Сегодня мы хотим поделиться пятью типичными ошибками, которых следует избегать при написании деловых предложений или любых других шагов в этом отношении. Хотя наши рекомендации субъективны, примите любой совет, который, по вашему мнению, имеет отношение к вам.
Ошибка 1. Не добраться до сути (в течение первых нескольких секунд)
В почте можно встретить бесчисленное количество электронных писем, в которых говорится: «Во-первых, я хочу вам сказать...», которое растягивается на один полный абзац и не имеет абсолютно никакого отношения к причине, по которой отправитель написал письмо.
Обычно за ним следует рассказ из 2–3 абзацев о том, насколько отправитель взволнован идеей, которую он собирается представить нам (или насколько интересна эта идея), но по-прежнему ничего не говорится об этой идее.
Далее следует 5-6 абзацев текста, где человек наконец понимает, зачем он пишет. К тому времени ваш интерес может угаснуть, и вы почти готовы нажать кнопку «Архивировать».
Когда вы готовите свою презентацию или коммерческое предложение, переходите сразу к сути. Можно начать с простого: «Добрый день, Иван! Надеюсь, у Вас все отлично!» или «Во-первых, я просто хочу сказать вам, что мне нравится ваша компания / интернет-магазин / салон красоты и т.д.!» Это не правильно - продолжать болтать и уходить совсем не по касательной. К тому времени вы потеряете внимание потенциального клиента, и ваше письмо, вероятно, окажется в мусорной корзине.
Оставьте социальные разговоры для социальной почты. Не беспокойтесь о формальностях. Когда дело доходит до делового электронного письма / предложения / презентации, от вас ожидается, что вы будете резкими, поэтому сразу переходите к делу.
Ошибка 2. Не пройти тест на знание сказки «Красная шапочка»
Сказку «Красная шапочка» знают все, от маленького ребенка до взрослого пожилого человека. По сути, если ваш отчет и электронное письмо не могут быть понятны тем, кто хорошо знает сказку «Красная шапочка» (например, первоклассник), вы не прошли тест и должны переписать их, пока они не станут достаточно простыми, чтобы их можно было понять.
Почему? Потому что:
- Люди заняты, особенно в высшем руководстве. У них нет времени читать между строк и расшифровывать то, что вы пытаетесь сказать.
- Людям некогда думать. Эти же люди настолько заняты бизнес-проблемами и решениями высокого уровня, что у них мало времени на длительный просмотр электронной почты и отчетов, которые мало влияют на их повестку дня. Если вы заставите их задуматься хотя бы на секунду, это будет потеря времени на одну секунду.
- Люди ленивы. Когда мы читаем почту, наш мозг опускается до самого низкого знаменателя - мы теряем способность думать. Если почта хоть сколько-нибудь манипулирует нашей корой головного мозга, с помощью тяжелого жаргона и замысловатой речи, то она сложно усваивается.
Чтобы пройти тест на знание сказки «Красная шапочка», ваша презентация / коммерческое предложение должна удовлетворять следующим требованиям:
- Будьте краткими и простыми. Никакой чуши. Обратитесь к первому совету, чтобы добраться до сути.
- Используйте простые слова и предложения. Придерживайтесь простого русского языка. Нет необходимости в громких словах и замысловатых словосочетаниях. Завоюйте перспективу силой своих идей, а не безумными языковыми навыками.
- Письмо легко понять, не задумываясь. Если человеку нужно прочитать и перечитать ваше сообщение, чтобы понять вашу точку зрения - вы не прошли тест. Вы должны настолько ясно передать свою идею, чтобы ее можно было понять с первого взгляда.
Ошибка 3. Отсутствие проверки орфографии (т.е. наличие грамматических ошибок)
Если ваша презентация полна грамматических ошибок, она не покажет вас в хорошем свете. Это в основном будет означать, что вы либо плохо владеете русским языком, либо не считаете нужным проверять наличие ошибок перед отправкой письма.
Надеемся, что советы, указанные в статье, были для вас полезными!
Узнали себя в этой статье? Делаете ли вы какие-то из этих 3 ошибок в своих коммерческих предложениях или презентациях? Почему?