...или как обеспечить поступательный прогресс в параллельных проектах
Интересуетесь бизнес-анализом в ИТ? Приглашаю Вас ознакомиться с моей книгой "Профессия "бизнес-аналитик". Краткое пособие для начинающих" , которая вышла в издательстве "Олимп-Бизнес": https://taplink.cc/vdm_mrnv.
***
Если вы работаете в сфере ИТ, то знаете, что аналитик может оказаться в ситуации одновременной занятости на нескольких проектах.
Примечание: Под проектом в данной статье будет подразумеваться не только проект в классическом его понимании, но и любая задача, реализация которой предполагается на длительном интервале времени. В контексте данной статьи нас интересует следующее свойство: любую длительную задачу или проект можно декомпозировать до уровня элементарных действий.
Работа аналитика по своей природе связана с обработкой больших объёмов информации и взаимодействием с разными людьми. При параллельном участии в нескольких проектах объём поступающей информации и количество взаимодействий увеличивается в разы. А если аналитику необходимо контролировать не только свои задачи, но и задачи подчинённых?
Очевидно, что нереально держать в голове десятки договорённостей, имена ответственных лиц, детали прошедших встреч и т.п. сведения. Поэтому на помощь приходят разнообразные приложения для проектной работы: виртуальные канбан-доски, чек-листы и органайзеры.
В ситуации параллельной работы на нескольких проектах регулярно возникает потребность в быстром переключении от одной предметной области к другой. В этой статье мы поговорим о том, за счёт каких приёмов можно упростить переключение между задачами и рассмотрим их на примере онлайн-сервиса Trello.
Предпосылки к появлению принципа ближайшей атомарной задачи
Методов контроля за ходом выполнения работ великое множество. На эту тему написан не один десяток книг, как отечественных, так и зарубежных авторов. Каждый выбирает тот метод, который больше подходит к конкретной ситуации и соответствует индивидуальным предпочтениям специалиста.
Метод ближайшей атомарной задачи сформировался у меня в ходе работы над проектом "Банк идей". В рамках этого проекта сотрудники крупного банка публиковали в специальной системе свои предложения по совершенствованию процессов, продуктов и услуг. Я отвечал за своевременную обработку этих предложений.
Идеология проекта заключалась в том, чтобы не оставить без ответа ни одну идею сотрудника. Это было особенно важно на первых порах, т.к. отсутствие внятной обратной связи неизбежно демотивировало бы авторов. Поток предложений быстро бы иссяк, а цель проекта была прямо противоположной.
У каждой идеи был чёткий жизненный цикл, обеспечивающий её первичный анализ, подробное изучение профильным экспертом и последующую реализацию или аргументированный отказ. Реализация жизненного цикла означала потребность в одновременном контроле за ходом рассмотрения десятков, а то и сотен поступивших предложений. По сути, каждая идея представляла собой "микро-проект". И моя задача, как Администратора системы, состояла в том, чтобы довести каждое предложение сотрудника до логического завершения: либо воплощения в жизнь либо отказа от реализации.
Ежедневно Администратору системы предстояло найти ответы на десятки однотипных вопросов:
- Какие идеи необходимо взять в работу?
- Какие идеи направить на экспертизу?
- Кому из экспертов необходимо направить напоминание об истечении сроков предоставления обратной связи по идее?
- По каким идеям требуется оформить обоснованный отказ?
- По каким идеям требуется организация совещания экспертной группы?
И т.д. и т.п.
Важно понимать, что ход рассмотрения каждой идеи был уникален. Отличались предметные области, уровень исполнительской дисциплины экспертов, сложность реализации и установленные сроки. Всё это необходимо было как-то учитывать.
В этом смысле работа Администратора системы была близка по сути к работе РП, одновременно курирующего несколько проектов. Как же обеспечить контроль и поступательное движение вперёд сотни параллельных и не связанных между собой задач? Понятно, что не стоит и пытаться удержать в голове всю информацию по поступившим идеям. Требовался некий подход к ведению записей и контролю задач. Так и появился принцип ближайшей атомарной задачи, который мы рассмотрим на примере Trello.
Суть принципа
В начале статьи мы отметили, что в ситуации параллельной работы над несколькими проектами важно обеспечить быстрое переключение между задачами.
Подобное переключение обеспечивается путём ответа на 2 вопроса:
- Где мы сейчас? Иными словами, какая работа проделана к настоящему моменту и, условно, на чьей стороне "мяч"?
- Что мы делаем дальше? Какие действия необходимо совершить, чтобы обеспечить дальнейший ход работ по проекту?
Чтобы найти ответы на эти вопросы аналитики и руководители проекта много времени уделяют ведению базы знаний. У базы знаний две ключевые функции:
- Хранение основных артефактов по проекту;
- Ведение хронологии работ и контроль задач.
С хранением артефактов по проекту всё более-менее понятно. Для начала создаётся некая иерархическая структура: начиная с простого каталога папок на сетевом ресурсе и заканчивая деревом вложенных страниц в Confluence. В этой структуре и размещаются протоколы совещаний, требования к ПО, нормативная документация и полезные ссылки.
Но как вести базу знаний так, чтобы она была полезным прикладным инструментом, а не просто складом документов?
Один из вариантов - ведение базы знаний по принципу ближайшей атомарной задачи. Принцип базируется на следующих постулатах:
Первый. Каждой задаче отводится "личное досье" - персональная страница. В случае с Trello - по каждому проекту заводится отдельная карточка.
Второй. В карточке коротко, но ёмко фиксируется хронология работы над задачей: обязательно с именами действующих лиц и датами событий.
Рассмотрим пример.
Пусть мы работаем над проектом по созданию информационной системы для Отдела кадров. Мы создали для проекта отдельную карточку, в которой будем вести информацию по нему. По итогам очередного совещания с бизнес-заказчиком в карточке проекта должна появиться запись:
"10.03.2021. Провели совещание с представителями Отдела кадров: Олегом Ивановым и Марией Семёновой. По итогам встречи получена информация для формирования функциональных требований. Аналитик Ольга Филатова приступила к написанию документа. Протокол совещания: ссылка на протокол."
Цель ведения подобных записей - обеспечить максимально быстрое погружение в контекст. Где вы? Что уже сделано? Кто и что вам пообещал? На чьей стороне мяч? Какие обязательства вы взяли на себя? Каким было последнее событие по задаче?
Зафиксированная хронология работы - ваша шпаргалка, которая не даст сбить вас с толку и забыть существенные детали. Да, этот принцип требует определённой дисциплины при ведении записей. Но поверьте, вы ещё не раз скажете себе спасибо за эти подсказки.
В Trello записи о хронологии работ удобнее всего вести в ленте комментариев к карточке проекта.
Важно! Не стоит писать в комментариях огромные тексты вроде мини-версий "Войны и мира". Чем короче, тем лучше: "Кто, что, когда. Полезная ссылка".
Третий. Контроль срока по ближайшей атомарной задаче.
Винсент Ван Гог в письме к своему брату Тео писал, что великие дела совершаются не единым порывом, а совокупностью малых дел. Если вдуматься, ваш проект - и есть великое дело: совокупность тысяч элементарных действий, выполненных в правильном порядке.
Какие же это действия?
- Телефонный звонок коллеге;
- Организация встречи;
- Отправка письма по почте или сообщения в мессенджере;
- Обсуждение обратной связи по документу или письму;
- Написание программного кода или документа, создание схемы;
И т.д.
Для нас важно понимать, что прогресс по проекту обеспечивается за счёт выполнения подобных действий в соответствии с контекстом ситуации.
А значит для реализации данного принципа необходимо:
- Зафиксировать ближайшее атомарное действие: звонок, сообщение, напоминание, формирование документа...
- Зафиксировать дату выполнения атомарного действия;
- Если за действие отвечаете вы - приступить к выполнению в указанный срок;
- Если за действие отвечает кто-то другой - убедиться, что этот сотрудник в курсе и отправить ему уведомление о задаче: желательно по электронной почте.
Вернёмся к нашему примеру. У вас состоялась встреча с подразделением-заказчиком в лице Отдела кадров. По итогам встречи получена нужная информация и аналитик Ольга Филатова взяла неделю на формирование функциональных требований.
Это значит, что помимо записи о состоявшейся встрече (см. выше) в карточке проекта должна появиться запись с контрольным сроком:
17.03.2021. Уточнить ход формирования функциональных требований у аналитика Ольги Филатовой.
Или, если вы и есть аналитик, запись типа:
17.03.2021. Сформировать функциональные требования и отправить бизнес-заказчику.
В Trello ведение записей о ближайшей атомарной задаче обеспечивается:
а) Присвоением срока карточке проекта ("в среду, в 16.45");
б) Указанием сути атомарной задачи в чек-листе карточки проекта.
Что это даёт?
Когда вы в следующий раз зайдёте в карточку задачи, у вас будет понятная картина по текущей ситуации:
1. Хронология проекта напомнит, что состоялась встреча, на которой получена нужная информация. При необходимости можно ознакомиться с протоколом встречи;
2. Запись о ближайшей атомарной задаче напомнит о том, что нужно сделать и когда. Также будет понятно на чьей стороне "мяч".
Допустим, Ольга сформировала функциональные требования и отправила их заказчику. Это означает, что нужно:
а) Внести новую короткую запись в хронологию задачи;
Например: 17.03.2021. Функциональные требования сформированы и отправлены на рассмотрение в Отдел кадров: Олегу Иванову и Марии Семёновой;
б) Изменить ближайшее атомарное действие.
Например: 19.03.2021. Запрос обратной связи по итогам изучения требований специалистами Отдела кадров. Ответственный: О. Филатова.
Подобным образом записи ведутся до тех пор, пока проект не будет доведён до конца. Например, до момента, когда описанный в требованиях функционал не будет реализован и принят бизнес-заказчиком.
Срок, указанный в карточке проекта служит для вас определённым фильтром. Благодаря зафиксированному сроку вы можете сортировать задачи: "Просроченные", "Срок истекает на этой неделе", "Срок истекает сегодня" и т.д. Также на основе установленного срока можно настроить отправку напоминаний исполнителям в интервале от "За 5 минут до окончания срока" до "За 2 дня до окончания срока".
Если Вы работаете в команде, не лишним будет указать владельца каждой карточки. Кроме того, можно присваивать карточкам цветовые метки, например, для обозначения приоритета или классификации проектов по предметным областям. Это позволит вам использовать комбинации фильтров. Например, вывести только те карточки, владельцами которых является Ольга Филатова, с приоритетом "Срочно" и сроком исполнения "Завтра".
Метки и фильтры - гибкий и удобный инструмент для работы с параллельными проектами. Каждый рабочий день аналитик или РП может начать с включения фильтров и вывода карточек со сроком исполнения "Просрочено" и "Сегодня". Пара кликов и план работы на день готов.
Если карточка проекта попала в список просроченных, для вас это громкий сигнал о том, что ближайшей атомарной задаче по проекту нужно уделить особое внимание.
Указанный принцип можно использовать не только в Trello, но и в Confluence, и даже в Excel, заведя для каждого проекта отдельный лист и сформировав сводную таблицу со статусами работ при помощи формулы ДВССЫЛ.