Вы решили привлечь к организации вашего мероприятия конгресс-оператора. И уже получили несколько предложений. У всех яркие проспекты, и все обещают сделать хорошо. Но легкая, на первый взгляд, задача, оказалась весьма непростой. Вы устали выбирать, но и ошибиться страшно. Ведь конгресс-оператору придется доверить не только мероприятие, но и собственную репутацию, наработанный годами статус учреждения и ассоциации. Поэтому важно быть уверенным в своем выборе.
Как выбрать ту команду, которая профессионально организует ваш конгресс? Не переоценивайте слова и обещания. Смотрите только на факты. Поинтересуйтесь обратной связью тех, у кого уже есть опыт работы с данным организатором. Но и это еще не все.
Есть детали, которые говорят о профессионализме. Какие? Узнайте, задав правильные вопросы.
- Какой у компании есть опыт организации мероприятий вашего формата и масштаба в необходимом вам регионе на выбранных под событие площадках? Может ли компания предметно продемонстрировать вам свои достижения?
- Попросите потенциального партнера предоставить портфолио с контактами представителей организационного комитета. Стоит удостовериться, что компания не имеет финансовых или иных разногласий с прежними клиентами.
- Посетите ближайшее мероприятие вероятного подрядчика. Поговорите с оргкомитетом, делегатами и экспонентами об их опыте сотрудничества с конгресс-оператором. Посмотрите, как сотрудники компании работают на месте.
- Является ли потенциальный партнер финансово состоятельным? Умеет ли оптимизировать налогообложение? И каков профессиональный уровень финансовой службы?
- Попросите заранее предоставить бюджет мероприятия. Можно предложить нескольким претендентам заполнить вашу смету на организацию конференции. И сравнить ценообразование.
- Стоит уточнить, готов ли партнер на начальном этапе кредитовать мероприятие. Возьмет ли компания на себя финансовые риски и готова ли будет нести ответственность за отсутствие убытков и строгое соблюдение бюджета? Каким образом будут распределяться доходы от проведения конгресса?
- Как будет предоставляться отчетность по проекту и с какой периодичностью? Будет ли она содержать схему работ и финансовый план мероприятия? И в случае, если вы и компания находитесь в разных городах, каким образом и как часто будут проходить рабочие встречи?
- Готова ли компания активно привлекать спонсорскую поддержку в проект? Имеет ли опыт результативного привлечения спонсоров? Готова ли предоставить вам фактические примеры?
- Есть ли у подрядчика экспертиза по продвижению проектов? И имеются ли специалисты, которые могут корректно поставить коммуникационные задачи и обеспечить полную явку участников на ваше мероприятие, включая высококонкурентные рынки? Готов ли конгресс-оператор заранее сделать предложение (план) по продвижению? Какие инструменты и каналы планирует использовать для привлечения людей на конгресс?
- А как насчет цифровых технологий? Сможет ли потенциальный подрядчик организовать для вас вебинар или, например, целый обучающий курс? Сможет ли организовать качественную онлайн-трансляцию мероприятия? А телемост с несколькими странами?
- Умеет ли конгресс-оператор работать с базами? Безопасно ли хранятся персональные данные участников? Как будет организовано информирование участников через рассылки, звонки и СМС?
- Запросите организационную структуру компании. Необходимо наличие в штате, помимо проектных менеджеров, также профессиональных менеджеров по продажам, специалистов по продвижению, маркетологов, дизайнеров, IT-специалистов — все это дает оперативность в выполнении задач, контроль над процессом и прогнозируемый результат.
- Было бы хорошо заранее познакомиться с сотрудником, который будет вести ваше мероприятие. Достаточно ли у него опыта? Будет ли вам комфортно с ним работать?
- Посетите офис конгресс-оператора. Узнайте, как в компании организована работа и контроль за ведением проектов. Есть ли планы ведения проектов? Предусмотрена ли взаимозаменяемость сотрудников?
- Узнайте, является ли потенциальный партнер активным членом профильных международных ассоциаций, таких как ICCA, IAPCO, MPI. Рекомендуют ли организацию специализированные городские конгресс-бюро?
- Сможет ли компания обеспечить техническую поддержку на мероприятии, в которую входят услуги онлайн-регистрации и приема платежей, сбор тезисов, разработка мобильного приложения?
Этот список можно было бы еще продолжить. Однако ваша цель - не бесконечно выбирать, а начать действовать. Возможно, вы не найдете компанию, которой сможете поставить все галочки в чек-листе. Но даже если найдете, совсем не факт, что именно эта команда станет для вас подходящим партнером.
Данный чек-лист нужен, по большей части, для вас. Изучив его, вы сможете сформировать свое понимание, какие аспекты в организации мероприятия наиболее важны для вас. И, определившись с командой, вы сможете корректно сформулировать для нее задачи, а затем и контролировать их выполнение. Это и будет началом работы над организацией мероприятия.