Электронная почта – это пожалуй единственный эффективный способ общения с вашим китайским поставщиком.
Что я имею в виду?
Общение по электронной почте – это пожалуй самый эффективный способ общения между вами и китайским поставщиком, в котором у вас обоих есть шанс лучше узнать друг друга.
Электронная почта – это единственный способ сделать фундаментальные выводы о том, находится перед вами и на основании их принимать важные решения в вашем импортном бизнесе с Китаем.
Многие импортёры спросят, а как же общение по WhatsApp , Skype или Wechat, в котором китайцы сегодня практически живут.
Да Wechat – это очень важный инструмент не только для общения, но и построения дружественных и доверительных отношений, но только с помощью общения по электронной почте вы сможете оценить профессионализм вашего китайского партнёра, а они смогут понять находится перед ними профессиональный импортёр или же это просто новичок выделывается в Вичате.
Ведь именно по почте, вы пересылаете договора и спецификации, отправляете техническое задание, контролируете процесс производства и/или закупки, получаете КП (Quotations ) и счёта на оплату (Proforma Invocie ).
И именно ваше умение общаться по электронной почте с китайскими поставщиками, может сделать вашу сделку успешной или провалить её.
У меня есть железобетонное правило, вся официальная переписка и пересылка документов идёт по электронной почте, а Wechat – это незаменимое средство коммуникации, которое является очень мощным дополнением к переписке по электронной почте.
По роду своей деятельности, мне не один раз приходилось видеть, какие письма импортёры отправляли свои китайским поставщикам.
Очень часто сами покупатели своими письмами создавали сами себе проблемы.
Не понимаю почему, но многие импортёры и даже менеджеры ВЭД крупных компаний не уделяют должного внимания качеству своей деловой переписке с иностранными поставщиками.
За свои 20 лет работы с иностранными поставщиками, из них уже почти 16 лет работы с китайскими поставщиками, я наверное написал уже точно 7-8 тыс. писем и возможно даже перевалили за десятку.
И когда сегодня, к примеру мои итальянские партнёры показывают мои письма и стиль общения своим собственникам как образец на который надо равняться мне это очень льстит.
Но я то знаю сколько лет я на это потратил и теперь я могу с уверенностью на 200-300% сказать, что навык общения с иностранными партнёрами по электронной почте при реализации сложных закупочных или производственных проектах, особенно в Китае – это инвестиция, это ноу хау, это большое конкурентное преимущество перед моими коллегами по цеху.
Любая инвестиция может быть плохой или хорошей.
Лучше, чтобы ваша инвестиция была успешной, ведь от этого во многом зависит успех вашего импортного бизнеса с Китаем.
Я больше чем уверен, что ни один импортёр не захочет иметь дело с катастрофической ситуацией во время выполнения своего закупочного или производственного проекта.
Но почему-то многие импортёры считают, что поставщики должны понимать всё, что они им пишут, что китайские поставщики просто не хотят понимать, что им хотят сказать импортёры или что китайские поставщики не хотят прилагать должных усилий, чтобы разобраться в том, что импортёры им пытаются донести, через свои электронные письма.
Правило «Покупатель всегда прав здесь не работает»
Если вы не в состоянии объяснить что вы хотите от поставщика в самом начале общения, тогда спросите себя, как вы собираетесь управлять своим импортным проектом, особенно, когда столкнетесь с трудностями в ходе его реализации?
Всегда помните о том, что большинство фабрик с которыми вы встречаетесь существовали задолго до того, как вы решили заняться импортным бизнесом с Китаем, и честно говоря по большей степени им абсолютно всё равно правильно они вас поняли или нет.
Это ваша прямая обязанность быть уверенным в том, что они вас поняли именно так, как надо на самом деле, а не так, как вы смогли им объяснить, что вам надо.
Очень часто импортёры удивляются и задают простой вопрос: «А какого хрена этот поставщик мне не позвонил, не написал сообщение и не уточнил, а толи самое я имел в виду?»
А вы попробуйте поставить себя на их место, когда к примеру вы китаец и особо хорошо не понимаете иностранный язык, и вам приходит письмо, от незнакомого русского брата, который скорее всего тоже не особо хорошо знает английский язык. Вы смотрите на часы, а у вас уже скоро конец рабочего дня и вы устали…. И как вот совсем не появляется мотивация взять позвонить или написать и спросить « А что именно ты имел в виду?...» J .
Уже наверное устали читать такое длинное недоброе вступление, тогда вот вам краткий список советов:
КАК ОБЩАТЬСЯ С КИТАЙСКИМИ ПОСТАВЩИКАМИ ПО ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЕ И ПОЛУЧАТЬ РЕЗУЛЬТАТ.
ЯСНОСТЬ
Сделайте своё электронное письмо максимально прозрачным. Всего лишь необходимо потратить немного времени на работу со своей электронной почтой.
Не обязательно писать длинное письмо.
Правило «чем длиннее, тем лучше» возможно пригодится вам, когда вы будете писать любовное письмо J , но не при первом знакомстве с вашими китайскими поставщиками.
Пишите простыми и понятными словами и короткими предложениями.
После того, как написали, проверьте и убедитесь, что ваше письмо правильно поймут.
Спросите себя «Если бы я был моим поставщиком, понял бы я то, что я говорю или пишу себе?»
Не надо заставлять китайцев решать ребусы.
Оно этим точно заниматься не будут, учитывая насколько Китай контекстная страна, вашим поставщикам хватает и местных ребусов в повседневной жизни.
ЕСТЬ ХОРОШЕЕ АНТИПРАВИЛО «ЕСЛИ ВЫ ПРЕДОСТАВИТЕ КИТАЙСКОМУ ПОСТАВЩИКУ ПРАВО ВЫБОРА – ОН ОБЯЗАТЕЛЬНО ВЫБЕРЕТ НЕ ТО, ЧТО НУЖНО ВАМ» J .
ЧТО ДАЛЬШЕ?
Сделайте так, чтобы ваши электронные письма содержали «призыв к действию».
Пусть ваш китайский поставщик точно поймёт, что теперь мяч на его стороне и ему надо сделать ответный удар.
Пусть он чётко поймёт, что теперь вы ждёте от него чего-то особенного.
Сообщите поставщику о своих намерениях.
Не превращайте свои письма в поток мыслей импортёра.
Я люблю писать длинные письма, но я пишу их либо своим очень давним и близким партнёрам или тогда, когда налажено чёткое взаимопонимание между мной и поставщиком, и в этом есть действительно необходимость.
ИЗБЕГАЙТЕ СЛЕНГА
Это само собой разумеется.
Вы же не пишите официальное письмо председателю Си.
Просто вы должны быть немного формальнее и профессиональнее, чем в обычной жизни.
БУДЬТЕ ВЕЖЛИВЫМИ И ИЗБЕГАЙТЕ НЕГАТИВНЫХ ЭМОЦИЙ
Избегайте порицаний и обвинений.
Если ваш заказ находится в процессе его исполнения, то негативное поведение просто убьёт в вашем поставщике всю мотивацию, и он перестанет осуществлять контроль за вашим заказом.
Даже когда, извиняюсь за выражение, китайцы вам сделают говно, старайтесь, чтобы вы контролировали свои эмоции, а не эмоции контролировали вас.
На прошлой неделе у меня был неприятный случай, первый за 16 лет большой прокол, когда в итоге, после месяца контроля над заказом, я получил партию в 2 контейнера абсолютно некондиционного товара.
Благо это всё было выявлено во время предотгрузочной инспекции на фабрике. Я достаточно спокойный человек, но здесь я начал повышать голос на своего китайского поставщика, разговаривая с ним по телефону. На что я услышал «Andrei do not be so noisy , be kind ” – «Андрей не шуми, будь добр».
Эта фраза сработала, как ушат ледяной воды, вылитый мне на голову.
Я сразу вспомнил, что я в Китае и мне стоит успокоиться и взять свои эмоции и гнев под полный контроль, и не смотря ни на что быть вежливым.
ВАШЕ ЭЛЕКТРОННОЕ ПИСЬМО ДОЛЖНО БЫТЬ, КАК ЧЕК-ЛИСТ
Лучше всего, если вы построите своё письмо в формате чек-листа, где будет несколько кратких и понятных задач и призывов к действию, чем огромное количество размытых абзацев, из которых вашему поставщику придётся выуживать всю соль вашего письма.
Письмо должно быть ясным, простым и понятным.
ИСПОЛЬЗУЙТЕ ИМЯ ВАШЕГО ПОСТАВЩИКА
У каждого человека есть имя, используйте его.
Это самое простое и в тоже время, самое мощное оружие при общении с людьми, и китайские поставщики не исключение.
Мы настолько привыкли к ежедневному общению в мессенджерах без имён, что стали просто забывать про обыкновенный этикет при общении, и переносим эту болезнь в переписку по электронной почте.
При отправке электронных писем в Китай, используйте имя вашего поставщика.
Добавьте в общении с вашим поставщиком немного персонализации.
Уверен, что эти советы помогут вам при написании электронных писем вашим китайским поставщикам, на которые они захотят отвечать.
А если вы хотите узнать, как лучше представить себя китайским поставщикам, то советую вам мою следующую статью - «5 СПОСОБОВ ПРЕДСТАВИТЬ СЕБЯ, ЧТОБЫ УСТАНОВИТЬ ОТНОШЕНИЯ С НОВЫМИ КИТАЙСКИМИ ПОСТАВЩИКАМИ».
Китай в помощь!
Друзья спасибо, что дочитали эту статью до конца!
Моя миссия помочь как можно большему количеству предпринимателям-импортёрам, построить профессиональный, системный и прибыльный импортный бизнес с Китаем, и при этом, чтобы вы любили своё дело и приносили пользу рынку.
Подписывайтесь на мой канал ДАО ИМПОРТЁРА | БИЗНЕС С КИТАЕМ и на мой Instagram . Получайте каждый день практические советы, профессиональные инсайты, лайфхаки и просто интересные истории из жизни импортёров.
Об авторе:
Чем я могу быть вам полезен?
● Консалтинг, обучение и наставничество в сфере импортного бизнеса с Китаем;
● Оказание услуг в сфере импортного бизнеса с Китаем:
• Поиск, оценка, проверка и выбор лучших поставщиков;
• Коммуникации и переговоры с поставщиками;
• Коммерческое взаимодействие с китайскими поставщиками;
• Закупки и размещение производственных заказов в Китае;
• Контроль качества в Китае;
• Составление контрактов с китайскими поставщиками;
• Юридическое сопровождение и решение споров
• Ввоз образцов;
• Сертификация товаров;
• Логистика из Китая;
• Таможенное оформление импорта;
• Управление вашим импортным проектом под ключ.