Когда вашей компании без малого сто лет и у нее филиалы в 30 странах — это не просто круто, это еще и огромная ответственность. HR-команда «Кьези Россия» рассказывает, почему лучше быть стратегом, чем тактиком, и почему стоит использовать специальный софт для рекрутмента.
Компания «Кьези» на рынке с 1935 года. Ее основал в Парме итальянский фармацевт, мечтавший улучшить мир своими открытиями и стать исследователем. В конце 1970-х компания вышла на международный рынок, а в 2006 году открыла филиал в России. Сегодня «Кьези» — это больше 6 тысяч сотрудников по всему миру, в том числе 170 специалистов в РФ.
Посмотрите видео-формат кейса:
Как происходит подбор
Рекрутинговая команда в «Кьези Россия» — это 3 человека. Стратегией и крупными корпоративными проектами занимается директор по персоналу Елена Косаченко, а новых сотрудников ищут Анна Чеботарь, ведущий специалист по подбору, и Вера Вертинская, специалист по подбору персонала. За адаптацию новичков, проведение тренингов, документооборот и прочие активности отвечают другие коллеги.
Стандартный процесс подбора выглядит так:
Потребность бизнеса — появляется новая позиция: бизнес растет, и нужны дополнительные кадры, или, может, кто-то уволился или получил повышение.
↓
Заявка на подбор — разговор руководителя и рекрутера о том, какой человек нужен, с какими скилами и компетенциями. Тут важно понимать, что происходит на конкретном участке работы, какие особенности региона и бизнеса.
↓
Поиск кандидатов по той базе, что уже есть, или размещение заявки на hh.ru и в других каналах поиска. Например, можно задействовать региональные медицинские форумы, чаты специалистов нужного направления в регионе, профильные группы и профильные сайты.
↓
Интервью с понравившимися кандидатами. Сперва собеседования проводят рекрутеры, потом включается линейный руководитель, директора бизнес-юнитов, директора департаментов, а для позиций «минус 1» — директор по персоналу и генеральный директор.
↓
Тестирование отобранных кандидатов, если нужно — упражнения, тесты, бизнес-кейсы.
↓
Компенсационный пакет и оффер.
Задача: наладить работу с линейными руководителями на удаленке
Анна Чеботарь, ведущий специалист по подбору, Кьези Россия
Внедрять автоматизацию решила я — поняла, что пришло время оптимизировать подбор. У нас большая, распределенная по всей стране команда: главный офис в Москве, я сама работаю из Ростова-на-Дону, а линейные руководители находятся в 37 субъектах РФ. Понятно, что разные локации — это еще и временной разрыв: например, между Ростовом-на-Дону и Хабаровском — 7 часов. Линейные руководители нередко интересовались, как идет подбор — сколько кандидатов откликнулось, скольких уже посмотрели. Чтобы со всеми переговорить, нужно выбрать удобное для всех время, а это не всегда получалось. Так появилась потребность в совместном рабочем пространстве, где можно в режиме 24/7 увидеть весь процесс подбора и сократить время, которое идет на созвоны и переписку. Вот тогда я и задумалась, что пора двигаться вперед и подключать технологии.
Решение: общее рабочее пространство с доступом 24/7
Хотя запрос оформился давно, решение пришло не сразу: я просматривала системы автоматизации, обращала внимание на новинки, прислушивалась к опыту коллег на онлайн-ивентах и в профессиональных чатах, тестировала некоторые из систем. За Talantix я наблюдала на протяжении двух лет. Когда тестировала его в первый раз, он мне показался сырым — хотелось много чего добавить, что-то поменять, и я делилась обратной связью с коллегами из Talantix. Около года назад на одной из конференций HeadHunter я обратила внимание на анонсы изменений и улучшений и решила протестировать еще раз. Изменений и доработок было правда много, что меня порадовало — коллеги услышали обратную связь от HR!
Когда искали решение, мы смотрели на такие критерии:
— прозрачный процесс подбора — доступ для всех участников;
— доступ с любого устройства в режиме 24/7 + возможность добавлять информацию и оставлять комментарии;
— защита личных данных соискателей — соблюдение закона «О персональных данных».
В Talantix можно выгрузить отчет и увидеть активность каждого рекрутера, посмотреть статистику по любой вакансии. Это экономит время и мотивирует рекрутера — ему не нужно писать отчет вручную. А руководитель при этом спокоен — он в курсе и контролирует.
Страх нового и сопротивление команды: как справились
Много вопросов было у айти-команды: ребята отвечают за информационную безопасность, поэтому к новому сервису отнеслись с осторожностью. Все решилось просто — собрались вместе и задали вопросы менеджеру Talantix. После разговора все обсудили, договорились, что и как дальше.
Линейным руководителям также хватило одного обучающего вебинара, чтобы разобраться, как удобно настроить систему под себя. Новым менеджерам тоже легко подключиться к системе — посмотреть запись вебинара и почитать список часто задаваемых вопросов. А еще внутри сервиса есть отличные подсказки.
Почему автоматизировать подбор — это выгодно
Елена Косаченко, директор по персоналу, Кьези Россия
Многие думают, что автоматизация рекрутмента — это баснословные деньги, а бонусы не стоят потраченных времени и средств. Опыт «Кьези» говорит, что это не так. Вот на чем мы сэкономили и куда перенаправили ресурсы:
— Экономия средств на серверах — счастье для айти-команды.
— Экономия времени рекрутера — он занимается в первую очередь стратегий и коммуникацией с бизнесом, а не рутиной типа выгрузки и пересылки файлов и бесконечных напоминаний линейным руководителям «посмотрите, пожалуйста, резюме».
— Экономия диджитальных ресурсов — все в одном месте, не нужно переключаться между почтами, мессенджерами и другими каналами общения.
— Экономия времени на привлечение — в CRM удобная база кандидатов: прежде чем размещать вакансию, рекрутер ищет кандидатов в системе.
Бонусом HR-команда получила удовлетворенных линейных руководителей, которые активно включились в подбор и стали брать на себя больше ответственности.
Подбор — это про стратегию
Моя мечта — начинать подбор с вопросов, куда и зачем движется бизнес, то есть со стратегии. Этого я желаю не только нам как компании, но и коллегам, ведь этот подход — секрет развития и успеха. Сейчас мы на пути к такому формату работы. Да, не всегда так получается: кто-то уходит в декрет, кто-то продвигается на позицию выше, а еще кто-то решает уволиться, и вместо стратегии начинаем «затыкать дыры». Но есть в HR-практике понятие workforce planning — стратегическое планирование трудовых ресурсов, когда мы организуем подбор так, чтобы принести максимальную выгоду компании. В идеале так должно быть всегда, и Talantix помогает нам двигаться в этом направлении, чему мы очень рады.
Второй важный момент: именно рекрутеры знают, что нужно кандидатам, а значит — они лучше всего справятся с функцией HR-брендинга в компании. Если у рекрутера меньше рутины и больше ресурса времени, он может взять на себя это направление, сняв его с плеч HR-бизнес-партнеров или менеджеров по развитию и обучению.
Как выбрать CRM под себя
Мы с Анной сходимся в том, что главное при выборе системы — ориентироваться на потребности бизнеса. Наш совет — разберитесь, что нужно именно вашей компании от рекрутингового софта — увеличить производительность HR-отдела без найма новых людей, сократить бюджет на подбор или быстрее закрывать вакансии? Когда вы знаете, чего хотите, проще выбрать систему « под себя » .
Например, для нас было супер важно перенести базу кандидатов: фармацевтика — специфическая отрасль, данные по кандидатам собирались с 2012 года, и для «Кьези» было критично их не потерять. Поэтому решение по системе приняли только тогда, когда проконсультировались с менеджером Talantix и узнали, что сможем сохранить весь кадровый резерв.
Чаще всего за конкретной вакансией закреплен отдельный менеджер, и по нескольким вакансиям сразу отследить двойников практически невозможно. С CRM это больше не проблема.
Еще одним важным моментом было соблюдение Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных». Раньше было так: высылаем соискателю отдельным файлом форму на согласие на обработку персональных данных, он ее заполняет и перенаправляет обратно, включается антиспам, который пропускает не все письма, и процесс затягивается. С Talantix все в разы проще и быстрее.
Смотрите на задачи бизнеса, на потребности рекрутера и потом тестируйте. Все очень просто: не попробуешь — не узнаешь.
Как убедить руководство
Как рекрутеру убедить руководство, что автоматизация — это именно то, что нужно бизнесу? Простой совет — посчитайте, сколько уходит времени и на какие задачи, и переложите это на деньги. Язык цифр с подсвечиванием выгод и убытков — это то, что правда работает. Например, благодаря автоматизации «Кьези» удалось высвободить около 30% времени рекрутера.
Сделайте календарь и фиксируйте рутинные задачи — сколько времени идет на пересылку писем, на забивание данных в Excel и разбор резюме. Переведите время в деньги через почасовую ставку и покажите эти данные руководителю. Поверьте, ва отчет вызовет как минимум интерес, а в лучшем случае — готовность пробовать.
Попробовать Talantix тоже просто — переходите по ссылке, заполняйте форму, мы познакомимся и поможем. Первые 14 дней работы в нашей CRM — бесплатно.