Основанием возникновения трудовых отношений по общему правилу является трудовой договор. При этом для его заключения основания могут быть разные: избрание, назначение на должность, конкурс… Трудовой договор также может быть заключен на основании судебного решения о признании гражданско-правовых отношений трудовыми или о восстановлении работника. В любом случае оформления одного трудового договора с новым работником недостаточно. Нужно осуществить целую процедуру приема на работу. От того, как ее провести, зависят дальнейшие отношения не только с работником, но и с контролирующими органами. Чтобы не допустить ошибок и негативных последствий в виде штрафов и судебных издержек, нужно правильно оформить документы, соблюсти последовательность этапов и, конечно, требования трудового законодательства. Порядок приема на работу представим в пошаговой инструкции.
Процедура приема на работу
Действия, предшествующие оформлению приема на работу
Выбор кандидата на вакантную должность практически во всех организациях осуществляется по результатам собеседования, порядок проведения которого определяет работодатель. Но законодательством либо уставами (положениями) организаций до оформления приема на работу могут быть предусмотрены дополнительные процедуры:
1. Избрание на должность (ст. 17 ТК РФ). Проводится, например, в отношении руководителей организаций.
2. Избрание по конкурсу на замещение должности (ст. 18 ТК РФ) из числа некоторых должностей государственной и муниципальной службы.
3. Назначение на должность или утверждение в должности (ст. 19 ТК РФ). На должности назначаются, например, руководители государственных органов, руководители представительств и филиалов, судьи.
С кандидатом на должность, успешно прошедшим собеседование, победившим в конкурсе или назначенным на должность, можно начинать процедуру оформления приема на работу.
Пошаговая инструкция по приему на работу
1. Предъявление работником документов
Запросите у работника документы, перечисленные в ст. 65 ТК РФ.
Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. К иным документам относятся удостоверение личности военнослужащего РФ, военный билет, временное удостоверение личности гражданина РФ, загранпаспорт, свидетельство о рождении для несовершеннолетних и др.
Трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р (формируются и представляются работодателями) или СТД-ПФР (формируется из информационных ресурсов ПФ РФ и представляется им).
Если у работника нет трудовой книжки – оформите ее, если он ранее не выбрал предоставление сведений о трудовой деятельности (ч. 4 ст. 65 ТК РФ).
Трудовая книжка не оформляется, если лицо поступает на работу впервые в период начиная с 01.01.2021 (ч. 8 ст. 2 Закона N 439-ФЗ). Для таких лиц сведения о трудовой деятельности формируйте в электронном виде (ст. 66.1 ТК РФ).
Если на работника ведется трудовая книжка, он не обязан ее представлять на работу по совместительству. Кроме этого, она не представляется при ее утрате или повреждении (ч. 5 ст. 65 ТК РФ) – тогда по письменному заявлению лица (с указанием причины отсутствия трудовой) оформите ему новую трудовую книжку.
Трудовая книжка не представляется также в случае ее ведения, но при наличии письменного соглашения между работодателем и дистанционным работником о невнесении в нее сведений о дистанционной работе (ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ).
Документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета (далее – ИПУ) , применяется вместо страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования и содержит сведения о страховом номере индивидуального лицевого счета (СНИЛС). Эти документы идентичны, разве что новый документ может быть представлен в электронном виде.
Старые свидетельства СНИЛС, выданные до 01.04.2019, сохраняют свое действие. Поэтому лица, имеющие их на руках, при приеме на работу в качестве документа, подтверждающего регистрацию в системе ИПУ, предоставляют эти свидетельства.
Документ, подтверждающий регистрацию в системе ИПУ, получают лица:
– которые заключили трудовой договор впервые и на которых не открыт индивидуальный лицевой счет;
– обратившиеся в орган ПФ РФ с заявлением о получении нового документа, подтверждающего регистрацию в системе, в случае порчи или утери свидетельства СНИЛС, при смене фамилии.
Документы воинского учета представляют военнообязанные и лица, подлежащие призыву на военную службу, – это военный билет или удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу.
Документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний требуется при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки. Это дипломы, сертификаты, аттестаты, свидетельства или разрешения на осуществление того или иного вида деятельности (например, водительское удостоверение).
Справка о наличии или отсутствии судимости (факта уголовного преследования), о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям предоставляется при поступлении на работу, где в соответствии с законодательством РФ лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию, не могут работать. Это педагогические работники и лица, работающие в различных сферах с несовершеннолетними.
Справка о наказании за употребление наркотиков – о том, является или не является лицо подвергнутым административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ, – предоставляется при поступлении на работу, куда в соответствии с федеральными законами лица, подвергнутые такому административному наказанию, не допускаются до окончания срока, в течение которого лицо считается подвергнутым административному наказанию. Это лица, работающие на транспорте, в том числе водном, воздушном, железнодорожном.
Дополнительные документы требуются от кандидата, если это предусмотрено Трудовым кодексом, другими федеральными законами, указами Президента РФ или постановлениями Правительства РФ. Перечень таких документов представим в таблице.
1. Категории работников: Лица 14 лет и младше
Дополнительные документы: Письменное согласие одного из родителей (попечителя) и разрешение органа опеки и попечительства
Норма закона: Часть 3 ст. 63 ТК РФ
2. Категории работников: Несовершеннолетние, вахтовики, водители, спортсмены, принимаемые на работу в районы Крайнего Севера и др.
Дополнительные документы: Медицинское заключение
Норма закона: Статья 69 ТК РФ
3. Категории работников: Совместители
Дополнительные документы: Справка о характере и условиях труда по основному месту работы, если работа по совместительству вредная
Норма закона: Статья 283 ТК РФ
4. Категории работников: Поступающие на должность руководителя государственного (муниципального) учреждения
Дополнительные документы: Сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера (своих, супруги (супруга), несовершеннолетних детей)
Норма закона: Статья 275 ТК РФ, ст. 8 Закона о противодействии коррупции
5. Категории работников: Иностранцы, лица без гражданства
Дополнительные документы: Разрешение на работу, патент, разрешение на временное проживание или вид на жительство, договор (полис) ДМС
Норма закона: Статья 327.3 ТК РФ, ст. 13 Закона N 115-ФЗ
6. Категории работников: Гражданские и муниципальные служащие
Дополнительные документы: Сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера (своих, супруги (супруга), несовершеннолетних детей). Заявление с просьбой о поступлении на службу
Норма закона: Статья 26 Закона N 79-ФЗ, ст. 16 Закона N 25-Ф
Требовать от поступающего на работу другие документы запрещено (ч. 3 ст. 65 ТК РФ).
Проверять подлинность полученных от кандидата документов законодатель не обязывает, тем не менее, изучая их, обратите внимание на наличие обязательных голограмм, печатей и подписей, срок действия, если он установлен (например, у сертификата медицинского работника, водительского удостоверения, патентов и разрешений).
После проверки документов и до заключения трудового договора отдельных кандидатов нужно проверить на предмет отсутствия медицинских противопоказаний. Для этого направьте их на предварительный медосмотр.
2. Направление работников на медицинский осмотр
Проходить предварительный медосмотр обязаны соискатели на определенные должности в соответствии с требованиями законодательства. К ним относятся лица:
– не достигшие возраста 18 лет (ст. 69 ТК РФ);
– поступающие на работу в организации пищевой промышленности, общественного питания и торговли, водопроводных сооружений, медицинские организации и детские учреждения (ч. 2 ст. 213 ТК РФ);
– привлекаемые на работу вахтовым методом (ст. 298 ТК РФ);
– привлекаемые на работу в районы Крайнего Севера (ст. 324 ТК РФ);
– поступающие на работу, непосредственно связанную с движением транспортных средств (ст. 328 ТК РФ);
– спортсмены (ст. 348.3 ТК РФ);
– поступающие на работу с вредными и (или) опасными условиями труда, в том числе на подземные работы (ст. 69, ч. 1 ст. 213, ч. 1 ст. 330.3 ТК РФ);
– спасатели (ст. 23 Федерального закона от 22.08.1995 N 151-ФЗ “Об аварийно-спасательных службах и статусе спасателей”);
– другие в соответствии с федеральными законами.
Несовершеннолетнему или кандидату, претендующему на одну из перечисленных работ, выдайте под подпись подписанное уполномоченным представителем работодателя направление для прохождения предварительного медосмотра. Если он не согласится его проходить, откажите ему в приеме на работу. В противном случае вы можете быть привлечены к административной ответственности по ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ.
Направление составляйте в произвольной форме, но укажите в нем:
– наименование организации и вид экономической деятельности;
– наименование медицинской организации, фактический адрес ее местонахождения;
– вид медицинского осмотра (предварительный);
– фамилию, имя, отчество лица, поступающего на работу, и дату его рождения;
– наименование должности (профессии) или вида работы;
– вредные и (или) опасные производственные факторы, а также вид работы в соответствии с утвержденным работодателем контингентом работников, подлежащих предварительным (периодическим) осмотрам.
Направление подписывает уполномоченный представитель работодателя с указанием своей должности, фамилии, инициалов.
Важно: медосмотры осуществляются за счет работодателя (ст. 69, абз. 12 ч. 2 ст. 212 ТК РФ) на основании долгосрочного (не менее чем на 3 года) договора с медицинской организацией, имеющей лицензию (Методологические основы проведения предварительных и периодических медицинских осмотров лиц, работающих во вредных и (или) опасных условиях труда, утвержденные Минздравсоцразвития РФ 14.12.2005).
После прохождения медосмотра кандидат предоставляет справку по форме 086/у – если он несовершеннолетний, медицинское заключение либо медицинскую книжку – если он принимается в организацию, деятельность которой связана с производством, хранением, транспортировкой и реализацией пищевых продуктов и питьевой воды, воспитанием и обучением детей, коммунальным и бытовым обслуживанием населения.
Если в соответствии с заключением были выявлены медицинские противопоказания для выполнения работы, откажите соискателю в приеме. Если не выявлены – переходите к следующему этапу.
3. Ознакомление работника с локальными нормативными актами
Необходимо ознакомить будущего работника с документами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ). Такими, в частности, являются:
– правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР);
– коллективный договор (если он есть);
– положения об оплате труда, о премировании, о хранении и использовании персональных данных работников, о государственной тайне (если работник будет с ней работать), об аттестации, о командировках (если характер работы предусматривает командировки);
– должностная инструкция (если должностные обязанности не установлены трудовым договором);
– правила и инструкции по охране труда.
Факт ознакомления с документами подтвердите подписью работника. Каким способом – законодательством не установлено. На практике применяются следующие:
– к локальному акту подшивают лист ознакомления;
– оформляют “Журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами”.
Факт ознакомления можно зафиксировать в трудовом договоре, включив в него фразу о том, что до подписания трудового договора работник был ознакомлен с локальными нормативными актами, с перечислением этих актов. Конкретный порядок ознакомления с локальными актами можно установить, например, в ПВТР.
Запомнить всю информацию, с которой его ознакомили, работник, скорее всего, не сможет, поэтому на этапе ознакомления обратите внимание на основные моменты: режим рабочего времени, размер заработной платы, должностные обязанности, условия труда и т.п. Если в дальнейшем работник захочет еще раз ознакомиться с тем или иным локальным актом, предоставьте ему эту возможность.
4. Заключение трудового договора
Трудовой договор – это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым: далее...