Персональный ассистент это не просто секретарь. Во многом именно от помощника зависит эффективность работы руководителя. Хорошими секретарями дорожат не меньше, чем топ-менеджерами. При этом, про их взаимоотношения с начальниками складывают анекдоты… Сегодня своими впечатлениями о работе делится персональный ассистент президента торгово-промышленного холдинга.
Из цикла "исповеди", 2006 год, записанная прямая речь анонима
Когда я говорю, что работаю персональным помощником руководителя компании, у кого-то из окружающих на лице проявляется удивление, а у иных и просто презрительное разочарование: «Секретарша, что ли!?». Подразумевая, что к 38 годам можно было бы сделать «карьеру» получше. Тем более, все вокруг «директоры», в крайнем случае, «менеджеры». Когда-то очень давно я по этому поводу комплексовала, а сейчас абсолютно успокоилась. Да, я – персональный секретарь. Дело ведь не в названии, а в реальной квалификации, уровне выполняемых обязанностей и ответственности. Вот моя подруга недавно стала Коммерческим Директором в фирме общей численностью 15 человек и страшно этим гордится. А под началом моего босса трудится несколько тысяч…
На самом деле, по образованию я - инженер и, даже, успела недолго поработать по специальности в одном НИИ. Не развались система государственного финансирования науки, может я бы сейчас «спутники запускала». Но не судьба… То, что из бюджетной организации надо уходить – было ясно, только вот куда? Если даже кандидаты наук подрабатывали дворниками, то кому нужен без году неделя «молодой специалист». Но, не все научные сотрудники пошли по пути «подметания улицы». В частности, заведующий моей лабораторией, как тогда говорили, «вовремя перестроился». Не уходя с основного места работы, он зарегистрировал фирму и занялся каким-то совместным бизнесом с Гонконгом. Заметив, что я хорошо владею английским, стал подбрасывать мне «халтурку» - переводить для него документацию, иногда письма. (Оплачивал, соответственно, из собственного кармана.) Судя по текстам, мой шеф собирался поставлять сюда компьютеры и комплектующие… И вот в один знаменательный день завлаб позвал меня к себе в кабинет и сообщил, что увольняется. Оказывается, он решился «уйти из науки» и полностью заняться бизнесом. Даже офис уже снял… Но, главное, зовет меня уйти с собой в качестве его секретаря. Нищенскую зарплату в НИИ задерживали уже несколько месяцев, поэтому терять мне было нечего.
15 лет на посту
В этом году у меня что-то вроде юбилея – 15 лет работы на одном месте, и на одной должности. (Как шутит мой шеф, не многие Генеральные секретари могли бы похвастаться таким сроком на своем посту.) Если вспомнить и записать все, что было за эти годы, то может получиться бестселлер а-ля «Становление отечественного бизнеса – взгляд из приемной».
Первое время я была в нашей вновь отрытой фирме всем: секретарем на ресепшн, офис-менеджером, менеджером по персоналу, кассиром, даже, системным администратором. Не говоря уже о моих непосредственных обязанностях персонального ассистента. Дальше же по мере роста компании на каждое направление были взяты соответствующие сотрудники, и от всего «лишнего» меня освободили. Правда, я просила тогда шефа сделать меня офис-менеджером или административным директором, а на место персонального помощника взять кого-то другого. На что босс ответил, что он, в принципе, не возражает, и даже обязательно переведет меня на управленческую должность, но не сейчас - в данный момент ему важнее именно ассистент, которому можно доверять. Возможно, прояви я тогда настойчивость, то сейчас бы уже входила в совет директоров…
С другой стороны, за эти годы в нашей конторе сменилось столько разных директоров (особенно в начале), а персональный помощник всегда незыблем. Правда, у меня одно время был страх увольнения. (Кстати, нагнетаемый «экспертами-доброжелателями».) Вдруг на очередном витке развития бизнеса шеф сочтет меня не соответствующей своей персоне и заменит на какую-нибудь девчонку-фотомодель. (И вовсе не из сексуальных соображений - никаких интимных отношений у меня с боссом никогда не было, а просто так, для статуса). Как говорили «доброжелатели», все бизнесмены однажды меняют старых жен и секретарш на молодых. Думаю, доля истины в этом есть, тем более, что с первой женой мой шеф развелся уже после ухода в коммерцию. Тут мы подошли к тому, что является неизбежным для любого персонального ассистента – быть в курсе частной жизни своего патрона. Автоматически. Начиная с того, что ты знаешь, кто ему звонит и с кем он просит соединить, заказываешь подарки родным и близким, или, например, бронируешь авиабилеты для его тещи и т.д. Просто слышишь разговор из-за приоткрытой двери кабинета. К тому же, развод с первой женой происходил не просто на моих глазах. Поругавшись в очередной раз, они разговаривали друг с другом только через меня. Босс даже однажды после работы изливал мне душу, жаловался на жизнь и советовался: разводиться или нет. Второй раз женился он достаточно быстро на своей любовнице. (О ее наличии я, естественно, тоже знала.) И вот тогда, примерно, лет 10 назад, я предприняла попытку уйти. А все потому, что новая жена босса меня невзлюбила. И причина была вовсе не в том, что она подозревала меня в посягательствах на мужа. Думаю, ее просто нервировало, что босс проводит со мной (на работе) больше времени, чем с ней, часто берет меня с собой в командировки. Да, и просто, чисто по-женски раздражала. Тем более, что «сидеть дома» ей не нравилось и она пыталась «участвовать в бизнесе», то есть периодически тусовалась у нас в офисе. Накрученный супругой шеф начал нервничать, предъявлять мне какие-то идиотские претензии… Короче, я решила, что нужно уходить. Стала рассылать резюме (благо факс под рукой), ходить по собеседованиям. И только тогда поняла, как мне повезло с местом работы и, в частности, боссом. Во-первых, многие потенциальные работодатели в отличие от моего шефа, университетов явно не кончали и вели себя «чисто по-братански». Ну, а во-вторых, на «интервью» в некоторых конторах мне сразу намекали на то, что я должна быть готова к некоторым «особым обязанностям». А в одной фирме просто попросили принести фотографию в купальнике. В итоге, пока шли поиски нового места, конфликт разрешился сам собой, и я осталась. Просто супруга, видимо, цеплялась не только ко мне, но и лезла в работу других сотрудников, пыталась на правах жены хозяина давать указания. Короче, видя, как всех от нее лихорадит, босс запретил ей появляться в офисе. Кстати, вскоре он и с ней развелся…
На самом деле, надеюсь, и босс так считает, за эти годы мы отлично сработались. Тем более, что и пережили вместе немало. Например, была ситуация, когда на нашу фирму «наехали». Не буду вдаваться в подробности, скажу только, что на шефа завели уголовное дело, потом угрожали физической расправой, он был вынужден некоторое время скрываться. А связь с офисом и руководство компанией осуществлял по мобильному телефону. Причем, через меня. В целях конспирации связь была односторонней, поэтому позвонить при возникновении оперативной проблемы было нельзя. Видимо, привыкнув к тому, что теперь я обладаю максимумом информации и держу связь с хозяином, все наши топ-менеджеры автоматически стали приходить за указаниями ко мне. Находясь в безвыходном положении, многие решения я принимала самостоятельно. То есть, фактически, руководила компанией… Однажды шеф позвонил и попросил привести ему документы по приватизации одного нашего актива. (Когда все это началось, предвидя обыски и «налеты», наиболее ценные бумаги переехали домой к моим родителям). Как в шпионском фильме я шла по улице и оглядывалась – «нет ли хвоста». Потом к условленному перекрестку подъехал автомобиль, тонированное стекло опустилось, и я увидела босса. Только успела сунуть в окно папку, как автомобиль рванул на красный свет… Разве такое забывается!
Вообще, кто сможет еще с моим шефом нянчиться, поймет с полуслова так, как я. Уверена на 100% - при отсутствии помощника его бизнес встанет. Он уже так привык, что есть некий сказочный джин, которому только прикажи и все будет организовано: назначены встречи, подготовлены совещания, забронированы билеты и гостиницы, оформлены документы, и т.д., и т.п. Да не приди я в офис, он сам не сможет позвонить половине своих партнеров. А зачем хранить номера телефонов - его же всегда соединяют. В редкие моменты моего отсутствия, к шефу приставляется кто-то из общего секретариата. Но, это просто для поддержания элементарного функционирования. За все 15 лет не могу вспомнить ни одного спокойного отпуска – обязательно найдет и что-нибудь попросит…
Ну и, кроме того, помешанный на конфиденциальности (по опыту знаю, что это не мания), шеф по-настоящему доверяет только мне.
Взгляд на коллег
Девочек-секретарей в нашем офисе полно – ресепшионистки, ассистенты отделов. Однако, именно персональных помощников помимо меня всего трое – у вторых-лиц (вице-президентов). На работу их взяли уже значительно позже меня и, соответственно, искали целенаправленно, по критериям. Молодые, симпатичные, с лингвистическим образованием, уже с опытом работы. Вполне квалифицированные девушки. Правда, в отличие от меня, они стажировались в другое время и иных условиях (до нас все трое работали в представительствах иностранных фирм). Специфики отечественной бизнес-структуры они не чувствуют. А главное, не чувствуют так как я именно нашу компанию. Хотя, на сегодняшнем этапе, наверное, это и не нужно. Как говорит мой шеф, время терминаторов прошло - их заменили функционеры. Кстати, после появления трех новых ассистенток меня в офисе стали звать «старшей женой»…
Еще я общаюсь с секретарями партнеров моего шефа. Как правило, такими же персональными ассистентами. Согласовываем встречи, обмениваемся документами, просто соединяем наших боссов. С некоторыми иногда созваниваемся раз по десять в день. Соответственно, установились даже дружеские отношения. (При этом, кого-то я вообще за несколько лет даже в глаза не видела, а с кем-то встречалась всего пару раз.) Мы даже по ICQ иногда переписываемся просто так. Кстати, как я заметила, проблемы и наблюдения у всех персональных ассистентов одинаковые, не зависимо от страны и национальности. И у меня в Москве, и у девочек в Пекине, Токио, Лондоне… работа нервная и напряженная, а начальник самодур, крикун, бабник и растяпа… но, любимый.
Однако, реально познакомится с контингентом «личных» секретарей, мне пришлось тогда, когда подбирала себе замену на время «декрета». С этим, кстати, вообще все вышло весьма забавно. Когда я сообщила родному боссу, что беременна и через несколько месяцев буду рожать, то для него это было потрясение. Подобное ему вообще в голову не приходило! На лице шефа отразилась буря эмоций. Если описать это в двух фразах, то идеальными будут: «и ты Брут!» и «а как же я?..». Мне стало смешно и немного обидно. Но, с другой стороны, чувствовать себя незаменимой приятно. Вообщем, деваться ему было некуда, и мы договорились, что уйду я месяца за два до планируемого срока родов, и просижу с ребенком полгода. А на время моего отсутствия служба персонала найдет замену… Вот здесь и началось самое интересное. Не желая тратить время, шеф поручил мне самой выбрать себе сменщицу, а ему представить окончательный вариант для утверждения. Соответственно, я попросила HR-менеджера приглашать меня присутствовать на собеседованиях с кандидатками. Господи, чего только я насмотрелась и наслушалась! Именно после этих собеседований стало понятно, откуда пошли сальные анекдоты про взаимоотношения начальников с секретаршами, и недвусмысленное слово «секретутка». Ну, я еще могу понять, когда спрашивают о возрасте потенциального руководителя. Но какое отношение к работе могут иметь вопросы, вроде: «А он женат?» или «Он темненький или светленький?»… Кроме того, причина увольнения многие соискательниц звучала просто: «приставал начальник». При этом по их многообещающему виду было понятно, что не приставать – просто обидеть в лучших намерениях. Короче, я была в ужасе и растерянности. Ведь уходить мне в любом случае, так неужели же придется оставить МОЕГО шефа один на один с такой девкой. Пусть даже и временно. Хотя не известно, чем это «временное» может закончиться. Однако, HR-менеджер меня успокоила. Оказывается это обычная проблема подбора. Секретарь вообще считается одной из самых сложных позиций. Удивительно, но даже главбуха на $3000 проще найти, чем ресепшионистку на $500. Тем более, что в данном случае найти действительно квалифицированного специалиста (и одновременно нормального человека) на временную работу, еще сложнее. Нужно просто спокойно подождать, пока придет «наш кандидат». В итоге после двух месяцев поисков, почти на грани моего ухода нашли сразу двух хороших девушек. Осознав теперь свои риски, я выбрала страшненькую. Босс поговорил с ней минут 5 и дал согласие. Дальше ее недели две проверяла наша служба безопасности. Причем, как я поняла, не формально по запросу в соответствующие органы, а по полной программе. С детектором лжи, изучением биографии родственников и опросом местным участковым соседей по подъезду…
Несколько дней мы поработали со сменщицей вместе (так было удобнее ввести в курс обязанностей), а потом я ушла. Первое время шеф звонил мне почти каждый день. Могу его понять, тем более что и сама чувствовала себя как-то неуютно. Потом он, видимо, как-то приспособился к работе с «чужим человеком», да и я инстинктивно отключилась от работы. Зато на второй месяц после родов шеф позвонил и слезно умолял переводить ему на переговорах с каким-то новым партнером. Видите ли, это настолько «важно и секретно», что новую ассистентку он брать не хочет. Прислал за мной машину. Пришлось между кормлениями малыша срочно ехать и полтора часа обсуждать поставки с какими-то незнакомыми арабами. За время «декрета» подобные просьбы повторялись еще несколько раз.
Только вернувшись на работу, поняла, как я здесь нужна. И не только шефу. Видимо, сама того не замечая, большинство вопросов и проблем, поставленных сотрудниками и партнерами, я до босса просто не доводила, решая самостоятельно. Соответственно, новая девочка, так не могла (просто в силу того, что не проработала здесь долго, как я). Босс застонал от писем, посетителей в приемной… Кстати, как сказала его жена (тогда уже третья), он с горя решил подтянуть свой английский, чтобы не привлекать для переводов посторонних… Соответственно, моему возвращению были искренне рады. Финансовый директор обронил фразу: «Мама вернулась…» Новую же девочку тогда тоже оставили – перевели в отдел логистики.
Мои перспективы
Да, я персональный секретарь, как и 15 лет назад. Но и мой шеф, ведь тоже, формально никакой карьеры не сделал – как был президентом одной и той же фирмы, так им и остался. Выше-то расти некуда. Зато он вырос своим бизнесом. Одно дело быть первым лицом мелкой лавочки и зарабатывать как менеджер среднего звена, другое – стать владельцем серьезного предприятия, заметного игрока на своих рынках. И дело не только в статусе. По мере подъема организации растет и профессиональная квалификация ее владельца как управленца. Плюс, расширяется кругозор, познается что-то ранее недоступное. Соответственно, предъявляются и иные требования к ассистенту.
За эти годы я не только довела до совершенства английский, но и (пока мозги были еще свежие) выучила немецкий и немного итальянский. (Спасибо боссу, оплачивал языковые курсы и даже частных репетиторов.) Сейчас, не будучи профессионалом, имею неплохое преставление в самых разных вопросах бизнеса как, то: составление контрактов, регистрации юр. лиц, открытии банковских счетов (в том числе в офшорах), расчет финансовой эффективности проектов и многих других. Это, уже не говоря о прямых секретарских обязанностях. Сопровождая босса, я объездила полмира. Имела возможность познакомиться с бизнес-этикетом в разных странах. И, что весьма важно, как оказалось, на своем посту приобрела неплохие менеджерские навыки: быстро принять решение, всех вокруг «построить», четко поставить задачу и проконтролировать исполнение. Думаю, я сейчас вполне бы справилась с обязанностями административного директора средней компании. Тем более, что и платят мне теперь больше, чем иным «топ-менеджерам». Вот только, никуда я уже, пожалуй, от своего шефа не денусь. В связи с этим мне вспоминаются фильмы, в которых у престарелого американского миллиардера в приемной сидит так же пожилая секретарь, проработавшая с ним не один десяток лет, которую уважают и побаиваются члены совета директоров. Видимо, это про меня.
Отблагодарить автора канала твердой монетой можно здесь: