Разберем, что такое ЗД «Защищенный документооборот» – это решение, которое позволяет обеспечить конфиденциальность документов, ограничивая доступ сотрудников к файлам документам и защищая информацию от утечки как внутри организации, так и за ее пределами. Стоит отметить,что существуют несколько видов защищенного документооборота, в данной статье выделены самые известные, такие как:
1. DocsVision ,
2. PayDox ,
3. Directum ,
4. ДЕЛО,
5. ЕВФРАТ.
Каждый из этих порталов имеет свои плюсы, а соотвественно и минусы. Для более детального исследования темы, стоит рассмотреть каждый вид систем документооборота. Начнем!
PayDox - это реализованный на web-технологиях корпоративный портал, который использует электронный документооборот и средства коллективной работы сотрудников как инструментальную базу с широким набором стандартных необходимых каждому предприятию функций и неограниченными возможностями расширения и интеграции, интерфейс программы представлен на рисунке 1.
Directum – система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности. Интерфейс системы представлен на рисунке 2.
Система DocsVision, предназначенная для построения решений автоматизации документооборота внутри предприятий и организаций. Она обеспечивает максимально быструю подготовку и удобное развертывание решений у заказчика. Интерфейс системы представлен на рисунке 3.
Система «ДЕЛО», – комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процесса делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации. Система эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах. Интерфейс системы представлен на рисунке ниже.
И, наконец, выбранная мною система - ЕВФРАТ - система электронного документооборота, позволяющая построить полноценную систему управления бизнес-процессами и документами организации.
Система содержит весь необходимый инструментарий для успешной организации электронного документооборота любой компании, независимо от численности и формы собственности. Система – платная, цена зависит от количества приобретаемых систему человек, например,
- от 5 до 19 человек – 7300 рублей,
- от 50 до 99 человек – 5900 рублей,
- от 100 до 199 человек – 5200 рублей.
Исходя из этого, можно сделать вывод, что покупать лицензию на данную систему намного выгоднее, если за один раз систему приобретает срезу несколько человек, а еще луче, если сразу же около двух сотен человек.
Интерфейс системы представлен на рисунке ниже.
Проведем срвнительную характеристику данных программ, данные сравнения внесены в таблицу 1.
Таблица 1. "Сравнение систем жлектронного документооборота"
В зависимости от комплектации, в систему ЕВФРАТ-Документооборот помимо вышеперечисленных компонент могут входить дополнительные модули, обеспечивающие возможность создания шаблонов маршрутов документов и регистрационных карточек документов, формирования и печати сложных отчетных форм, а также управления документами, выведенными из активного документооборота и помещенными на хранение в Архив. Допускается, чтобы все компоненты системы устанавливались и эксплуатировались на одном компьютере.
Система «ЕВФРАТ-Документооборот» позволяет повысить эффективность деятельности организации, отдела, департамента, улучшить исполнительскую дисциплину, сэкономить время на всех этапах деятельности сотрудников, создать единое информационное и управленческое пространство на предприятии.
Для установки и эксплуатации системы «ЕВФРАТ-Документооборот» не требуется наличия дополнительного программного обеспечения. В отличие от аналогичных программ, предлагаемых на рынке, система функционирует на собственной встроенной СУБД «Ника», которая входит в комплект поставки.
Система ЕВФРАТ-Документооборот обладает интуитивно понятным интерфейсом, проста и удобна в настройке и использовании.
Наличие в системе встроенного инструментария (Дизайнер форм, Дизайнер маршрутов, Менеджер журналов и отчётов) для адаптации системы под требования организации.
В системе реализована необходимая функциональность для полноценной работы с документами и деловыми процессами с поддержкой технологии workflow.
Наличие встроенных средств сканирования и распознавания объектов с поддержкой поточного сканирования. Уникальная технологическая разработка, созданная специалистами компании Cognitive Technologies – технология Drag&Recog (распознавание «на лету»), а также встроенный модуль просмотра и печати. Расширенные возможности поиска с применением морфологического анализа текста.
Возможности построения отчётов и журналов с помощью встроенного генератора отчётов.
Поддержка территориально-распределённой работы благодаря наличию в системе подсистемы обмена документами.
Возможности работы с документами и поручениями при помощи веб-браузера из любой точки мира.
Применение сертифицированных средств криптографического шифрования и использование электронной цифровой подписи.
Разграничение прав доступа и использование механизма ролей.
Простое администрирование системы возможностями АРМ «Администратор».
К минусам системы можно отнести отсутствие работы с документами в OF LINE – режиме.