Вчера, внезапно свалившись с температурой, я поняла, насколько для меня важно быть задействованной в той деятельности, где можно быстро выключиться из рабочего процесса без вреда для него.
Где можно в течение 5 минут даже без звонков, а просто разослав типовое сообщение, предупредить учеников об отмене занятий, а партнёров - о переносе встреч. И потом наслаждаться отдыхом, полностью погрузиться в лечение и получать только приятные пожелания скорейшего выздоровления, а не назойливые звонки каждые полчаса, когда кашель только-только унимается и ты проваливаешься в целебный сон.
И это важно не только в плане болезни. Сейчас я очень ценю возможность уехать в двух-трёхдневное путешествие, спонтанно собравшись с друзьями накануне, выбраться будним днём на прогулку в сказочный зимний лес, переместить все рутинные дела на другой день, если работая над творческой задачей удаётся словить поток и окунуться в него на ближайшие 4-5 часов.
Понятно, что на фрилансе такое возможно. И многих людей привлекает именно гибкость графика при такой работе, но что делать, если вы работаете в офисе?
Вот несколько рекомендаций, которые помогут достичь желаемого результата в этом случае:
- SCRUM. Даже если полностью внедрить его при вашей специфике работы невозможно, то попробуйте взять на вооружение хотя бы отдельные инструменты, такие как: ежедневные утренние собрания по 15 минут, информирование всех участников команды о деятельности других, отсутствие чайка-менеджмента и т.д.
- Общая система работы над проектом. Здесь должно быть понятно, кто над чем работает, какие у человека сроки, что уже сделано, с кем он взаимодействует, в каком порядке и т.д. Для этого можно использовать систему Trello. Там по поводу каждой задачи можно вести отдельный диалог, даже в бесплатной версии прикрепить к ней тз, документы и чек-листы, добавить список электронных адресов партнёров, макеты и картинки. Уведомление на электронную почту и цветовой индикатор дедлайна помогут разобраться с приоритетами и не упустить ничего важного.
- Взаимозаменяемость сотрудников. Причём с учетом необходимых компетенций. Здорово, если несколько членов команды разбираются в одной и той же сфере, пусть и с разным уровнем погружения, но приемлемо для выполнения внезапно упавшего задания.
- Личные границы. Чем мне нравилась работа в Детском эколого-биологическом центре, так это тем, что сотрудников в отпуске и на больничном беспокоили только в самом наикрайнейшем случае, если дедлайн по сдаче совсем горит синим пламенем или же оставленные им материалы нельзя найти в том месте, которое он обозначил. Помню, как однажды меня заранее попросили выйти в выходной день, но при этом у меня уже была запланирована поездка за город, и я отказалась. Руководство приняло это к сведению и не стало давить на чувство вины, уговаривать и пытаться манипулировать. Это было очень ценно, так как после хорошего отдыха или полноценного выздоровления всегда появлялось желание творить и реализовывать новые проекты.
- Соблюдение дедлайнов или работа опережение. Звучит фантастически, но представьте, насколько усложнится передача задач, если вам нужно будет не только отпроситься, но ещё и пояснить, что вы не начали редактировать текст от сотрудника А, так как он своевременно не выслал вам его на проверку? И помимо сегодняшней работы, которую нужно кому-то делегировать, на руководство упадут ещё и ранее невыполненные задачи.
Надеюсь, эти советы помогут вам сделать свою работу и работу команды более эффективной, но главное - это не оголтело пытаться внедрить всё и сразу, а постепенно тестировать инструменты, подбирая самый оптимальный вариант.
Всем добра, экологичности, вдохновения и продуктивности!