Путевой лист — документ, необходимый для учёта и контроля работы транспорта, а также водителя. Иными словами, это документ, подтверждающий, что транспорт передвигался, водитель работал, а ГСМ расходовались. Путевой лист может быть основным документом для расчётов за грузоперевозки.
👉 Внимание! С 1 января 2021 года Приказом Минтранса № 368 установлены новые обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов. Подробнее читайте здесь .
Путевой лист нужен, чтобы организации или ИП могли учитывать расход топлива и затраты на него. На этом основании можно уменьшать налог на прибыль организаций. Многие компании начисляют зарплаты водителю на основе путевого листа. Также он нужен для учёта работы подвижного состава. Информация из путевого листа показывает данные не только о пройденном расстоянии, но и о том, кто и когда использовал транспорт.
Основные документы, регулирующие использование путевых листов:
- Федеральный закон «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта»;
- Приказ Минтранса № 368 от 11.09.2020 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов»;
- КоАП РФ (прописано наказание за управление ТС без путевого листа).
Перевозить багаж и пассажиров без оформления путевого листа нельзя (п.2 ст.6 Устава). За это оштрафуют на 500 рублей по ч.2 ст. 12.3 КоАП РФ.
Какие бывают путевые листы?
Ранее действовало постановление Госкомстата России от 28 ноября 1997 года №78. В нём были даны формы путевых листов для различного вида транспорта, которые указаны ниже. Но с 1 января 2013 года эти формы необязательны: компании и ИП могут сами разрабатывать свои путевые листы, нужно лишь, чтобы в них была вся необходимая информация.
Если вы используете свои, «самодельные» путевые листы, то за основу можете взять унифицированную форму, которая есть в проставлении Госкомстата и внести в неё нужные реквизиты. Эту форму обязательно нужно утвердить в учётной политике организации.
С формами, которые были в постановлении № 78, возникает проблема. В этих формах используется слово «механик». Но нужно, чтобы было слово «Контролёр» и чтобы отметку ставил человек, на которого возложены обязанности контролёра. Это может быть и сам контролёр, и механик, и ответственный за БДД. Также необходимо, чтобы обязанности контролёра были на него возложены в уставленном порядке и он соответствовал бы требованиям к контролёру (согласно 282 приказу Минтранса от 31.07.2020).
Как этого избежать? Замените в форме слово «механик» на слово «контролёр». У Вас сразу станет наполовину меньше проблем.
В постановлении №78 были утверждены формы путевых листов для:
- легкового автомобиля;
- специального автомобиля;
- легкового такси;
- грузового автомобиля;
- грузового автомобиля (другая форма). Две разные формы используются потому, что одна предназначена для перевозок грузов по сдельным расценкам, а другая – по повременному тарифу и рассчитана на одновременное выполнение перевозок грузов до двух заказчиков в течение одного рабочего дня (смены) водителя;
- автобуса;
- автобуса необщего пользования.
Кто обязан вести путевые листы?
Согласно приказу Минтранса № 368 путевой лист «оформляется на каждое транспортное средство, эксплуатируемое юридическим лицом и (или) индивидуальным предпринимателем».
Но на практике встаёт ряд вопросов, например: должны ли компании и ИП, которые используют транспорт только для себя (доставка сотрудников от остановки до работы, например), вести путевые листы? Или вести эти листы должны только компании, которые занимаются грузоперевозками и транспортировкой людей?
Ответ: в законе это прямо не сказано, но на практике выходит, что вести путевые листы лучше всем. Верховный Суд в определении от 1 сентября 2014 года № 302-КГ14-529 указал, что «компания, которая эксплуатирует авто для перевозки сотрудников и грузов… обязана… соблюдать порядок заполнения путевых листов».
Поэтому даже если вы используете транспорт только для себя, всё равно заполняйте путевые листы. Форма собственности не играет никакой роли: транспорт может быть в собственности, арендованным и т.д. — путевой лист всё равно нужен. И даже если сотрудник ездит на личном авто в интересах компании.
Какие организации могут проверить путевые листы и при каких обстоятельствах
ГИБДД и Транснадзор при проверках. Проверяют обеспечение безопасности дорожного движения.
ФНС, чтобы проверить, правильно ли компания учитывает затраты на бензин и уменьшает налог на прибыль. ФНС проверяет это в рамках выездных и камеральных проверок.
Трудовая инспекция, чтобы проверить, не нарушаются ли права работника.
Как учитывать и хранить путевые листы
Как правило, путевые листы оформляют диспетчер или бухгалтер (хотя в зависимости от штата эти обязанности может выполнять и контролёр). Обычно же контролёр лишь ставит отметку о проведении контроля технического состояния.
Организация или ИП должны вести журнала учета движения путевых листов.
Путевой лист относится к первичным документам, поэтому его хранение регламентируют:
- Налоговый кодекс РФ, а именно подп. 5 п. 3 ст. 24;
- закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», а именно ст. 29.
👉 Важно! В старом Приказе Минтранса № 152 была прописана обязанность хранить журналы регистрации путевых листов не менее 5 лет. Новый Приказ № 368 никак не оговаривают сроки хранения этих журналов. Однако, наш взгляд, было бы благоразумно их хранить не менее 3 лет (с учетом сроков проверок), чтобы не вызывать лишних вопросов у проверяющих.