Бюрократия? Да нет, наверное.
Может ли человек существовать вне бюрократии? И каково её место в человеческой и общественной жизни сегодня?
Большинство читателей этой статьи наверняка даст обоснованные, но необязательно однозначные ответы. Для начала обратимся к этимологии и определению.
Термин бюрократия своим появлением обязан французу Венсану де Гурнэ (1712-1759 гг.).
Само слово объединило в себе bureau (офис) + cratie (власть). Оставим в стороне определения, содержащие в себе явную негативную окраску, и рассмотрим определение Британской Энциклопедии:
Бюрократия - "особая форма организации, характеризуемая сложностью, разделением труда, неизменностью, профессиональным менеджментом, иерархической координацией и контролем, строгой субординацией и легальной властью."
Такое вполне нейтральное определение содержит в себе основные причины появления и существования бюрократии в человеческой и общественной жизни:
- Сложность - чем больше элементов содержит в себе организация, тем сложнее управлять процессами без строгих регламентов
- Разделение труда - для максимально эффективного выполнения простейших операций менеджмент стремится делить рабочий процесс на участки, контроль за выполнением которых можно доверить менее квалифицированной и более дешёвой рабочей единице
- Неизменность - вероятно самая спорная составляющая, благодаря которой неэффективные системы с помощью инструментов бюрократии могут существовать продолжительное время в интересах отдельных лиц
- Профессиональный менеджмент - когда в подчинении находится плеяда не очень квалифицированных исполнителей, требования к менеджменту очевидно возрастают, менеджер обязан осуществлять постоянных контроль эффективности деятельности организации, исполнения и обновления регламентов
- Иерархическая координация и контроль - основные инструменты бюрократии, которые добросовестный менеджер использует во благо организации, а недобросовестный для неизменности собственного статуса на верхушке иерархии
- Строгая субординация - скорее следствие выше описанных составляющих бюрократии, которое заменяет личностные отношения и харизму в строгих формальных организациях идеальной бюрократии (при злоупотреблении становится инструментом угнетения или протеста без формального нарушения регламента)
- Легальная власть - верховенство регламентов и приказов, являющееся основой существования бюрократии
Фантомная бюрократия.
Взаимоотношения человека и бюрократии, так или иначе, оказывают значительное влияние на эффективность персонала и способность организации к обучению и внедрению инноваций.
Тем не менее, человек XXI века старается минимизировать присутствие бюрократии в своей жизни. Неизбежная необходимость переживать формализованную рутину, документооборот и субординацию все сильнее отдаляет наёмного работника от традиционного офисного пространства и стимулирует его все активнее оцифровывать собственное окружение и выстраивать неформальные связи, основанные на взаимных интересах.
Но бюрократия ли является основной причиной нашего негодования на рабочем месте?
Если разделение труда рационально, менеджмент добросовестно использует инструменты бюрократии, а регламенты способствуют применению лучших стандартов, делает ли это жизнь офисного сотрудника хуже? К сожалению, идеальных бюрократических организаций не существует.
Бутылочное горлышко.
Напротив, на практике очень распространены такие явления как, например,"синдром вахтера", когда человек, осуществляющий незначительный в масштабе деятельности организации функционал, старается доказать всем окружающим безусловную собственную важность.
Такие люди ищут и провоцируют ситуации, когда окружающие люди попадают в зависимость от них, что нарушает нормальный рабочий процесс и способствует лишней трате рабочего времени и сил для выполнения основной деятельности.
Знать свою бюрократию в лицо.
Другой пример иллюстрирует искусственную или фантомную бюрократию. Явление, когда менеджер среднего звена настолько боится вышестоящего руководства, что придумывает новые правила дополнительной неформальной бюрократии в стремлении переложить часть ответственности за принятое решение и его возможные негативные последствия.
Подчинённые такого руководителя, в особенности мало знакомые с действующими в компании регламентами, зачастую запуганы и беспрекословно умножают рутинную составляющую, снижая собственную эффективность и беря на себя дополнительную ответственность за решения менеджеров среднего звена.
Стадии принятия бюрократии
В заключение, стоит отметить, что человек, сталкивающийся с проявлениями неидеальной бюрократии в компании, с высокой вероятностью либо пройдет все стадии принятия неизбежного, либо будет вынужден покинуть компанию:
- Отрицание - Вы делаете вид, что бюрократия не существует
- Гнев - Вы не можете отрицать, но ненавидите её всей душой
- Торг - Вы устали ненавидеть её и ищете обходные пути
- Депрессия - Обходных путей нет, Вас это угнетает
- Принятие - Вас не волнует бюрократия, Вы становитесь её частью
Может ли менеджмент пытаться искоренить неизбежный атрибут корпоративной жизни? Должен ли?
Для начала можно попробовать сделать бюрократию понятной и удобной, проанализировав проявления фантомной бюрократии и проверить актуальность утверждённых регламентов.
Правила пишутся людьми, люди их и меняют.