельным стандартом (положением, инструкцией). О нюансах оценки компетентности я расскажу в одной из ближайших статей.
Профессиональное развитие персонала
Профессиональное развитие персонала производится в соответствии с требованиями раздела IX ТК РФ, Федерального Закона «Об образовании в Российской Федерации».
Профессиональное развитие персонала производится по следующим направлениям:
- профессиональная подготовка по профессиям рабочих, должностям служащих;
- переподготовка рабочих, служащих;
- повышение квалификации рабочих;
- повышение квалификации руководителей, специалистов и служащих, включая стажировку.
Профессиональное развитие персонала также реализуется в организации кадровыми перемещениями на вышестоящие должности.
Как правило, порядок профессионального развития персонала также устанавливают отдельным стандартом (положением, инструкцией). О нюансах профессионального развития - в одной из ближайших статей.
Храним документированную информацию по персоналу
Ответственность за оформление, хранение и поддержание в надлежащем состоянии соответствующей ДИнф (документов и записей) об образовании, подготовке, компетентности персонала возлагается, как правило, на начальника отдела кадров.
Сроки хранения указанной ДИнф установлены:
- Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» (125-ФЗ от 22.10.2004);
- приказом Федерального архивного агентства «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» (№ 236 от 25.12.2019).
Не забываем про защиту персональных данных!
И напоследок. Если Вы квалифицировали управление персоналом как процесс, не забудьте упомянуть о том, как Вы будете управлять несоответствующими результатами процесса (п.8.7 ГОСТ Р ИСО 9001), в случае чего...
Содержание стандарта организации, в который включено всё, о чем шла речь в статье можно посмотреть на сайте проекта «СМК-консультант». Это СТО 8765RISO-106-2022 «Система менеджмента качества. Управление персоналом. Общие положения».
Хотите посмотреть СТО по ГОСТ РВ 0015-002-2020? Сюда: СТО 123456RW-106-2021 «Система менеджмента качества. Управление персоналом. Общие положения».
Актуальный перечень ранее опубликованных статей со ссылками можно посмотреть/скачать.
3.04.2021