Каждый из нас на протяжении жизни предоставляет определенный пакет документов в организации или государственные органы для получения разного рода услуг.
Но немногие задумываются, что в случае бездействия той организации в которую вы обращались довольно сложно будет подтвердить факт обращения или подачи документов, одних только ваших объяснений будет недостаточно, всегда смотрят на доказательства, особенно письменные.
Таким образом важно, особенно при передачи оригиналов каких-то документов, будь то исполнительный лист, судебный приказ, претензия и т.п. делать это по описи. Если вы отправляете почтой заказным письмом, то составляете опись вложения в двух экземплярах ( её форма есть на сайте почты России, но можно создать похожую самому, если слишком большой объем документов), один экземпляр описи сотрудник почты кладет в конверт, второй вручает вам, проверьте на нем наличие штампа почты и не забудьте чек, на нем будет указано номер РПО. Так что в случае чего это и будет доказательством надлежащей подачи документов.
Второй вариант при передачи документов нарочно, то в этом случае так же может быть составлена опись в двух экземплярах или же на самом письменном обращении, а точнее его втором экземпляре ( заявлении, ходатайстве и т.п) принимающий сотрудник должен поставить штамп о приеме и подпись. В графе "приложение" вашего обращения должен быть указан весь перечень передаваемых документов, таким образом чтобы можно было однозначно идентифицировать переданный документ (если это договор, то укажите его номер и дату).
Для кого-то данная информация будет повседневной рутиной, но исходя из собственного опыта,многие люди пренебрегают этими элементарными правилам, которые в дальнейшем могут помочь
доказать собственную правоту.