Как преподаватель английского со стажем… Вы можете себе представить, сколько электронных писем я отправляю каждую неделю, нет, даже каждый день? Я пишу письма своим коллегам, партнерам, своим ученикам. Иногда я просто завален электронными письмами и должен сам написать не меньшее количество. Поэтому я прекрасно понимаю, насколько важно написать письмо грамотно и насколько важно владеть правильной стратегией ведения переписки.
Сегодня я хочу поделиться советами, которые помогут вам писать имейлы так, чтобы они точно были прочитаны. Эти советы одинаково хорошо применимы при обращении к контактам высокого уровня и при общении с просто чрезмерно занятыми коллегами.
Все начинается с темы (subject line)
Без всяких сомнений, не стоит судить о книге по обложке, но очень многие решают, читать ли то или иное электронное письмо, основываясь лишь на его теме. Хорошая тема электронного письма должна во многом напоминать хороший заголовок в газете. Она должна быть краткой, содержать концепцию самого письма и, прежде всего, вызывать интерес читателя. Как и в бурлеске, хорошая сюжетная линия мало что раскрывает, но не раскрывает слишком многого.
Пропустите все формальности
Важно помнить, что электронное письмо — это не то же самое, что и официальное письмо или документ. Это гораздо более непринужденная среда — большинство читателей ожидают, что вы сразу перейдете к сути, без множества преамбул или вступлений. Это должно быть отражено даже в приветствии, которое открывает сообщение. Когда я пишу электронное письмо, я никогда не начинаю со слов "Уважаемый. . ." Вместо этого я использую более коллегиальное приветствие "Привет...", "Добрый день…", "Здравствуйте…" Это задает нужный тон, который ясно говорит, что я собираюсь поделиться информацией прямо, коротко и ясно.
То же самое касается электронных писем, которые я пишу на английском. Маловероятно, что я начну его с "Dear…". Будет достаточно и обычного "Hello…" или "Hi…".
Краткость — сестра таланта
Вероятно, самый ценный урок по написанию электронных писем, который я усвоил за эти годы, — это делать письма максимально короткими. В профессиональном мире все мы завалены требованиями к нашему вниманию. От занятого профессионала требуется многое, а тут еще и нужно прочесть длиннющее электронное письмо на десяток абзацев.
Вместо написания утомляющих лонгридов я обычно стараюсь следовать (по духу, если не всегда по количеству букв) правилу трех предложений. Оно предполагает рассматривать электронные письма, по сути, как текстовые сообщения, и ограничиваться примерно тремя предложениями.
Пропустите всю "светскую беседу"
Чтобы ваше электронное письмо было короче, избегайте светских разговоров, которые здесь излишни. Не включайте лишнюю информацию, если она не имеет прямого отношения к сообщению и теме вашего электронного письма.
Электронные письма созданы, чтобы побуждать людей их открывать, читать, переходить по ссылкам и (надеюсь) побуждать их к каким-либо действиям.
Написание многословного электронного письма не сможет побудить ваших коллег или других еще более важных получателей их читать. Более того, в будущем они не будут их и открывать.
Убедитесь, что вы выделили самые важные моменты
Если все же не удается сделать ваше электронное письмо кратким, вы сможете выделить самые важные моменты, чтобы ваш получатель не "заблудился" в вашем информационном потоке.
Вы можете использовать форматирование электронной почты HTML, чтобы добавить заголовки, структурировать контент и выделить важные данные и призывы к действию во всем письме.
Также попробуйте добавить пробелы между логическими блоками или CTA. Это поможет читателям подсознательно определять наиболее важный контент и легче его запоминать.
Не забудьте про простой и прямой призыв к действию
Концепция призыва к действию — это привычное дело для людей, которые работают в продажах и маркетинге. Это сообщение "позвоните нам", "зарегистрируйтесь прямо сейчас", "узнайте больше", которые появляются в конце письма или объявления и призывают вызвать немедленный ответ или реакцию.
Если я могу и если это уместно, мне нравится включать эту концепцию в свои электронные письма. Например, я часто заканчиваю простым вопросом: "Сможем ли мы созвониться на следующей неделе?" в надежде получить ответ и какое-то взаимодействие со стороны получателя.
Не бойтесь напомнить о себе
Мы все это делаем. Мы заходим в электронную почту, открываем письмо, просматриваем его содержимое, затем нас что-то отвлекает, и мы забываем ответить. Поэтому, когда вы не получаете ответа от коллеги или партнера, не думайте, что они не заинтересованы в вашем сообщении.
Если я не получаю ответа, я обычно отправляю еще одно электронное письмо через некоторые время (например, через неделю) с очень коротким сообщением-напоминанием. На английском языке можно написать следующее: "I just wanted to follow up to see what you thought about [subject] . Thanks." И вы не поверите, насколько часто получатель отвечает мне, извиняясь за задержку. Вам тоже следует попробовать!
Написание эффективных электронных писем нельзя сравнить с ядерной физикой и ракетостроением, но вы сможете извлечь выгоду, если будете придерживаться стратегии.
Прежде всего, поставьте себя на место получателя. Вы тоже занятой профессионал, и у вас много дел. Какие электронные письма вы на самом деле читаете и с какими из них взаимодействуете? Используйте их как образцы для написания собственных имейлов. Желаю вам удачи!