Кто не знает, что такое чек-лист, тот никогда не сталкивался с многозадачностью или даже мультизадачностью на работе!😜
Ну, а если , даже сталкивался и до сих пор не применяет это, то скорее читай, бери ручку, блокнот и записывай!!! Твоя жизнь больше не будет прежней! 😁
В любой работе, есть свой алгоритм действий, схема и порядок.
Темп жизни увеличивается, на место людей уже устанавливают роботов или программы, к каждому прибору есть своя инструкция, к каждой программе есть тома по руководству (где порой ничего не понятно).
Для того чтобы создать свой чек-лист, вы должны выделить проблемную зону работы, которая отнимает у вас много энергии и сама по себе очень трудозатратная.
Например: вы сотрудник,который в офисе, работает в режиме мультизадачности, вас постоянно отвлекают коллеги,"валится"куча поручений от руководства в течении дня,а основная работа встала мёртвым грузом. Когда вы наконец то , сели за свою работу, которую начинали в течение для раз 100, вы понимает, что не помните 1.Что сделали? 2. Где это сохранили на компьютере и сохранили вообще 3.Где же в куче бумаг затерялись копии и тем более оригиналы! 4. Панически пытаетесь, разложить все по порядку и собрать мысли в кучу.
И вот вы собрали вроде все, разложили... Коллеги уходят домой, а вас ждет еще куча работы, потому что завтра вам сдавать или отчёт или вы подведёте свою коллегу, который будет ждать от вас выполнение этой работы.Печально, очень печально...
Или вы работаете в программе, которая вроде не обязывает соблюдения какого то порядка (например:программы установленные сотрудникам, где им приходят однотипные задачи, как -проверка пакета документов, проверка контрагента, подготовка отчёта или статистики и т. П.)
Про оперативных сотрудников на промышленном производстве, службах я вообще молчу, такие инструкции и чек листы обязаны подготовить ответственные лица!
Итак, я думаю суть ясна.Применение такого способа, допустимо везде и не обязательно в работе, но и дома, в поездке, экстремальных ситуациях.
Что вам необходимо сделать для создания своего личного чек-листа, который будет вам индивидуальным помощником и "другом", во время работы.
1. Выделите для себя самую проблемную работу. Вам нужно выписать на бумагу все действия которые вы совершаете , подпункты и п.п. пункты. Пусть изначально это будет хаотичный поток мыслей. Проработайте свою работу мысленно, как вы ее видите в улучшенном виде и понимании для себя. Если вам,что то до сих пор не ясно и необходимо уточнить информацию, сразу уточняйте у коллег, пользуйтесь интернетом и дополнительной литературой и т.п.
Сразу выпишите все необходимые контакты именно в этой работе, электронные почты, адреса, формулы, значения, всю информацию которая поверхностно затрагивает данное дело, не углубляйтесь слишком далеко, во избежании перегруза.
2. Когда у вас будет выписано все, теперь вам необходимо сократить предложения пунктов,т.е. сократить их понимание.
Например вы записали "мне нужно, открыть в программе ссылки для скачивания документов в производственный отдел" меняете это на " открыть ссылки для скачивания документов" ниже можете для начала вписать название этих ссылок.
Если есть необходимость (для всех индивидуально) вписывайте какую то доп. Информацию ниже, как примечание (например номера телефонов, по которым вы постоянно звоните, чтобы не путаться)
3.Если к пункту, есть какие то подпункты, которые так же необходимо выполнить, пишите их под пунктом, как можно короче и понятней, соблюдая их чёткую последовательность.
4. Теперь вам нужно все свои выписки , структурировать. Советую вам для начала возле каждого пункта ставить цифру по очередности выполнения, во время проставления скорей всего вы будете менять очередность все более детально обдумывая.
Этот процесс самый важный, вписывайте новое, вычеркивайте лишнее, переставляйте местами.
5. Когда у вас все сложилось, приступаете к созданию чистовика.Делайте это в формате таблицы оставляя поля для тех примечаний которые делали.
Совет: делайте это в том формате, который при необходимости можно распечатать, закрепить в видном месте или вклеить в блокнот.
Если чек-лист получился слишком объёмным и подробным, ничего страшного, главное чтобы вам было УДОБНО с ним работать.
Лично я веду свою систему планирования и организации работы (о которой расскажу в следующей статье➡️)и такая информация у меня или вложена или написана печатными буквами в одном из разделов моего ежедневника. Когда я приступаю к определенной работе, я открываю чек-лист, настраиваюсь на работу, отключаюсь от других задач и действую начиная по пунктам и так далее, по каждому делу.
В конце остается лишь перепроверить и сделать отметку в списке дел о выполнении.
Совет №1: Используйте разные цвета в заполнении. Пункты и подпункты к ним, указывайте разными цветами.
Совет №2: Сделайте к своему чек листу список ,например :пакета документов или материалов, пусть это будет как приложение к чек-листу
Совет №3: Не используйте такой чек лист в электронном виде, как бы вы не любили бумагу,ежедневники.
Совет №4: В ходе работы, вы будите понимать,что что то нужно дополнить или что то исключить, СРАЗУ вносите корректировки.
Если изменилась дополнительная информация или дополнилась чем то , внесите ее в примечания.
Совет №5: Ведите чек-лист "чисто", если что то много раз менялось, и ваша информация уже " потаскана жизнью", выделите время и приведите ее в должный вид.Вы же это делаете ДЛЯ СЕБЯ.
Совет №6: Есть многие сотрудники, которые будут интересоваться вашим чек-листом, поделитесь своими знаниями.Когда вы одинаково мыслите, работать в коллективе будет вразы легче.
Совет №7 Если вас отвлекли на каком то из пунктов выполнения, не делайте отметку в самом чек листе, запишите это себе в заметки на телефоне или там где вам удобно. Только там где вы легко это найдете.
Возможно, у каждого есть свои мысли и идеи , как можно улучшить качество такого чек-листа, делитесь в комментариях.
Эта информация, составлена для общего понимания,все действия , вы можете выполнять опираясь на специфику своей работы, но таким принципом составления я пользуюсь уже давно.
Желаю всем удачи! Экспериментируйте! 👌