Внутренние документы НКО
Законодательство в сфере регулирования и управления некоммерческими организациями довольно обширно. Федеральный закон от 12.01.1996 N 7-ФЗ (ред. от 29.08.2018) «О некоммерческих организациях» рассматривает все аспекты деятельности НКО, начиная от форм организации до процесса её регистрации, реорганизации и, при необходимости, ликвидации.
Некоммерческой организацией является организация, не имеющая извлечение прибыли в качестве основной цели своей деятельности и не распределяющая полученную прибыль между участниками. Ст.2 ФЗ «Об некоммерческих организациях»
Значительная часть неправительственных НКО проходит процедуры государственной регистрации при участии в этих процедурах Министерства юстиции РФ (его территориальных органов)
Другими словами, это юридическое лицо, которое имеет обособленное имущество и отвечает им по своим обязательствам, может от своего имени приобретать и осуществлять гражданские права и нести гражданские обязанности, быть истцом и ответчиком в суде.
Основными документами, регламентирующими деятельность Организации являются:
Свидетельство о государственной регистрации организации.
· Свидетельство о внесении записи в Единый государственный реестр юридических лиц, выданное налоговым органом (ОГРН).
· Устав со штампом, подтверждающим регистрацию.
· Свидетельство о постановке организации на налоговый учет по адресу местонахождения (ИНН/КПП). · Извещение о постановке на учет в Фонде социального страхования.
· Извещение о постановке на учет в Фонде обязательного медицинского страхования. · Извещение о постановке на учет в Пенсионном фонде.
· Информационное письмо об учете организации в органах статистики.
· Подтверждение возможности применения специальных режимов налогообложения (если таковые применяются и выдавался соответствующий документ).
· Внутренние положения: о ревизионной комиссии (если предусмотрено уставом), о членстве (если предусмотрено уставом), о Попечительском совете (только для фондов), о добровольцах (если предусмотрено текущей деятельностью).
· Форма отчета ревизионной комиссии/ревизора (если предусмотрено уставом).
· Форма отчета руководящего органа (если предусмотрено уставом).
· Сведения о символике/эмблеме (должно быть включено в устав).
· Сведения о полученных лицензиях, если таковые имеются.
В каждой организации есть свои локальные акты, их перечень различается в зависимости от деятельности и формы, но есть и ряд общих документов для всех юридических лиц.
Внутренний локальный акт – это документ организации, рассчитанный на неоднократное применение и устанавливающий правила поведения (права и обязанности) самой организации, ее участников и работников в части, не урегулированной законодательством . Именно локальные акты устанавливают порядок и фиксируют определенные условия их эффективного выполнения в конкретной организации.
Количество, содержание и периодичность изменения локальных нормативных актов определяет некоммерческая организация самостоятельно исходя из потребности.
Внутренние локальные акты утверждаются в письменной форме органом управления, в полномочия которого входит утверждение документов в соответствии с уставом и составляются в письменной форме. При оформлении локальных нормативных актов обязателен реквизит «Гриф утверждения», который ставится в правом верхнем углу.
Протоколы и решения органов управления НКО (Если в организации один учредитель/участник, то решение руководящего органа оформляется в виде решения, если в организации более одного учредителя/участника/члена оформляется – протокол)
· Протокол или решение о создании организации.
· Протоколы или решения об избрании или назначении руководящих органов организации.
· Протоколы или решения по вопросам, которые согласно уставу отнесены к исключительной компетенции высшего органа управления.
· Протоколы заседания иных коллегиально-руководящих органов управления, которые предусмотрены уставом организации.
· Протоколы заседания контрольно-ревизионного органа (ревизора) (при наличии).
Другие внутренние документы необходимо разделить на категории:
Кадровое делопроизвоство
Трудовые книжки с Книгой учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (на предмет соблюдения порядка ведения, соответствия внесенных записей документам кадрового учета).
· Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним (на предмет наличия всех необходимых условий, отсутствия нарушений закона и пр.).
Гражданско-правовые документы (например, договоры с контрагентами)
· Приказы по кадрам: приём, перевод, командировки, отпуска, поощрения (премирование), дисциплинарные взыскания, увольнение. · Личные карточки работников формы Т-2.
· Штатное расписание. · График отпусков. · Табели учёта рабочего времени.
· Должностные инструкции.
· Соглашения о расторжении трудовых договоров.
· Заявления работников, уведомления.
· Служебные, докладные, объяснительные записки, акты. · Договоры о полной материальной ответственности. · Правила внутреннего трудового распорядка.
· Положение о персональных данных.
· Положение об оплате труда и премировании работников.
· Листы ознакомления работников с локальными нормативными актами.
Бухгалтерская и налоговая отчетность в соответствии с выбранной системой налогообложения, а также отчеты во внебюджетные фонды.
Документация по охране труда
Положение о системе управления охраной труда и приказ по организации о введении ОТ в действие.
· Приказы по созданию органов управления охраной труда (например, приказы о введении должности специалиста (создании службы), о возложении обязанностей специалиста по охране труда дополнительно на других специалистов, приказы о назначениях и приеме на работу этих лиц, приказы о создании комиссии по охране труда в организации, протоколы избрания уполномоченных лиц по охране труда и пр.).
· Журнал регистрации вводного инструктажа.
· Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте.
· Приказ об утверждении временных перечней вредных, опасных веществ и производственных факторов, а также работ, при выполнении которых проводятся предварительные и периодические осмотры работников.
· График проведения периодических медицинских осмотров.
· Перечень средств индивидуальной защиты, выдаваемых работникам. · Личная карточка учета выдачи спецодежды, спецобуви и предохранительных приспособлений (при выдаче спецодежды).
· Журнал распоряжений по охране труда.
· Приказ о назначении постоянно действующих комиссий по проверке знаний охраны труда.
· Перечень действующих инструкций по охране труда.
· Инструкции по охране труда (соответствует перечню).
· Перечень работ повышенной опасности (при наличии).
· Приказ о назначении лиц, ответственных за пожарную безопасность.
· Далее...