Впервые идею создать внутренний портал Инфомаксимум озвучили в 2019 году на одной из планерок. Такой вопрос казался логичным —компания стремительно росла, увеличивался штат сотрудников, менялась корпоративная культура. Несколько лет назад для работы нам хватало небольшой студенческой аудитории, а теперь у нас офисы на двух этажах бизнес-центра. Мы пришли к выводу, что нам нужен инструмент, способный:
- объединять информацию о компании и ее основных ценностях;
- взять на себя некоторые ознакомительные функции HR-менеджера;
- создать коммуникации между подразделениями.
Так началась работа над созданием внутреннего корпоративного портала.
В первую очередь было необходимо сформировать рабочую группу, которая бы полностью создала сайт. В составе оказались PR-менеджер, HR-специалист, директор по развитию и главный бухгалтер.
Чтобы не отвлекать дизайнеров и разработчиков от основных задач, приняли решение «пилить» портал самостоятельно, определили концепцию и основные составляющие — информационный, коммуникационный и корпоративный блоки.
Информационный блок
Главная страница — это первое, что видит посетитель портала. Было решено сделать ее максимально удобной и отразить главное:
- историю компании;
- ценности;
- наши программные продукты;
- руководство;
- контакты.
Инфоблок включает в себя разделы:
- Конституция — коротко, но содержательно о главных принципах работы Инфомаксимум;
- Офис — схема и описание расположения опенспейсов;
- Мы — о сотрудниках, подразделениях, рабочих местах и прочем.
У каждого специалиста есть собственная страница, на которой изложена краткая информация о его увлечениях. Если человек не против, указываем его аккаунты в соцсетях.
Раздел «Кто где сидит» подтвердил свою актуальность в момент переезда в новый офис и при частичном выходе с удаленки. Плюс возникают моменты, когда новичкам одного отдела необходимо обратиться с вопросом к специалистам другого — можно не тратить время на их поиски, а просто посмотреть рассадку на портале.
Корпоративный блок
Основное предназначение – информировать о дополнительных аспектах жизни компании. Здесь:
- Опросники — специалисты могут поделиться своим настроением, получить ответы на свои вопросы, предложить темы для мероприятий;
- Скидки — подробное описание предоставляемых компанией бонусов;
- Календарь — в дополнение к тому, что стоит на рабочих столах специалистов. В нем периодически появляется расписание мероприятий, акций и т.д.;
- Новичкам — краткий экскурс по всему, что может потребоваться специалисту в первое время: регламент, вопросы обустройства рабочего места и т.д.;
- Популярные вопросы — моментально получить ответ, не сбавляя ритма работы;
- Вопросы бухгалтеру — все, что касается документации;
- Фото и видео — отчеты о состоявшихся мероприятиях.
Коммуникационный блок
Самое важное, что здесь есть — это односторонний чат «Фабрика идей». Каждый специалист может предложить идеи, например, по улучшению продуктов или корпоративной жизни, пожаловаться на что-то, посоветовать, прокомментировать. Все заявки обрабатываются оперативно, и дается ответ либо в рабочий чат, либо на личную почту сотрудника.
До этого у нас «висела» доска объявлений, на которой ребята могли продать или купить что-то полезное. Одно из последних сообщений: «Отдам котят в добрые руки». Летом минувшего года мы перенесли страничку в рабочий мессенджер, создав внутренний чат. Идея поступила от команды, потому что так было удобнее общаться и обмениваться информацией.
Библиотека – здесь указана каждая книга, которая есть в нашем офисе, их можно взять почитать в перерыве или дома. Также есть разделы:
- Мы имеем: бумажные книги на разную тематику;
- Process Mining — ссылка на Confluence, где собран пул экспертных материалов и книг на тему процессной аналитики;
- Заказать новую книгу — сотрудники могут не ходить в магазин, а просто загрузить название, автора и обложку в форму связи.
В завершении
После двух лет использования инструмента и анализа отзывов сотрудников можно сделать вывод, что портал действительно приносит пользу. Мы его постоянно совершенствуем и останавливаться не собираемся — в ближайшее время планируем добавить интерактивности и геймификации.