Контроль расходов
Расходы на бензин – одна из основных и ежедневных трат для юридических лиц, владельцев крупного и малого бизнеса, которые содержат в своем автопарке несколько и более единиц рабочего транспорта. Контроль таких расходов – задача непростая, ведь для создания правильной и полноценной отчетности водитель обязан постоянно сохранять и передавать в бухгалтерию все чеки и квитанции об оплате. Как правило, такие бумажки часто теряются, водитель забывает взять такое подтверждение или просто хочет схитрить, специально начав жульничать с чеками. Это серьезно сказывается на финансах и доходности любой компании.
Крупные топливные сети и операторы нашли решение проблеме – создали специальную топливную карту, которая помимо ряда дополнительных преимуществ и бонусов позволяет без труда фиксировать и вести учет всем тратам на горючее. А также дает возможность отслеживать все действия, которые производятся на заправочной станции. При этом такая пластиковая карта способствует созданию и укреплению взаимовыгодного сотрудничества между конкретной топливной компанией, станцией АЗС, их партнерами и, конечно же, потенциальным клиентом. Приводит к росту лояльности
Что такое топливная карта
Топливная карта представляет собой пластиковую карту, аналогичную к знакомой всем банковской карте. Она может быть именной и обычной, при этом по своему эквиваленту она приравнивается к деньгам и используется для оплаты топлива. Эта карта также имеет несколько степеней защиты, пароль, чип или магнитную ленту. В случае потери\кражи ее можно без труда заблокировать, а также быстро и легко заменить на новую.
ВАЖНО! Одна и та же топливная компания в рамках своей работы может предлагать клиентам несколько типов и видов карт. Они отличаются между собой бонусными возможностями, а также видом топлива или бензина для заправки.
Карта действительна на АЗС топливной компании по всей стране или в пределах отдельно указанного города.
Принцип работы топливной карты
Главное преимущество использования карты на горючее – оплата безналичным расчетом, что очень упрощает контроль над расходами и сам процесс приобретения топлива. Водитель больше не должен возиться и путаться с бумажками и их хранением, все данные занесены и зафиксированы в топливной карте, которые при помощи специального приложения могут быть доступны к ознакомлению.
Приезжая заправить автомобиль, водитель просто передает эту карту сотруднику АЗС. Тот считывает данные карты, благодаря ее чипу или магнитной ленте на специальном устройстве на станции, и таким образом открывается доступ на получение топлива. Также возможен вариант, что водитель самостоятельно отправляет карту в специальный терминал и таким образом происходит списание средств за бензин.
Получить карту можно заключив договор с топливной компанией , обсудив все детали и выбрав оптимальный вариант конкретно под вашу фирму. К карте на горючее создается специальный счет, на который в дальнейшем вносится предоплата за бензин. Открыть для фирмы можно две и более топливные карты, что заранее также оговаривается с компанией владельцем сети выбранной вами АЗС. Обратите внимание, что топливная карта имеет свой месячный лимит, который определяется также при заключении договора.
Все данные и информация о потраченных финансах и литрах на заправочной станции отражаются в ежемесячной отчетности, которая прикреплена к карте. Это позволяет также вести удобную и четкую, налаженную электронную бухгалтерию.
Дополнительные функции топливной карты
Помимо удобства использования, безналичного расчета за топливо и четкой бухгалтерской отчетности, карта на топливо дает:
1. Многочисленные и регулярные скидки и выгодные предложения на бензин, и другие услуги АЗС,
2. Бонусную накопительную функцию,
3. Возможность отслеживания и контроля над всеми расходами и тратами на заправочной станции,
4. Удобное хранение данных в электронном виде,
5. Возможность создания упрощенной отчетности ГСМ,
6. Оперативное информирование об изменениях стоимости топлива,
7. Экономию сил, времени, финансов,
8. Наличие техподдержки и качество обслуживания, отличный сервис,
9. Возможность при необходимости отсрочить платеж, но услуга доступна не во всех топливных компаниях,
10. Комфортную атмосферу и индивидуальные пользовательские предложения.
Польза от приобретения топливной карты
Самое главное, что дает для вашего бизнеса и компании топливная карта – это:
- Ведение всех бухгалтерских и расчетных операций в электронном формате,
- Своевременное, оперативное и правильное информирование обо всех расходах, изменениях в работе АЗС и выполненных водителем операциях,
- Удобную систему учета, снижение налоговых выплат.
Таким образом, топливная карта вносит существенный вклад в работу и функционал вашего бизнеса, в частности облегчает дело бухгалтерии и всему их отделу. При этом такие карты отличаются удобством и эффективностью в силу того, что при их создании учитывается огромное количество факторов: от цен на топливо до установки локатора, чтобы вы могли выбрать оптимальный вариант заправочной станции по дороге.