Вот реальная история:
В “Факториум” обратилась компания, которая уже несколько лет работала в Битрикс24. Однако со временем ребята-управленцы поняли, что некоторые бизнес-процессы сильно устарели и требуют оптимизации. В организации видели, что сотрудники нерационально используют свое рабочее время. Однако понимали, что здесь нет вины персонала, а есть несовершенство системы и действующих внутри нее рабочих процессов.
Вот список основных проблем , с которыми к нам пришел клиент:
- Сотрудники вручную формировали все договора и документы для своих клиентов, на что уходило от 20 до 40 минут в день у каждого из них;
- Линейный персонал не был обучен работе в системе и использовал не все нужные в работе функции;
- Предыдущий интегратор, который помогал автоматизировать бизнес, отказался от ведения клиента. Компания искала партнера, ориентированного на долгое и надежное сотрудничество.
- Компании нужны были новые бизнес-процессы, отвечающие современным реалиям.
Что было сделано:
Мы проанализировали сценарии работы сотрудников компании и разработали новые бизнес-процессы, которые помогли увеличить конверсию и облегчили рутинные обязанности менеджеров.
В частности, был автоматизирован процесс формирования и отправки документов клиентам. Для этого было создано 12 шаблонов по разным направлениям. Такой подход позволил менеджерам в один клик формировать и отправлять не по одному документу, а сразу несколько, в зависимости от потребностей клиента. Все документы стали храниться в отдельной папке и автоматически подгружаться в карточку клиента. Теперь не нужно гадать, какие документы уже отправлены клиенту, а какие ещё нужно отправить. Нет необходимости физически искать эти документы и перекладывать из папки в папку.
Мы провели обучение сотрудников, рассказали, какие поля обязательно заполнять в карточке клиента, чтобы в дальнейшем документы формировались автоматически. Менеджеры приняли новую систему на “ура”, сразу оценив, насколько новый функционал упрощает им жизнь.Также были записаны обучающие видеоролики для тех сотрудников, которые придут работать в компанию позже.
Результат:
За счет автоматизации сложного и долгого процесса формирования и отправки документов, менеджеры компании получили возможность формировать пакет документов и отправлять его в письме всего в несколько кликов. Это серьезным образом сказалось на быстроте работы всей компании. Если раньше сотрудник составлял все документы для клиента вручную и тратил на это порядка 20-40 минут, после автоматизации процесса время сократилось всего до 2-3 минут.
Давайте посчитаем: 30 минут экономии в день — это 2,5 часа в неделю, 10 часов в месяц и 120 часов в год. Стандартный рабочий день длится 8 часов. 120 делим на 8, получаем 15 рабочих дней в год. Для одного сотрудника!
Если вам нужна помощь опытного интегратора по настройке и автоматизации бизнес-процессов в компании, обращайтесь в “Факториум”. Мы точно знаем, как вам помочь! И наша консультация бесплатна.
Подписывайтесь на Telegram
Заказывайте разработку стратегии автоматизации
Покупайте Лицензии Битрикс24 со скидкой до 20%
Бронируйте Демонстрацию Битрикс24 от специалистов Факториум
Больше о возможностях Битрикс24