Сегодня займемся организацией офиса! Лично для меня организованный офис ведет к повышению производительности и эффективности. Две вещи, от которых мы все могли бы выиграть! Итак, я делюсь всеми своими секретами и советами, чтобы сделать твой дом или рабочий офис более продуктивным и эффективным пространством. Сначала поговорим о бумагах!
Поступающие документы
Чтобы упростить постоянный поток документов, ты можешь создать простое правило ДВУХ файлов для всей входящей почты. Категории, которые тебе понадобятся - это «В работе» и «Исполнено». Каждый документ, попадающая в твой дом или офис, должен попадать в одну из этих двух категорий. Если документ не подходит ни в одну из этих категорий - вероятнее всего, что ты можешь ознакомиться с ним и уничтожить его! В категорию «В работе» попадают счета к оплате, документы готовые к подписи, корреспонденция, на которую нужно ответить. В категорию «Исполнено» попадают банковские чеки, школьные задания для детей, фотографии, документы готовые к отправке, а также любые документы, которые необходимо в конечном итоге внести в вашу долгосрочную файловую систему. Эта система будет работать, только если ты будешь придерживаться следующего шага: установи напоминание в телефоне, чтобы регулярно обрабатывать все эти бумаги. Это может быть каждый вечер, раз в неделю или через день. Цель состоит в том, чтобы заниматься всеми этими бумагами на регулярной основе, чтобы они не накапливались с течением времени. Все, что находится в категории «В работе», должно быть обработано и все, что находится в категории «Исполнено», может быть сохранено в долгосрочной файловой системе.
Переработка и уничтожение
Расположи шредер и мусорное ведро рядом со своим рабочим местом, чтобы быстро избавиться от ненужного, как только оно попадает на рабочий стол. Не откладывать легкие задачи - это правило которому тебе надо следовать всегда.
Хранение документов
Традиционный шкаф для папок отлично подойдет, если тебе хватает места. Или ты можешь использовать ящик для документов и хранить его в шкафу - так ты сэкономишь место. Один из эффективных приемов, для хранения файлов - это создание картотеки внутри блока хранения куба или ты можешь использовать канцелярские лотки в этих же кубах для хранения дополнительной бумаги, этикеток, карточек или канцелярских принадлежностей, например:
Долгосрочная система хранения
Долгосрочная файловая система имеет важное значение для поддержания организованного офисного пространства. Используй файлы для основных категорий и папки для подкатегорий. Так, например - создай файл «Страхование» с подкатегориями внутри «Жизнь, Здоровье, Дом, Авто» или "Отчёты" и подкатегории "Отдел продаж, Кадры, Маркетинг, Секретариат". Вот стандартные основные категории, которые должна иметь каждая файловая система:
Домашнее документы:
- Авто (дополнительный файл для каждого автомобиля)
- Банковское дело (подфайл для каждого кредита или счёта)
- Купоны и сертификаты
- Коммунальные платежи (суб-файл на каждую квартиру)
- Страхование (суб-файл для каждой категории)
- Медицинские (суб-досье на каждого члена семьи)
- Домашние животные (дополнительный файл для каждого питомца)
- Школа
- Социальная защита
- Налоги (суб-файл за каждый год)
- Путешествия и события
Рабочие документы:
- Учетные записи (логины, пароли)
- Банковское дело
- Сертификаты
- Клиенты
- Образование
Сотрудники (Подфайл для каждого сотрудника или подрядчика) - Расходы (суб-файл за каждый год)
- Страхование
- Инвентарь
- Лицензирование
- Заказы (субфайл на каждый год)
- Интернет сайт
Что оставить, а от чего можно избавиться
Годы накопления бумаги не сослужат тебе хорошую службу. Благодаря современным технологиям, практически все отчеты доступны в цифровом варианте. То же самое и с руководствами по продуктам. Вот что я рекомендую вам сохранить:
1. Налоги: рекомендую вести учет в течение трех лет с даты подачи первоначальной декларации или двух лет с даты уплаты налога, в зависимости от того, что наступит позже.
2. Работа: храните квитанции о заработной плате за год, пока вы не получите форму 2-НДФЛ и не заполните налоговую декларацию.
3. Квитанции: Квитанции о коммерческих расходах сохраняются в течение трех лет в случае аудита, тоже самое касается и квитанций об оплате коммунальных услуг. Любые другие личные чеки (продукты, одежда и т. д.), Оплаченные дебетовой или кредитной картой, я обычно сразу же выбрасываю. Если возврат необходим, магазины могут найти вашу покупку с помощью той же карты.
4. Отчетность: храните только годовой сводный отчет по банковским счетам, инвестициям, страховым полисам и т. д. Многие инвестиции и счета отправляют квартальные или ежемесячные отчеты о прибылях и убытках (которые, если вы можете перейти на цифровые отчеты - бонус!), Один раз в год заявление получено, остальное можно выбросить.
5. Чеки: ведите журналы чеков и копии чеков в течение одного года.
Офисные принадлежности
Как и любое другое место для хранения вещей в доме, канцелярские товары заслуживают такого же организационного внимания. Используй эти акриловые перегородки для ящиков, чтобы держать предметы в ящиках стола аккуратными. Создай области хранения для категорий переполнения, таких как бумага, чернила для принтеров, этикетки, марки, ручки и т. д.
Подписывайся на мой Дзен, оставляй комментарии и лайки - это позволит развиваться каналу в дальнейшем и радовать читателя новыми статьями!