В наши дни большинство компаний просят сотрудников оставаться дома и сменить офисную работу на удаленную. В таких условиях вопросы организации видеозвонков стали особенно актуальными.
Кажется, что онлайн-конференции - это шаг к цифровому будущему без границ, когда люди имеют возможность работать из любой точки мира и собираться для переговоров буквально одним щелчком мыши. Но и здесь не все идеально. Кто-то не может установить нужную программу, кто-то нервничает из-за родственников на заднем плане, а кто-то появляется на важной конференции в пижаме.
Здесь составлено несколько простых правил, которые помогут сделать этот процесс более удобным.
1. Найдите платформу, удобную для всех
Возможно, компания предпочитает старые методы и продолжает использовать Skype, но теперь есть более комфортные сервисы, которые не требуют предоставления номера телефона и дают гораздо больше функций. Так, в Zoom вы можете проводить бесплатные встречи до 40 минут, демонстрировать экран своего компьютера и автоматически записывать видео и аудио.
Discord, любимый всеми игроками, можно использовать и для рабочих конференций. Он позволяет создать свой сервер для всех зарегистрированных пользователей с индивидуальной структурой, например, с несколькими каналами, настроить разные уровни доступа и даже изменить дизайн интерфейса. В чате можете слушать музыку, видеть экран участника или добавлять бота, который будет искать и отображать картинки.
Из-за угрозы распространения коронавируса Google Hangouts Meet предлагает некоторые полезные функции бесплатно. Теперь можно пригласить сразу 250 человек - это количество сотрудников средней компании. Потоковая передача в реальном времени и запись также стали бесплатными.
2. Предотвращение технических проблем
Зарегистрируйтесь на платформе, заранее установите программу, изучите интерфейс и функции. Не будет лишним протестировать микрофон, наушники и камеру. В большом коллективе, где не все знакомы друг с другом, лучше сделать понятную подпись - имя и должность, а не использовать никнейм, особенно если в нем есть какая-то ирония или другие скрытые смыслы.
3. Найдите подходящий фон
Рабочая встреча с включенной камерой - своего рода небольшое вторжение в ваш дом. Поэтому следите за тем, чтобы рядом с вами не было одежды или груды грязной посуды, потому что обычно вы убираетесь, ожидая гостей. Если вы слишком устали, чтобы производить уборку, можете воспользоваться специальной функцией Zoom - виртуальным фоном. Тогда за вашей спиной появится звездное небо, мост Золотые Ворота или зеленая трава.
4. Одевайтесь соответствующим образом
Само собой разумеется, что на онлайн-встречах следует соблюдать минимальный дресс-код. Лучше выбрать что-то однотонное и нейтральное, чтобы на экранах не выглядело цветовым пятном или одним большим глитч-эффектом.
Не забывайте, что во время видеозвонка может произойти все, что угодно: кто-то звонит в дверь (и вы должны пойти и открыть его) или нужно перейти в другую комнату и принести стакан воды. Так что лучше заранее продумайте всю свою одежду и не забудьте ее надеть.
5. Предупредите родственников
Если у вас нет возможности провести онлайн-встречу в полной тишине и изоляции, сообщите семье о ней, чтобы избежать фоновых шумов. К сожалению, успокоить собаку может быть непросто, поэтому лучшим решением будет купить новую игрушку или спрятать еду.
6. Выключайте микрофон, когда не разговариваете
Заранее стоит уточнить, как включать и выключать звук в выбранном сервисе, чтобы не отвлекать других странными звуками, например, скрипом клавиатуры или шорохом документов. В Discord вы можете установить активацию голосом или нажатием кнопки, а в Zoom просто отключить звук, пока слушаете другого человека.
7. Дайте собеседникам время ответить
Когда закончили излагать свою точку зрения или задали вопрос, подождите несколько секунд, пока собеседники ответят. Задержки звука могут возникать из-за качества связи, особенно если коллега работает удаленно с экзотических островов.
8. Поддерживайте зрительный контакт
Желательно сесть так, чтобы вы были примерно посередине окна видеосвязи. В этом случае стоит посмотреть в камеру, чтобы возникло ощущение зрительного контакта.
9. Выберите модератора
К видеозвонку следует относиться так же, как к живой встрече, поэтому основные правила как обычно: не опаздывать, не перебивать, не отвлекаться от темы. Но часто разговор идет совсем в другом направлении. Поэтому следует выбрать человека, который будет следить за тем, чтобы все участники высказывались, задавали вопросы и при необходимости производили аудиозапись.