2021 год меняет многое в бизнесе. Теперь каждый, имеющий свое дело, вынужден завести ЭЦП и выбрать электронную систему документооборота (ЭДО). Но вот здесь и возникает загвоздка – этих систем на данный момент создано много, а что же в них действительно ценно? От каких критериев будет зависеть выбор?
Чтобы упростить документооборот как внутри компании, так и вне ее, чтобы уменьшить вероятность ошибок из-за человеческого фактора, чтобы сделать данные компании доступными каждому члену ее команды в любой точке мира и при этом уменьшить стоимость технического обслуживания компании, важно правильно подобрать ЭДО. А этот выбор зависит от:
- Бизнес-целей компании,
- Бюджета,
- Команды фирмы.
Важно, чтобы ЭДО отвечала следующим требованиям:
- На первом месте стоит безопасность документации компании, поэтому все должно шифроваться и периодически сохраняться отдельно для возможности восстановления при повреждении основной информации.
- Какая бы версия ПО не использовалась, все документы должны идентифицироваться только в одном варианте – это позволит избежать двоения и ошибок при подсчетах и анализе.
- Чтобы уменьшить сроки обработки документов, важно, чтобы сотрудники могли с ними работать одновременно.
- На каждом этапе обработки документов должен фиксироваться тот человек, который выполняет работу с ним – это позволит отслеживать ошибки, устранять их и обучать сотрудников, наказывать или поощрять.
- Должно быть единое хранилище всех документов, из которого смогут брать информацию все сотрудники, но с разным уровнем доступа.
- В ПО должно быть заложено проставление отметок о каждом этапе жизненного цикла документа для идентификации, контроля сроков и своевременного удаления/архивации устаревшей документации.
- возможности восстановления при повреждении данных в основной базе.
- Не должно возникать конфликтов IT-инфраструктуры компании и системы ЭДО, поэтому очень важна совместимость.
- Как показывает практика, большие проблемы может доставить сложная система ЭДО – каждого сотрудника необходимо обучать работе с ней. Поэтому в данном случае чем проще интерфейс, тем лучше.
- Большим плюсом будет возможность при необходимости расширить возможности системы без дополнительных сложностей. Каждый бизнес стремится к развитию и нуждается в масштабируемых программах.
- Не лишним будет и мобильное приложение для работы с данным ПО с любого устройства.
Если Вы уже соотнесли расстраивавшиеся Вами системы ЭДО с данными критериями, но все еще сомневаетесь в выборе или еще даже не приступали к выбору, позвоните специалистам по автоматизации бизнеса - и они значительно сократят затраты Вашего времени на выяснение деталей, помогут подобрать оптимальный вариант и быстро решить Вашу проблему.
А чтобы знать больше по темам для бизнеса, подписывайтесь на наш канал и читайте другие наши статьи:
Льготы для стартапов: как начинать без вложений и экономить в процессе?
С января 2021 года введена электронная форма патента для ИП
