Меня зовут Ирина, и я event-менеджер. В течение семи лет на чистом энтузиазме мы с командой организовывали кинофестиваль "ЗА!". Фестиваль проводился в разных финансовых условиях: 2015 год, когда я стала руководителем проекта, был для меня и самым сложным. Я проводила его, не имея большой команды и финансирования, оплачивала из собственного кармана и за средства спонсоров.
Основные шаги (пусть с ошибками в организации), которые я предпринимала, чтобы фестиваль состоялся:
- Вела прием заявок через группу ВК и на сайте Festagent. На тот момент положения с условиями проведения фестиваля еще не было, и, если честно, я не знаю, как мы собрали около 100 заявок. Я сама отвечала на все вопросы потенциальных участников по телефону и ВК.
- благодаря знакомствам с людьми из сферы кино и театра, я нашла экспертов для отбора заявок и членов жюри для оценки фильмов итоговой программы.
- После составления рейтинга фильмов, я звонила каждому участнику и узнавала, сможет ли он приехать на фестиваль (это было главным условием участия в конкурсной программе). К слову, у нас была конкурсная и внеконкурсная программы. Чтобы получить приз (статуэтка и грамота), создатель фильма должен был присутствовать на фестивале лично. Во внеконкурсной программе мы показывали фильмы, чьи создатели не смогли приехать к нам по каким-либо причинам. И, знаете, я была сильно удивлена, когда режиссеры из Москвы, Санкт-Петербурга, Рязани, Кемерово подтверждали присутствие на фестивале.
- Моя подруга (по совместительству создатель и экс-руководитель кинофестиваля) в это время вместе с дизайнером занималась разработкой бренд-бука фестиваля, а также руководила работой гидов. Это те ребята, которые встречали участников в аэропорту/на вокзале, водили по городу экскурсии, отвечали на все вопросы.
- И, наконец, я составляла сценарный план открытия и закрытия фестиваля, работала с ведущими церемоний, с площадкой кинотеатра, с актерами театра-студии "Манекен", которые устраивали перфоманс. Приглашала на открытие СМИ города, а также встречала важных лиц из м,3инистерства культуры. В это же время накрывала стол для кофе-брейка для зрителей, а потом уже для участников :D
- К моему везению, спонсорами занимался другой человек, которому я очень за это благодарна. Работа со спонсорами - очень сложный и трудоемкий процесс, о котором я хочу рассказать в другой статье.
Итак, перейдем к финансам.
На что я потратила деньги из своего кармана:
- печать афиш, пригласительных билетов, бейджей, дипломов - 3000 рублей;
- кофе-брейк - 1700 рублей;
- ленты для бейджей - 300 рублей.
Что предоставили спонсоры:
- 1 баннер 2*2 м;
- 10 пицц;
- 10 сертификатов на лазертаг;
- 5 сертификатов на скидку 500 рублей в ресторане;
- 10 наград для 10 номинаций.
Что могло стоить больших денег, но благодаря энтузиазму и полезным контактам было сделано бесплатно:
- работа экспертов, жюри.
- аренда кинозала в кинотеатре.
- дизайн и разработка бренд-бука.
- работа ведущих, сценариста, режиссера-постановщика, артистов на открытии и закрытии.
- работа административного персонала.
Что было бесценно:
- мои потраченные нервы;
- приобретенный полезный опыт.
Главное - это ваше большое желание воплотить идею в жизнь, и не важно, насколько невыполнимым это выглядит на первый взгляд. Оглядываясь назад, я удивляюсь, как мы могли организовать такое большое мероприятие всего на 5000 рублей. Но, что есть, то есть.