Всем привет! Меня зовут Эллина, и я фанат организации всего. В прошлый раз я рассказала, как мы в семье внедряли систему «Кайдзен». Сегодня поделюсь системой, с помощью которой пыталась разгрузить мои мамско-фрилансерские будни.
У меня дети-двойняшки, и честно говоря, уже смутно помню, как прошли первые три года 😂 Когда дети пошли в садик, я вернулась к активной работе и поняла, что совмещать быт и семью очень сложно. И хотя муж мне очень помогал и помогает, мне приходится держать в голове миллион дел.
Чтобы хоть как-то спасти ситуацию, мне пришлось завести блокнот и записывать туда всё. Спустя пару месяцев мне на глаза попалась стать о системе планирования времени «Автофокус», и я решила попробовать её. Рассказываю, что у меня получилось.
Как работает система «Автофокус»
Систему «Автофокус» придумал американский специалист по тайм-менеджменту Марк Форстер. По его задумке, метод помогает бороться с откладыванием дел в долгий ящик и фокусироваться на самых важных задачах.
Весь секрет в том, что у записанных дел нет рационального приоритета. Вы выбираете ту задачу, которая вам больше всего приглянулась в конкретный момент и занимаетесь ею до тех пор, пока она интересна.
Со списком нужно работать тремя способами: в обратном и прямом направлениях, в режиме «пересмотр». Расскажу чуть подробнее о каждом.
Обратное направление работы со списком
Теория. Это базовый режим работы со списком. Добавив новое дело, пробегитесь по списку снизу вверх, или от новых дел к старым, и выберете задачу на ближайшее время. Автор метода утверждает, что вы почувствуете, когда прочтёте ту самую задачу. У меня дела из разряда «записать детей к стоматологу» взывают только зубовный скрежет
Как только она будет выполнена, вычёркивайте её и снова переходите к концу перечня.
Если дело осталось незаконченным, запишите его последним пунктом.
Регулярные дела, например, уборку на рабочем столе, тоже отправляете в хвост листа.
Как делала я. Я честно записывала всё в блокнотик: от «занести расходы в приложение» и «отправить посылку маме» до «заполнить документы на налоговый вычет». Получалась такая солянка из уборки, работы
с бюджетом, бумажной работы и личного планировщика. Единственное, не вписывала туда рабочие задачи, потому что для них у меня есть отдельная система, с которой я работаю годами.
Периодически подглядывала в перечень, чтобы выбрать задачу. Бросить дело на полпути мне не позволяла совесть, но браться за что-то, что съесть у меня несколько часов не хотелось. Поэтому я до последнего оттягивала неприятные и объёмные дела типа разбора шкафа. Как удалось преодолеть эту сложность, расскажу чуть позже.
Прямое направление
Теория. Раз в какое-то время нужно читать список сначала. Его надо разделить на части, например, на страницы или десятки. Как это происходит: вы внимательно читаете дела на этом «участке», выбираете одно и приступаете к его выполнению. Закончив работу, возвращайтесь к первому не сделанному заданию на листе.
Если вы пролистали несколько страниц, но ни одна задача не приглянулась, возвращайтесь к обратному направлению.
Как делала я. Опытным путём я выяснила, что к прямому порядку лучше переходить раз в 2-3 дня. В конце списка собирается вся рутина, а действительно важные дела теряются вверху.
Я немного отступила от канона и работала не со страницами, а с десятками дел. К обратному режиму я возвращалась после того, как выполняла хотя бы два дела из выбранной десятки. Таким образом получалось убить несколько дел из разряда «нужно сделать, но руки не доходят».
Пересмотр
Теория. В начале каждого дня просмотрите весь список и выделите дела, которые не сделали вчера или откладываете дольше всего. Так они попадают в группу «Пересмотр». Её нужно будет проанализировать, чтобы понять, актуальны ли эти дела. Вдруг их можно перепоручить, отложить или вообще не выполнять? Или хотя бы разделить на более мелкие этапы?
Как делала я. На пересмотр попадали дела, к которым я не притронулась за неделю. Их я честно подчёркивала красной ручкой, а в воскресенье вечером решала, как же быть. Благодаря этим нехитрым действиям удалось убедиться, что я терпеть не могу разбирать шкафы, мыть зимнюю обувь и возиться с документами.
В итоге решено было дробить большие дела. Так «разбор шкафа» превращался в «разбор верхней полки» «разбор средней полки», «разбор нижней полки», «разбор штанги» и т.п.
Однако у метода дробления всплыл один побочный эффект: дела настолько растягивались во времени, что я о них забывала. Например, как-то я решила разобрать детские вещи. Для этого надо было просмотреть содержимое шкафов, отделить вещи в хорошем состоянии от тех, которые уже нельзя носить. Первое раздать знакомым, а остатки сфотографировать и выложить на продажу; второе — унести на переработку. Всё заглохло на этапе «сфотографировать», потому что снимки висели в галерее, а я о них и не вспоминала. Хотя надо было выделить часа два-три на всё.
Что в итоге получилось
Я неукоснительно придерживалась этой системы примерно три недели, потом уже начала адаптировать её под себя. Вот краткие выводы, к которым я пришла:
- ведение списков помогает не забыть о каких-то делах, которые не привязаны к конкретному времени;
- система помогла оценить весь фронт работ, которым заправляю я — мы с мужем были в шоке от объёма, поэтому немного перераспределили обязанности;
- пересмотр помог мне понять, что иногда проще делать что-то по чуть-чуть, но всё-таки делать;
- самое главное, не забывать пополнять список и раз в день его пересматривать.
Самым сложным оказался отказ от приоритетов. Первое время по привычке я выбирала дела по важности, хотя автор метода утверждает, что вы почувствуете, когда прочтёте ту самую задачу. У меня дела из разряда «записать детей к стоматологу» взывают только зубовный скрежет, а не трепет в груди. Так что дай мне волю, я бы навсегда забыла о подобных пунктах.
Да простит меня Марк Форстер, но я слегка доработала его методу под себя. Сейчас я веду не один, а два списка: «дом» и «другое», но с каждым из них работаю по принципам обратного порядка и пересмотра.
В категорию «дом» попадает вся бытовуха, которая не требует выхода из дома: разобрать шкафы, помыть обувь, заказать одежду и т.п.
К «другому» отношу то, что пока не привязано к конкретной дате и не влияет на расписание. Например, заказать химчистку дивана можно сегодня, завтра или даже послезавтра. А вот под приезд мастера надо уже планировать график.
Система «Автофокус» помогла мне тем, что мелкие дела теперь не копятся. Если у меня есть полчаса на домашнюю работу, я открываю список, выбираю какую-нибудь мелочь и делаю её, не откладывая.