Фраза «Мы вам перезвоним» вместо прямого отказа, подкрепленного парочкой аргументов, вредит не только рекрутеру, но и самой компании. Руководитель Бренд-центра hh.ru Нина Осовицкая считает, что «нет» можно сказать по-разному — иногда даже с пользой для имиджа работодателя.
Любой рекрутер бывал в роли соискателя и знает, что слышать отказ обидно и неприятно. А там, где есть негативные эмоции, есть и риски для компании-работодателя. Получив некорректный фидбэк или вовсе не получив ответа, кандидат может написать гневный пост в соцсетях, пожаловаться знакомыми, коллегами и подписчиками. Или подпортить вам репутацию на сайте-отзовике о работодателях.
А вот если отказ вежливый и грамотно преподнесенный, можно получить несколько баллов в копилку. Задача эйчара — сказать «нет» в комфортной форме, чтобы было поменьше негатива, и соискатель не ассоциировал вашу компанию с чем-то неприятным.
Как правильно отказывать
Существует концепция Candidate Journey (путь кандидата) — это словно карта, на которой видно, где и как усредненный кандидат взаимодействует с вашей компанией и какие эмоции он при этом испытывает. Из этого формируется впечатление о вас как о работодателе. Вот типичные точки такой карты:
— знакомство с вакансией (например, на hh.ru или на ярмарке вакансий);
— информация о компании на её персональной странице на hh.ru (мы знаем, что 86% кандидатов просматривают эти странички);
— отклик на вакансию, собеседование и обратная связь, отказ или получение оффера.
Можно догадаться, что отказ — важная точка такого пути. Тут работает «правило двух В»: отказывать нужно вежливо и вовремя. А еще на каждом следующем этапе отбора (пути кандидата) отказ должен быть всё более содержательным и подробным.
1. Отказ на отклик
Вы разбираете отклики на вакансию и сразу отвечаете всем неподходящим кандидатам. На hh.ru для этого достаточно нажать одну кнопку.
Если позиция массовая и отказ приходит быстро, то он воспринимается практически безболезненно. Кандидат не потратил много усилий и времени, не ездил на собеседование, поэтому много расписывать не нужно — подойдет шаблонный отказ.
Совет : предложите кандидату оставаться с компанией на связи — следить за вашими новыми вакансиями или подписаться на ваши паблики в соцсетях. Даже если сегодня соискатель не подошел, он может подойти позже — люди растут профессионально.
Важно отвечать на каждый отклик, даже от неподходящего кандидата, и делать это оперативно — не заставлять людей неделями ждать обратной связи. Количество таких ответов влияет на ваш «индекс вежливости», который видят другие соискатели. Из-за низкого индекса вас могут воспринимать как несерьезного работодателя.
2. Отказ после собеседования
На этом этапе поверхностный отказ не подойдет. Даже если интервью проходило в онлайне, кандидат потратил время и силы, готовился, волновался. Это заслуживает подробной обратной связи. Если это достойный соискатель, который подходил по основным требованиям, и его не выбрали только потому, что нашелся кто-то опытнее и сильнее — так и напишите. Это будет честно и вас должны понять.
Если кандидат потенциально подходил, но ему не хватило опыта или навыков — обязательно расскажите, каких именно. Профессионал увидит в этом возможность для роста и будет благодарен за подсказку.
3. Отказ после интервью
Подбор на экспертную или топовую позицию длится долго — как правило, это несколько встреч, тестовое задание, возможно, ассессмент. На финишную прямую обычно выходят два или три кандидата.
Отказ после такого серьезного взаимодействия лучше сопроводить подробным объяснением — в идеале не письмом, а живым разговором, даже личной встречей. Это нормально — ведь вы прошли вместе большой путь.
Выделите для кандидата зоны потенциального развития, поделитесь результатами ассессмент-центра, дайте обратную связь по тестовому, похвалите кандидата за его навыки и обязательно подчеркните, что он в числе сильнейших, раз добрался до финала. Человек потратил много сил и времени, подтверждение его профессионализма и навыков будет своеобразным «возвратом инвестиций».
Обязательно поддерживайте связь с такими кандидатами — вдруг появятся подходящие для них вакансии. Скажите, что с удовольствием включите кандидата в кадровый резерв, если он не против.
Минимальная структура письма с отказом
Письмо по электронке — самая частая форма отказа. Но если вы общались с кандидатом в мессенджерах, то и отказать лучше будет там.
Вот что должно быть в отказе:
1. Факт отказа. Вот варианты формулировок: «К сожалению, мы выбрали другого кандидата…», «Не готовы предложить вам эту позицию» и так далее.
2. Благодарность за потраченное время.
3. Прощание на позитивной ноте. Варианты формулировок: «Вы вошли в число трех лучших кандидатов», «Вы показали себя как профессионал», «С вами приятно сотрудничать».
Советы
Предложите оставаться на связи: «Если вы не против, мы сохраним ваши данные и сообщим, если появится подходящая вакансия». Если у вас есть ощущение, что кандидат подходил на 100%, но он просто не понравился заказчику (на уровне личных впечатлений), вы можете корректно об этом написать: «Мне кажется, что вы идеальный кандидат, но заказчик принял другое решение».
Помните: от того, как вы попрощаетесь с кандидатом, зависит возможность вернуться к нему в будущем — по нашим данным, кадровый резерв компаний на 75% состоит из соискателей, которые раньше откликались на вакансии, но по разным причинам не подошли. Ведите корректную базу кандидатов, чтобы сэкономить на время, нервы и деньги на новых наймах.
А еще ваши отказы — это впечатления о компании, ее имидж, и, поверьте, позитивным опытом делятся не меньше, чем негативным.