Когда мы рассматриваем процесс внедрения автоматизации, одним из первых шагов необходимо провести аудит всех бизнес-процессов и выявить препятствия, которые встретятся на нашем пути.
Преград и сложностей будет очень много, а поэтому следует обратить особое внимание на этот вопрос именно сейчас. Все последующие шаги будут зависеть от этого шага.
В полном объеме спрогнозировать всё не получится и какие-то вещи нужно будет разведывать боем. Однако, это не означает, что всё можно пустить на самотёк и ожидать снизошедшего с небес счастья.
Выявление слабых точек и узких моментов - это одно из самых важных дел на старте автоматизации. Для каждой сферы деятельности набор разных проблем и сложностей будет индивидуальным. Мы же обобщили стандартные проблемы, с которыми сталкивались чаще всего и хотим донести их и вам.
Главный тезис, который нужно держать в голове - нельзя автоматизировать компанию, которая не готова к автоматизации.
Под готовностью все понимают разное, но самые актуальные моменты следующие:
------------------------------
- В бизнес-процессах наведен порядок
- Назначены ответственные на каждой стадии выполнения процесса и есть подмены на случай срыва схемы
- Сотрудники имеют высокую лояльность к руководителю и готовы сотрудничать, а руководитель поощряет лояльность премиями
- В тени не остается ничего, что касается работы
----------------------
Теперь поговорим о каждом из пунктов в отдельности, но немножко переформулируем заголовки. Ведь мы ищем то, что мешает автоматизации.
Не сформулированы бизнес-процессы
Если вы сами до конца не понимаете, как функционирует ваш бизнес и что именно происходит внутри компании, то про автоматизацию говорить рано. Следует хотя бы записать всю логическую схему, характерную для вашей работы. Сделать это можно в любой удобной форме. Мы уже писали, что лучше использовать блок-схемы.
Например, если у вас бизнес по продаже сувенирных собачек, которых вы изготавливаете своими руками, то логическая схема будет строиться следующим образом: "Разработать собачку - сделать собачку - продать собачку - заказать расходники". Получаем бесконечный цикл. Само собой, процесс сильно упрощен.
Для того, чтобы заставить компьютер обрабатывать процесс, нужно сформулировать этот процесс. Вроде бы и понятная прописная истина, однако часто к нам обращаются клиенты, которые уже хотят внедрять автоматизацию, но не знают как именно работает их дело!
Они упускают из вида, что внутри компании всё может выглядеть немножко иначе, чем оно представляется сверху. Часто сотрудники сами упрощают взаимодействие и это правильно, если идёт на пользу. Но руководитель думает, что картина работы иная.
Если компания работает и приносит прибыль, то не следует ломать существующие порядки. Оптимизировать да, ломать нет!
Иногда логика организатора сильно хромает и сотрудники сами корректируют ошибки в построении бизнес-процесса. Примерно как на дороге с правилами дорожного движения. Есть такая байка, что "хороший директор - это человек, который не мешает работать хорошим людям". В некоторых случаях это действительно так. Вот поэтому, мы формулируем процессы, ориентируясь на реальность. Прежде, чем что-либо внедрять или утверждать, поговорите с работягами.
Соответственно, первое, что мешает автоматизации - отсутствие сформулированных бизнес-процессов.
В бизнес-процессах не наведен порядок
Даже если предыдущий пункт выполнен, то у нас остается ещё одно обстоятельство. Даже сформулированная схема бизнеса не означает, что внутри бизнес-процессов наведен порядок.
Мы можем хоть тысячу раз описывать свой бизнес и прописывать каждое дело одно за другим, но без порядка компьютер вас не поймет и автоматизировать ничего всё равно не выйдет. Порядок всему голова!
Это тот самый случай, когда процессы перекрываются, имеют непонятный результат, дублируют друг друга, ведут в никуда, проваливаются на середине их исполнения и имеют множество других схожих моментов. Всё это нам следует исключить и учесть.
Для того, чтобы исключить подобные ситуации, мы вернемся к логике построения блок-схемы нашего бизнеса, которая и будет в наглядной форме отражать происходящие процессы.
Каждый процесс должен иметь начало, конец и обеспечение. Если он завязан в другими процессами, то не должно происходить паразитирование. Пример такого паразитного процесса - это скажем дублирование одного и того же дела. Оператор получил звонок, внес данные в табличку, а после него и менеджер получил входящий заказ этого же клиента и тоже внес его уже в свою табличку.
Нужно сверить процессы по времени. Если маляр ждёт полдня, пока токарь нарежет детали под покраску - это не есть хорошо.
Не назначены ответственные на каждой стадии процесса
Есть хорошее выражение: общее - значит ничье.
Такая же история и с ответственными за работу или конкретное действие. Если вы всё же навели порядок и сформулировали процессы, но непонятно, кто всё это будет делать - это серьезный просчёт.
Допустим, вы спланировали, что будет такая-то система автоматизации с такими-то процессами. Вы продаёте всё тех же глиняных собачек из примера выше и хотите записывать все данные о клиентах, чтобы мучать их по праздникам. На бумаге процесс кажется красивым, а на практике никто не заносит данные в табличку с клиентами. Вот и приехали.
Когда система автоматизации дойдет до этой точки, то всё остановится. Спросить данные будет не с кого. Кроме того, если даже сотрудник, который вносит данные, и есть, но приболел, то нужно, чтобы работа системы при этом не стопорилась.
Нам следует добиться такой ситуации, что на каждой ступени выполнения процесса есть ответственные, которые будут следить за своими участками. Доходить до абсурда тоже не следует. Ведь в противном случае у нас получится автоматическая карательная система. Цель далеко не такая, а подобный подход только всё обрушит. Ответственный сотрудник должен понимать свою выгоду от имеющегося процесса. И тут рационально поговорить о следующей проблеме.
Руководитель не дружит с сотрудниками, а сотрудники не видят своей выгоды от автоматизации
Как не крути, а любая автоматизация для простого сотрудника - это лишняя и ненужная рутинная работа. Радуется обычно пожалуй только бухгалтер, который сможет делать все утомительные отчёты парой кликов. Ну и тот же кладовщик рад гораздо больше, когда вместо дурацкого переписывания позиций в тетрадку, он может пикнуть их терминалом сбора данных. Для остальных это лишние телодвижения, за которые им никто не заплатит.
Вопрос заработной платы вообще весьма болезненный. Большая часть работодателей не индексирует заработную плату годами и не поощряют сотрудников премиями или стимулирующими выплатами. Но при этом с радостью готовы навесить любую новую задумку.
Обычно когда сотрудник ерепенятся и не хотят использовать какие-то средства автоматизации это называется инертностью рынка. На самом же деле, большинство бизнес-журналов просто опускает тот факт, что неплохо бы повышать лояльность сотрудников к руководству, то есть дружить со своей "бригадой". В обычной же ситуации оно выглядит так, что метет бабушка уборщица улицу за свои 12 000 рублей, про который и говорить-то стыдно, а потом ей на шею пытаются повесить ещё необходимость вести учёт потраченных мётел в 1С. Очевидно, что такая схема автоматизации не заработает никогда.
Соответственно, внедрению автоматизации мешают плохие отношения со своей командой и попытки напихать бесплатные обязанности. От такой схемы лучше уйти, а сотрудников, привыкших работать по старинке поощрить за использование автоматической системы. Не стоит также думать, что можно одним разом сменить всю команду на более прогрессивных сотрудников, которые уже будут "с порога" обязаны вносить всё в систему.
Кадры решают всё и гораздо лучше иметь команду специалистов без системы автоматизации, чем систему автоматизации и огромную текучку кадров.
Не вся информация вносится в систему автоматизации по важным параметрам
В целом, мы уже обсудили это обстоятельство чуть выше. Не всегда нужные данные попадают в систему. Но когда речь идёт про невнесенные данные о потраченной пачке кофе - это просто маленькая оплошность. Когда же идёт обработка крупного заказа и в систему не попали нужные контакты или сведения об этом заказе - это большая проблема, на которую следует обращать особое пристальное внимание.
Собственно говоря, логику мы уже обсуждали. Сотруднику самому должно быть выгодно внести эти данные в систему и вести "белую" игру.
