Согласно действующему законодательству работодатель должен известить каждого работника о времени начала его отпуска не позднее чем за две недели (часть третья статьи 123 ТК РФ). При этом закон не устанавливает форму уведомления об отпуске. Каким же образом нужно уведомить работника об отпуске, чтобы соблюсти требования законодательства?
Безусловно, уведомление следует выдавать в письменной форме под роспись работнику, с тем, чтобы впоследствии можно было доказать факт уведомления. В связи с тем, что, как указывалось выше, строгие требования к уведомлению законом не установлены, извещать работника можно в свободной форме.
Хорошо, но ведь работодатель обязан знакомить работника с графиком отпусков? Нельзя ли считать, что ознакомление с графиком отпусков и будет ознакомлением с датой начала отпуска? Зачем уведомлять несколько раз об одном и том же? Ознакомили с графиком, взяли подпись в ознакомлении - и одним ударом убили двух зайцев - и с графиком ознакомили, и о дате начала отпуска уведомили.
Действительно, идея хорошая.
В соответствии со статьей 123 ТК РФ "очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года.
График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника".
Казалось бы, чего проще - если график обязателен и для работника, и для работодателя - это означает, что работнику гарантирован отпуск в те даты, которые указаны в графике, поэтому дополнительной бюрократии в виде повторного ознакомления с датой начала отпуска можно избежать.
Но не тут-то было. Государственные органы считают иначе.
Согласно Письму Федеральной службы по труду и занятости от 24 декабря 2020 г. N ПГ/59245-6-1 "Об уведомлении о дате начала отпуска" работодатель все же обязан предоставить документ, в данном случае это уведомление, сотруднику за 14 суток до начала положенного отдыха. Эта обязанность должна быть исполнена не только для тех, кто уходит в очередной отпуск по графику, но и для работников, которые решили взять дополнительный отдых.
Вот так все не только не упростилось, но и существенно усложнилось.
Если с очередным отпуском все еще более-менее ясно, то что делать в ситуации, когда работник решил взять дополнительный отпуск (например, за ненормированный рабочий день), неясно. Получается, работник не может его взять ранее, чем через 14 дней после того, как работодатель выдаст ему уведомление о таком отпуске. То есть, все согласны, что работник уйдет в отпуск, например, через 3 дня, но по закону дать его нельзя - нужно выдержать 14 - дневный срок уведомления. На мой взгляд, это все же избыточное регулирование.
И о форме уведомления.
Так как определено, что уведомление может быть составлено в свободной форме, видится целесообразным использование следующего образца.
Уведомление
Уважаемый (ая) __________________________!
В соответствии со ст. 123 Трудового кодекса РФ настоящим уведомляем Вас о том, что в соответствии с графиком отпусков ООО «_________________» на 202__ г., утвержденным «____»___________ 202__ г., Вам будет предоставлен ежегодный основной оплачиваемый отпуск с «_____» ___________ 202__ г. по «___»__________ 202__ г. продолжительностью ______ календарных дней.
«____»____________ 202__ г. ______________________
Подпись, ФИО Генерального директора
Уведомление получил.
«___»______________ 202__ г.
__________________________
подпись,
ФИО, Должность работника
Более подробно об отпусках можно прочитать в других статьях на канале, здесь и здесь.