Долго держать наличные в кассе - не лучшее решение, поэтому при использовании ККТ в конце рабочего дня необходимо закрывать смену и сдавать денежные средства в инкассацию. Как провести эту процедуру правильно, читайте в нашей пошаговой инструкции.
Из статьи вы узнаете:
- О требованиях к лицу, ответственному за инкассацию
- О лимите кассы
- О правильном закрытии смены перед инкассацией
- О порядке действий при инкассации денежных средств
- Как вести бухгалтерский учет денег, сданных инкассаторам
Правила для кассира и лимит кассы перед инкассацией
В любой организации в обязательном порядке должна вестись кассовая документация, а за прием, хранение и распределение денег в кассе отвечает кассир, назначенный приказом руководителя магазина. Именно кассир должен знать порядок действий при инкассации денежных средств.
Требования к кассиру
Кассир является материально ответственным лицом. Он должен знать порядок ведения кассовых операций и в процессе работы соблюдать все правила. Это касается сохранности денег в кассе, ведения кассовой книги, оформления документации.
Читайте также: Кассовые аппараты: что нужно знать предпринимателю
Исполнять обязанности кассира могут разные сотрудники. На предприятии на кассе может работать бухгалтер, в небольшом магазине – продавец. Помещение кассы должно обеспечивать надлежащий уровень защиты и сохранности денег – быть по мере возможности изолированным без возможности доступа посторонних лиц.
Ускорить работу кассира на кассе, исключить ошибки и расширить функионал кассового аппарата помогает специализированная кассовая программа. Бизнес.Ру – одна из ведущих кассовых программ, позволяющая эффективно вести товароучет, поддерживающая маркировку и функции отложенного чека. Посмотрите бесплатно демо-версию программы прямо сейчас>>>
Требования к лимиту кассы
Как известно, каждое предприятие приказом утверждает свой лимит остатка кассы – максимальная сумма денежных средств, которая может храниться в кассе организации на конец рабочего дня.
Все денежные средства, находящиеся в кассе сверх данного лимита, в обязательном порядке должны сдаваться в банк. После чего они должны зачисляться на счет предприятия.
КО-1. Приходный кассовый ордер
КО-2. Расходный кассовый ордер
КО-3. Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов
КО-5. Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств
Лимит остатка кассы магазина необходимо правильно рассчитать и согласовать, основываясь на обороте денежных средств за день. Это должна быть сумма, обеспечивающая нормальную и стабильную работу магазина.
Лимит остатка кассы утверждается приказом руководителя сроком на год. При его расчете важно учитывать выручку фирмы за последние несколько месяцев, поделенную на количество рабочих дней.
Также необходимо учитывать расходы фирмы – в том числе, зарплаты, пособия, выданные работникам – после чего сумму расходов также делят на количество рабочих дней за последние несколько месяцев (например, четыре месяца). Данное число и будет среднемесячной суммой расходов фирмы.
Читайте также: Кассовые аппараты согласно 54-ФЗ
В приказе об утверждении лимита остатка кассы важным аспектом будет указание сроков, в которые магазин предположительно будет сдавать выручку. Это может быть ежедневно (например, для магазинов) или раз в несколько дней, для предприятий малого бизнеса.
Расчет лимита кассы заверяется подписью и печатью руководителя организации и бухгалтера, составляется в двух экземплярах, один из которых остается в бухгалтерии, а второй сдается в финансовое учреждение, в котором у магазина открыт банковский счет.
Читайте также: Контроль за соблюдением кассовой дисциплины для ООО и ИП
Правила закрытия кассы перед инкассацией
Руководитель и кассир организации должны следить за тем, чтобы после рабочего дня сумма денежных средств в кассе не превышала положенного лимита. Передача сверхлимитных денег в банк организуется специализированной инкассаторской службой банка.
После закрытия смены необходимо перед инкассацией сформировать отчет. Есть несколько видов отчетных документов.
- Основной Z-отчет (или базовый) формируется обязательно после окончания смены. Обычно в кассовой программе можно настроить: автоматическую инкассацию (предполагает, что все деньги после закрытия смены изымаются из кассы) и инкассацию вручную (кассир прописывает, сколько денег было изъято из кассового ящика).
- Неосновные отчеты. К ним относятся отчет о закрытии смены по отделам магазина, Z-отчет по кассирам и т.д.
Если продаж не было и касса не требовалась, делают нулевой Z-отчет.
После отчета о закрытии смены проводится инкассация.
Порядок действий при инкассации денежных средств
Перечислять свои денежные средства на счет в банке фирма может различными способами:
- через кассу банка;
- с помощью инкассаторской службы банка или просто воспользовавшись услугами специализированной инкассаторской службы;
- через услуги почтовой связи или при помощи автоматических сейфов.
При оформлении документации и передаче денежных средств инкассаторам кассир должен руководствоваться Положением, утвержденным Центральным банком России в 2008 году №318-П «Положение о порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации».
Положение ЦБ РФ Скачать бесплатно в формате RTF (открытие в Word)
Осуществлять кассовые операции по обработке наличных, инкассацию и перевозку денежных средств предприятий в нашей стране имеют право только организации, входящие в систему Банка России.
Документальное оформление инкассации
Нормативными актами прописываются порядок действий и кассира, и сотрудника инкассаторской службы для оказания услуги по инкассации денежных средств предприятия.
Обязательным условием передачи денег инкассаторам является документальное оформление оприходование выручки и ее сдачу приходным и расходным ордерами соответственно. Все соответствующие записи вносятся в разделы кассовой книги.
За сохранность данных можете не волноваться, если работаете в сервисе для автоматизации магазина Бизнес.Ру Розница. Документация, отчеты и вся конфиденциальная информация хранится в датацетре. Также ограничено количество попыток авторизации и доступ к информации только у авторизованных пользователей. Попробуйте весь функционал сервиса для автоматизации магазина Бизнес.Ру Розница >>>
Для того, чтобы деньги организации после инкассации зачислялись на счет банка, необходимо заключить двухсторонний договор: один о непосредственной инкассации и второй договор – о перечислении полученных в ходе инкассации средств на банковский счет.
Перед тем, как сотрудники инкассационной службы осуществят выезд на фирму, им должны выдать соответствующие документы:
- специализированная емкость для перевозки и переноса денег (сумка);
- ключи, явочные карты по форме 0402303;
- штамп;
- доверенность на перевозку денег фирмы.
В явочной карточке, которая оформляется банком ежемесячно, указываются номера сумок, закрепленных за данным инкассатором, наименование организации, ее адрес, а также время, в которое инкассационная служба должна забрать денежные средства фирмы.
Передача документов и денег в момент инкассации
После того, как сотрудник инкассационной службы прибыл в организацию, он должен в обязательном порядке предъявить кассиру удостоверяющие его личность документы, доверенность на инкассацию денег, явочную карточку, а также пустую емкость для перевозки денег (сумку).
Если все документы удовлетворяют требованиям кассира, тот забирает пустую сумку, кладет деньги туда. Далее он предъявляет сотруднику инкассаторской службы образец пломбы, передает сумку с деньгами , а также квитанцию. Необходимо обратить внимание на качество пломбировки сумки: она должна быть опломбирована так, чтобы при ее вскрытии посторонними лицами оставались видимые следы нарушения целостности пломбы.
Необходимо составить препроводительную ведомость – сумма денежных средств, указанная в ней, должна соответствовать сумме денег в реестре всех проведенных операций – его заполнение является также обязательным аспектом проведения процесса инкассации.
Далее кассир заполняет явочную карточку инкассатора и проставляет в ней сумму денежных средств, которые передаются инкассатору – эта сумма должна соответствовать тому, что находится в накладной по форме и квитанции.
Читайте также: Как составить договор с материально ответственным лицом
Далее инкассатор должен проверить правильность заполнения кассиром всех документов, целостность пломбы, а также ее соответствие образцу, соответствие номеру сумки с деньгами ее номеру, указанному в явочной карточке.
Также он должен пересчитать денежные средства в сумке и сравнить сумму с суммой денежных средств, проставленной в накладной и квитанции. Если качество пломбы, правильность заполнения всех документов устраивает инкассатора, он принимает сумку.
При приеме сумки с наличностью фирмы инкассатор подписывает квитанцию: проставляет дату приемки наличности, ставит печать и возвращает квитанцию кассиру. Если сумка с деньгами не будет принята инкассатором, кассир в явочной карточке ставит «отказ», описывает подробно причины отказа и заверяет карточку своей подписью.
С программой для автоматизации работы магазина Бизнес.Ру Розница вы будете получать актуальные данные об остатках в кассе в режиме онлайн и сможете вызвать инкассацию даже из дома. Также программа позволит автоматически оформлять основные документы кассира, такие как приходные и расходные кассовые ордера, всего в несколько кликов!
Попробуйте весь функционал программы для автоматизации магазина Бизнес.Ру Розница бесплатно>>>
Бухгалтерский учет средств, сданных инкассаторам
Передачу наличных денежных средств фирмы сверх лимита остатка кассы необходимо отразить в бухгалтерском учете. Для этого оформляется расходный кассовый ордер и используется счет 57 «Переводы в пути». Для бухгалтерского учета передачи денег фирмы через инкассатора в банк используются следующие бухгалтерские проводки:
- Дебет 57 – Кредит 50 – «Переданы наличные денежные средства из кассы инкассаторам» (проводится на основании двух документов – расходного кассового ордера и квитанции, полученной от инкассатора);
- Дебет 51 – Кредит 57 – «Зачислены денежные средства на расчетный счет в банке» (проводится на основании выписки банка по расчетному счету);
- Дебет 91.2 – Кредит 51 – «Списана комиссия банка за прием и пересчет наличных денежных средств» (проводится на основании выписки банка по расчетному счету).
Читайте также, как правильно работать с кассой:
Эта и другие статьи на сайте: www.dirmagazina.ru
Переходите и читайте!
