Ускорение доставки сообщений всё больше влияет на руководство. Особенно это заметно в компаниях с ручным управлением, микро-менеджментом и бардаком в процессах, с нечёткими описаниями должностных обязанностей.
Руководство этих компаний завалено письмами, сообщениями в мессенджерах.
- Все понимают, чтобы что-то решилось нужно поставить в копию руководителя, а в случае межфункционального взаимодействия, как минимум 2 руководителей.
- Так же руководитель хочет знать всё, что происходит (микроменеджмент)
К чему это приводит?
К тому, что руководители переходят на клиповое мышление из-за постоянно поступающим сообщениям из почты и мессенджеров. У руководителя есть только минута на прочтение, анализ и принятие решения и ответ, иначе он просто не успеет. Нет времени подумать проанализировать. В итоге эти руководители не могут сосредоточиться больше 10 секунд, не способны на глубокий анализ. Им всё время нужно возникновение новых задач, сообщений, чего-то нового.
И что в итоге?
Во-первых, ещё больше ручного управления, усугубляется бардак в процессах, нет времени их выстраивать. Во-вторых, постоянные нервные срывы (нельзя жить постоянно в стиле догоняющего поезд). В-третьих, низкое качество управления (нет времени подумать) и решений подчиненных в стиле времянок (костыли и скотч). Т. к. нужно быстро что-то создать куда-то бежать... Чтобы удовлетворить нарастающие потребности руководителя.
Что с этим делать?
1. Определяем время результативной работы. У каждого это определяется индивидуально (жаворонки, например, результативны утром, пока все остальные раскачиваются). На этот период отключаем почту, телефон и мессенджеры. Перед началом этого времени определяем 1, 2 задачи (решения), над которыми нужно подумать. И никуда не спешим. Нужно приучить организм в это время обстоятельно, неспеша все продумывать!
2. Определяем максимальное количество писем и сообщений, которые можем качественно обработать в день. И вводим приоритетное правило не обрабатывать больше этого количества. Все остальные, даже если будут прочитаны, приведут к некачественному ответу.
3. Выделяем полчаса в день на ответы или личную беседу с сотрудниками, которые прислали мусорные письма. Когда я работал в израильской компании, Йоси один раз вызвал меня и просто спросил, знаю ли я, сколько стоит его минута, которую он потратил на мое письмо? После этого я пять раз думал, прежде чем поставить его в копию.
4. Приучить сотрудников ставить руководителей в получатели, если на письмо нужно отреагировать, и в копию, если содержимое для информации. Последние письма можно прочитать не торопясь, за чашечкой кофе, в свободное время.